مدیریت مجوز نرم افزار FreshService توضیح داده شده است

مدیریت مجوزهای نرم افزاری یکی از بخش های نادیده گرفته اما مهم مدیریت دارایی IT است. بدون ردیابی مناسب ، سازمانها خطر عدم رعایت ، هزینه های هدر رفته و پیچیدگی غیر ضروری را در طول چرخه عمر نرم افزار دارند. مدیریت مجوز نرم افزار FreshService به تیم های IT کمک می کند تا با متمرکز کردن داده های مجوز ، خودکار سازی کشف و ساده سازی انطباق ، کنترل خود را کنترل کنند.

در محیط های امروز ، مدیریت مجوز نرم افزار فقط در مورد داشتن لیستی از آنچه خریداری کرده اید نیست. این در مورد است دانستن اینکه چه چیزی نصب شده است ، چه کسی از آن استفاده می کند ، وقتی منقضی می شود ، و چقدر واقعاً برای شما هزینه داردبشر اشتباه کردن آن می تواند به معنای بودجه هدر رفته ، جریمه های عدم رعایت و سردردهای عملیاتی باشد.

در این راهنما ، شما دریافت خواهید کرد مدیریت مجوز نرم افزار FreshService توضیح داده شده است از نظر ساده ما نحوه عملکرد آن ، چه مشکلی را حل می کند و چرا می تواند بخش ارزشمندی از استراتژی ITAM شما باشد ، تجزیه خواهیم کرد.

مشکل مدیریت مجوز نرم افزار

برای بسیاری از تیم های فناوری اطلاعات ، مدیریت مجوز نرم افزار هنوز احساس می کند در تاریکی تلاش می کند. از شما انتظار می رود که ده ها (یا صدها) مجوز را در بین دستگاه ها ، کاربران ، بخش ها و مدل های اشتراک ردیابی کنید ، همه در حالی که در بودجه و حفظ انطباق هستند. جای تعجب نیست که همه چیز از شکاف ها عبور می کند.

در اینجا برخی از رایج ترین چالش هایی که متخصصان آن با آن روبرو هستند آورده شده است:

• صفحات گسترده در همه جا: ردیابی دستی در اکسل ممکن است مدتی کار کند ، اما به سرعت منسوخ ، نادرست و نگهداری می شود.
• خرید بیش از حد “فقط در مورد”: بدون دید در استفاده واقعی ، تیم ها اغلب برای جلوگیری از کوتاه شدن مجوزهای بیشتری از آنچه لازم دارند خریداری می کنند.
• اضطراب حسابرسی: در صورت پراکندگی یا ناقص مستندات ، ممیزی های فروشنده غافلگیرکننده می توانند منجر به وحشت شوند.
• سایه آن: نرم افزار نصب شده بدون دانش آن خطرات را برای امنیت و انطباق مجوز ایجاد می کند.
• کمبود داده های زمان واقعی: تصمیمات سخت تر است وقتی که نمی توانید وضعیت فعلی استفاده از نرم افزار یا وضعیت مجوز را با یک نگاه مشاهده کنید.

این مشکلات فقط وقت خود را هدر نمی دهد. آنها هزینه ای دارند ، خطرات مربوط به انطباق را افزایش می دهند و تجارت را کند می کنند. تیم های IT برای مدیریت مجوزهایی که آنها را کنترل می کند بدون تلاش مداوم دستی ، به یک روش دقیق تر نیاز دارند.

بنابراین ، مدیریت مجوز نرم افزار FreshService چیست؟

خدمت تازه یک بستر مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) است که به مشاغل کمک می کند تا عملیات فناوری اطلاعات خود را ساده تر کنند. این مجموعه مجموعه ای از ابزارها را برای مدیریت حادثه ، مدیریت تغییر ، مدیریت دارایی و موارد دیگر فراهم می کند. برای تیم های فناوری اطلاعات ، FreshService به عنوان یک قطب متمرکز برای ردیابی و مدیریت دارایی های سخت افزاری و نرم افزاری فعالیت می کند.

ما در مورد آن بیشتر صحبت خواهیم کرد مدیریت دارایی نرم افزاری (SAM).

مدیریت مجوز نرم افزار FreshService یک ویژگی قدرتمند در سیستم عامل FreshService است که برای کمک به تیم های IT به طور مؤثر مجوزهای نرم افزاری خود را ردیابی ، مدیریت و بهینه سازی می کند. فراتر از نگه داشتن لیستی از نرم افزار شما است. این سیستم جامع را فراهم می کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان شما همیشه مطابقت دارد ، از خرید خودداری می کند و تصمیمات بهتری در مورد استفاده از نرم افزار می گیرد.

در اینجا نحوه عملکرد آن آورده شده است:

• مخزن نرم افزاری متمرکز: FreshService یک پایگاه داده متمرکز ایجاد می کند که در آن تمام مجوزهای نرم افزاری شما ذخیره می شود و می توان دقیقاً آنچه را که دارید و چه کسی از آن استفاده می کنید آسان کنید.
• کشف خودکار نرم افزار: این پلتفرم به طور خودکار تمام نرم افزارهای نصب شده را در سازمان شما کشف می کند ، خواه کاربران خودشان را نصب کرده اند یا بخشی از استقرار مدیریت شده است. این کار حدس و گمان را در ردیابی نرم افزار حذف می کند.
• واگذاری مجوز و ردیابی استفاده: با استفاده از FreshService ، می توانید پیگیری کنید که کاربران یا دستگاه ها به مجوزهای نرم افزاری خاص اختصاص داده شده اند. این ردیابی در زمان واقعی به شما امکان می دهد اطمینان حاصل کنید که از مجوزهای شما به طور مناسب استفاده می شود و از استفاده بیش از حد یا استفاده بیش از حد جلوگیری می کند.
• نظارت: FreshService به شما کمک می کند تا با مقایسه استفاده از نرم افزار خود با مجوزهای موجود ، سازگار باشید. این اختلافات را پرچم گذاری می کند ، بنابراین شما همیشه برای ممیزی آماده هستید و هرگز از آن محافظت نمی کنید.
• هشدارهای تجدید و انقضا: هنگامی که مجوزهای نرم افزار نزدیک به تاریخ انقضا یا تجدید آنها هستند ، اعلان های خودکار را دریافت خواهید کرد ، بنابراین هرگز مهلت خود را از دست نمی دهید.

به طور خلاصه ، مدیریت مجوز نرم افزار FreshService به شما کمک می کند تا ردیابی نرم افزار را ساده تر کنید ، از انطباق اطمینان حاصل کنید ، از خطاهای مجوز گران قیمت جلوگیری کنید و بودجه نرم افزار خود را بهینه کنید. این یک ابزار اساسی برای تیم های فناوری اطلاعات است که به دنبال این هستند که دردسر را از مدیریت مجوز نرم افزار خارج کنند.

مدیریت مجوز نرم افزار FreshService: ویژگی های اصلی

این پلتفرم به منظور ساده سازی پیچیدگی های ردیابی ، مدیریت و بهینه سازی مجوزهای نرم افزار ، اطمینان از انطباق و کاهش هزینه های غیر ضروری طراحی شده است. در اینجا یک شیرجه عمیق تر به ویژگی های اصلی آن آورده شده است:

1. ردیابی نصب نرم افزار در مقابل مجوزهای خریداری شده

یکی از کارکردهای اصلی مدیریت مجوز نرم افزار FreshService اطمینان حاصل می کند که سازمان شما از استفاده از نرم افزار دارای مجوز خود تجاوز نمی کند. این ویژگی توانایی:

• طبقه بندی نرم افزار به عنوان “مدیریت”: در داخل دارایی> نرم افزار بخش ، می توانید نرم افزار را به عنوان “مدیریت” برای ردیابی بهتر تعیین کنید.
• تاسیسات را در برابر مجوزهای خریداری شده مقایسه کنید: FreshService تعداد نسخه های نصب شده در سازمان شما را با تعداد مجوزهایی که در واقع خریداری کرده اید مقایسه می کند. این مقایسه به شناسایی بیش از حد یا زیر استفاده کمک می کند ، و از رعایت شرایط صدور مجوز شما اطمینان می دهد.

به عنوان مثال ، اگر سازمان شما 50 مجوز برای یک ابزار نرم افزاری خریداری کرده است اما دارای 60 نصب است ، Freshservice Flags این اختلاف را دارد. این به تیم های فناوری اطلاعات اجازه می دهد تا مجوزهای بیشتری را خریداری کنند یا مجوزهای موجود را مجدداً انتخاب کنند تا سازگار باشند.

2. مدیریت قراردادهای مجوز

پیگیری قراردادهای نرم افزاری پیچیده برای حفظ سوابق دقیق و انطباق بسیار مهم است. FreshService این کار را با اجازه دادن به شما ساده می کند:

• قراردادهای مجوز را ایجاد و مدیریت کنید: در داخل مجوزها برگه ، می توانید قراردادهای جدیدی ایجاد کرده و جزئیات اساسی مانند نوع مجوز ، کمیت ، تاریخ شروع و پایان و سایر اطلاعات قراردادی را مشخص کنید.
• فعال سازی و انطباق قرارداد را پیگیری کنید: پس از فعال شدن قرارداد ، نرم افزار تعداد مجوزها را ردیابی می کند و اطلاعات مربوط به انطباق را در زمان واقعی به روز می کند ، و اطمینان می دهد که همیشه در صدر توافق نامه های صدور مجوز خود هستید.

این ویژگی به ویژه برای شرکت هایی که توافق نامه های مجوز پیچیده ای دارند مفید است و به آنها امکان می دهد چندین قرارداد را همزمان مدیریت کنند و انطباق خود را به محض انجام دهند.

3. اختصاص مجوزها به کاربران

FreshService به شما امکان می دهد مجوزها را به کاربران خاص اختصاص دهید ، از پاسخگویی و ردیابی استفاده از فردی اطمینان حاصل کنید. این ویژگی به:

• تعیین مجوز خاص کاربر: حرکت به کاربران برگه در صفحه جزئیات نرم افزار برای اختصاص مجوزها به افراد. این تضمین می کند که هر کاربر دسترسی به نرم افزار مناسب را دارد.
• استفاده از مجوز پیگیری: با پیوند مجوزها به کاربران خاص ، FreshService مدیریت هر مدل مجوز کاربر و نظارت بر رعایت استفاده از استفاده را آسانتر می کند.

به عنوان مثال ، اگر شرکت شما از مجوزهای حجم برای مجموعه بهره وری استفاده می کند ، FreshService این مجوزها را به کارمندان خاص اختصاص می دهد و آنها را برای انطباق پیگیری می کند.

4. پشتیبانی از انواع مختلف مجوز

FreshService از طیف گسترده ای از انواع مجوز نرم افزار پشتیبانی می کند و نیازهای منحصر به فرد مدل های مختلف نرم افزاری را تأمین می کند. این سیستم عامل پشتیبانی می کند:

• مجوزهای حجم: برای مدت مشخصی تعداد مشخصی از نصب در سازمان را فراهم می کند.
• مجوزهای سازمانی: برای مدت زمان مجوز ، استفاده گسترده از شرکت را در تمام دستگاه ها فراهم می کند.
• مجوزهای آزمایشی: اجازه استفاده از آزمایش را بدون محدودیت نصب در طول مدت مجوز.
• مجوزهای منبع باز: از نرم افزار رایگان با تاسیسات نامحدود ، با شرایط اضافی احتمالی پشتیبانی می کند.
• مجوزهای رایگان: ردیابی نرم افزاری که برای استفاده در سازمان رایگان است ساده می شود.

این انعطاف پذیری تضمین می کند که FreshService می تواند همه چیز را از آزمایشات کوتاه مدت گرفته تا توافق نامه های بلند مدت شرکت کند ، و به تیم IT شما می دهد تا به همه نوع نرم افزار مراجعه کند.

5. اتوماسیون فرآیندهای مربوط به مجوز

FreshService با اتوماسیون بسیاری از کارهای مدیریت مجوز ، بهره وری عملیاتی را افزایش می دهد. ویژگی های اتوماسیون کلیدی عبارتند از:

• تکالیف مجوز خودکار: FreshService می تواند به طور خودکار مجوزهای نرم افزاری را بر اساس نقش ها یا فعالیت های کاربر اختصاص دهد و تلاش دستی مورد نیاز و به حداقل رساندن خطاها را کاهش دهد.
• کارمند ساده و تهیه شده: هنگامی که یک کارمند جدید به آن پیوست ، FreshService می تواند به طور خودکار مجوزهای نرم افزاری لازم را بر اساس نقش خود ، تضمین انطباق و راه اندازی سریع ارائه دهد.

این امر به ویژه برای سازمانهای بزرگ که در آن نیروی کار دائما در حال تغییر است ، مفید است و اطمینان حاصل می کند که دسترسی نرم افزار همیشه با توافق نامه های مجوز هماهنگ است.

6. مدیریت یکپارچه SaaS

FreshService آن را گسترش می دهد مدیریت مجوز نرم افزار قابلیت ها به برنامه های SaaS، به شما در مورد نرم افزار فرضیه و مبتنی بر ابر ، به شما امکان پذیر است. این شامل:

• کشف و مدیریت برنامه های SaaS: پیگیری چه کسی از کدام برنامه های SaaS استفاده می کند ، و نحوه استفاده از آنها را درک می کند.
• بهینه سازی هزینه های SaaS: با بینش در مورد استفاده از SaaS ، تیم های فناوری اطلاعات می توانند تصمیمات آگاهانه ای در مورد تمدید بگیرند و هزینه ها را در صورت لزوم تنظیم کنند و از هدر رفتن بودجه در اشتراک های بلااستفاده جلوگیری کنند.

FreshService با مدیریت هر دو نرم افزار Premise و Cloud در یک سیستم عامل ، نمای 360 درجه ای از دارایی های نرم افزاری شما را ارائه می دهد ، و اطمینان می دهد که می توانید انواع مجوز نرم افزار را بهینه کنید.

7. مدیریت متمرکز دارایی ها و مجوزهای نرم افزاری

سرانجام ، Freshservice به عنوان یک خدمت می کند سکو متمرکز برای مدیریت تمام دارایی ها و مجوزهای نرم افزاری خود ، ردیابی همه چیز در یک مکان را آسان تر می کند. مزایا شامل:

• مدیریت جامع دارایی: ادغام های FreshService و ابزارهای کشف خودکار یک دیدگاه واحد و یکپارچه از دارایی های سخت افزاری و نرم افزاری در سراسر سازمان شما ارائه می دهند.
• بودجه ریزی و برنامه ریزی: داشتن تمام داده های مجوز نرم افزار خود در یک مکان ، پیش بینی دقیق تر ، مدیریت بهتر بودجه و خریدهای نرم افزاری هوشمندانه آینده را امکان پذیر می کند.

برای شرکت هایی که دارای یک محیط فناوری اطلاعات پیچیده هستند ، این مدیریت متمرکز خطر خطاها را کاهش می دهد و تضمین می کند که تمام داده های مجوز نرم افزار برای حسابرسی یا بررسی های انطباق به راحتی قابل دسترسی هستند.

مزایا و مضرات مدیریت مجوز نرم افزار FreshService

FreshService مزایای مختلفی را برای مدیریت مجوز نرم افزار ارائه می دهد ، اما مانند هر ابزاری نیز دارای اشکالاتی است. بیایید نگاهی متعادل به هر دو طرف بیندازیم:

مزایا

• سهولت استفاده: FreshService دارای یک رابط کاربری کاربر پسند است که مدیریت مجوز را برای مبتدیان و تیم های IT با تجربه ساده می کند. طراحی بصری آن به این معنی است که برای شروع نیازی به آموزش گسترده ندارید.
• اتهام اتوماسیون: این پلتفرم وظایف زیادی را از تکالیف مجوز گرفته تا یادآوری های تجدید خودکار می کند. این باعث کاهش تلاش دستی می شود و به شما کمک می کند بدون مداخله مداوم در صدر کارها باشید.
• مدیریت متمرکز: می توانید تمام مجوزهای نرم افزاری را ردیابی و مدیریت کنید. چه در فرضیه و چه SaaS ؛ از یک سکوی واحد ، نیاز به ابزارهای متعدد و سازماندهی همه چیز را از بین می برد.
• انواع مجوز جامع: FreshService از طیف گسترده ای از انواع مجوز (حجم ، شرکت ، آزمایش ، رایگان و غیره) پشتیبانی می کند ، و انعطاف پذیری را برای مدیریت مدلهای مختلف نرم افزاری و اطمینان از سازگاری در تمام دارایی های خود ارائه می دهد.
• بهینه سازی هزینه: با ردیابی استفاده و ارائه بینش در مورد نرم افزار مورد استفاده ، FreshService به شما در بهینه سازی هزینه نرم افزار کمک می کند. شناسایی مناطقی که می توانید هزینه ها را کاهش دهید ، به خصوص با برنامه های SaaS ، آسان است.
• ردیابی انطباق قوی: FreshService به شما اطمینان می دهد که از شرایط صدور مجوز نرم افزار پیروی کنید. این امر به شما در مورد هرگونه مشکلات مربوط به انطباق احتمالی هشدار می دهد و از مجازات ها در حین ممیزی جلوگیری می کند.

معایب

• گزارش پیشرفته محدود: در حالی که FreshService ویژگی های گزارشگری را ارائه می دهد ، گزینه های گزارش دهی قابل تنظیم و قابل تنظیم تر می توانند برای سازمانهایی که نیازهای بسیار خاصی دارند مفید باشد.
• ادغام های پیچیده برای برخی از سیستم ها: اگرچه Freshservice با بسیاری از سیستم ها به خوبی ادغام می شود ، برخی از کاربران هنگام ادغام با محیط های پیچیده تر یا قدیمی تر ، چالش هایی را گزارش می کنند. این می تواند به تنظیم یا عیب یابی اضافی نیاز داشته باشد.
• منحنی یادگیری برای ویژگی های جدید: در حالی که این پلتفرم به طور کلی بصری است ، کاربران ممکن است هنگام اتخاذ ویژگی ها یا به روزرسانی های جدید ، منحنی یادگیری جزئی را تجربه کنند ، به ویژه اگر در سیستم های مدیریت دارایی جدید باشند.
• هزینه تیم های بزرگتر: برای سازمان های بزرگتر یا کسانی که محیط های پیچیده تر IT دارند ، ممکن است با استفاده از مقیاس ، خدمات تازه ای گران شود. بسته به نیاز شما ، ساختار قیمت گذاری ممکن است برای هر شرکتی ایده آل نباشد.

قیمت گذاری FreshService

FreshService چندین برنامه قیمت گذاری را بر اساس تعداد عوامل و ویژگی های مورد نیاز ارائه می دهد. این برنامه ها به طور معمول سالانه صورتحساب می شوند و گزینه هایی احتمالاً برای صورتحساب ماهانه با نرخ بالاتر در دسترس است.

برنامه های استاندارد

در اینجا ردیف های اصلی قیمت گذاری از ماه مه 2025 آورده شده است:

• شروع کننده: 19 دلار برای هر نماینده در ماه ، سالانه صورتحساب
• رشد: 49 دلار برای هر نماینده در هر ماه ، سالانه صورتحساب
• طرفدار: 99 دلار برای هر نماینده در هر ماه ، سالانه صورتحساب می شود
• شرکت: قیمت گذاری سفارشی ، نیاز به نقل قول برای نیازهای متناسب

گزینه های اضافی

• یک آزمایش رایگان 14 روزه با دسترسی نامحدود در دسترس است و امکان ارزیابی قبل از انجام یک برنامه پرداخت شده را فراهم می کند.
• تحقیقات حاکی از آن است که هیچ برنامه رایگان دائمی بر خلاف برخی توضیحات گمراه کننده ارائه نشده است.

پایان

مدیریت مجوز نرم افزار FreshService ردیابی ، انطباق و کنترل هزینه را برای تیم های فناوری اطلاعات ساده می کند. ویژگی های اصلی آن ، مانند اتوماسیون ، مدیریت متمرکز و بهینه سازی هزینه ، مدیریت مجوز را آسان تر و کارآمدتر می کند.

در حالی که مزایای بسیاری از جمله سهولت استفاده و ردیابی انطباق قوی را ارائه می دهد ، ممکن است برای هر سازمان ، به ویژه موارد بزرگتر با نیازهای پیچیده یا الزامات خاص ادغام ایده آل نباشد. با این حال ، برای اکثر مشاغل ، FreshService یک راه حل محکم برای ساده سازی مدیریت مجوز نرم افزار و اطمینان از انطباق ارائه می دهد.