Kardex یک ابزار اساسی در مدیریت موجودی و مدیریت کسب و کار است. منشأ آن به سیستم های حسابداری دستی برمی گردد، جایی که از کارت ها برای ثبت جابجایی محصولات در یک انبار استفاده می شد. امروزه کاردکس دیجیتالی شده است و به بخشی ضروری از سیستم های موجودی مدرن تبدیل شده است. اما کاردکس دقیقا چیست، برای چیست و چگونه استفاده می شود؟ در این مقاله به بررسی دقیق این سوالات خواهیم پرداخت.
کاردکس چیست؟
Kardex یک رکورد دقیق است که به شما امکان می دهد حرکت موجودی یک شرکت را پیگیری کنید. این رکورد شامل اطلاعاتی در مورد:
- ورودی ها: مقادیری از محصولاتی که وارد موجودی کالا می شوند، اعم از خرید، بازگشت یا تولید.
- خروجی ها: مقادیری از محصولات که از موجودی خارج می شوند، چه بر اساس فروش، مصرف داخلی یا زیان.
- تعادل: مقادیر باقی مانده از محصولات پس از هر حرکت.
به زبان ساده، کاردکس به عنوان یک دفترچه گزارش عمل می کند که نحوه و زمان حرکت هر محصول در یک سازمان را شرح می دهد.
کاردکس برای چه مواردی استفاده می شود؟
Kardex برای موارد زیر ضروری است:
- کنترل موجودی: به جلوگیری از کمبود یا زیاده روی در محصولات کمک می کند و تضمین می کند که همیشه موجودی کافی برای پاسخگویی به تقاضا وجود دارد.
- تصمیم گیری: داده های کلیدی را برای تعیین زمان ذخیره مجدد یک محصول یا نحوه بهینه سازی ذخیره سازی ارائه می دهد.
- انطباق مالی: در بسیاری از کشورها، Kardex یک الزام قانونی برای توجیه حرکت موجودی کالا در برابر مقامات مالیاتی است.
- کاهش هزینه: امکان شناسایی محصولات با گردش مالی کم، اجتناب از سرمایه گذاری های غیر ضروری را فراهم می کند.
- شفافیت: ممیزی های داخلی و خارجی را با داشتن سوابق مشخص و سازمان یافته تسهیل می کند.
کاردکس چگونه استفاده می شود؟
استفاده از Kardex ممکن است بسته به نوع کسب و کار و ابزارهای مورد استفاده متفاوت باشد، اما به طور کلی مراحل زیر را دنبال می کند:
1. ثبت محصول
قبل از شروع به استفاده از کاردکس، لازم است کلیه محصولاتی که جزء موجودی کالا هستند ثبت شوند. هر محصول باید دارای یک کد منحصر به فرد، یک توضیح واضح و در برخی موارد، یک دسته یا مکان در انبار باشد.
2. ورودی حرکت
هر بار که کالایی وارد موجودی یا خارج می شود، در کاردکس ثبت می شود. اطلاعاتی که معمولاً شامل می شود عبارتند از:
- تاریخ حرکت.
- شرح حرکت (خرید، فروش، بازگشت و غیره).
- تعداد واحدها
- قیمت واحد و ارزش کل
- تعادل پس از حرکت به روز شد.
3. محاسبه هزینه
Kardex همچنین امکان محاسبه بهای تمام شده محصولات را با استفاده از روش هایی مانند:
- FIFO (First In, First Out): بهای تمام شده اولین واحدهای وارد شده به موجودی تعیین می شود.
- LIFO (آخرین ورود، اولین خروج): هزینه آخرین واحدهای وارد شده اختصاص داده می شود.
- میانگین وزنی: میانگین وزنی هزینه بر اساس تمام ورودی ها محاسبه می شود.
4. بررسی دوره ای
بررسی دوره ای Kardex برای اطمینان از صحت اطلاعات و مطابقت با موجودی فیزیکی مهم است.
ابزارهایی برای مدیریت Kardex
امروزه ابزارهای دیجیتالی متعددی برای مدیریت کارآمد Kardex وجود دارد. برخی از سیستم‌ها، مانند نرم‌افزار Inventarios1A ما، این فرآیند را خودکار می‌کنند و به شما امکان می‌دهند حرکات را ثبت کنید، هزینه‌ها را محاسبه کنید و گزارش‌ها را تنها با چند کلیک مدیریت کنید. علاوه بر این، می توانید موجودی خود را در زمان واقعی از هر دستگاهی بررسی کنید، که تصمیم گیری را تسهیل می کند.
کاردکس بسیار بیشتر از یک رکورد ساده است. این یک ابزار استراتژیک برای هر کسب و کاری است که موجودی ها را مدیریت می کند. استفاده صحیح از آن می تواند بین مدیریت کارآمد و هرج و مرج عملیاتی تفاوت ایجاد کند. اگر هنوز از سیستم Kardex در شرکت خود استفاده نمی کنید، منتظر چه چیزی هستید؟ وقت آن است که فرآیندهای خود را بهینه کنید و مدیریت موجودی خود را به سطح بعدی ارتقا دهید.
