آیا تا به حال شده است که به طور تصادفی یک فایل را در شیرپوینت آنلاین حذف کرده و دچار وحشت شوید؟ نگران نباش، تو تنها نیستی! سطل بازیافت آنلاین شیرپوینت یک شبکه ایمنی فوق العاده است که به شما کمک می کند فایل ها و پوشه های حذف شده را بازیابی کنید. در مقاله قبلی با عنوان «دکمه وحشت: فایل شیرپوینت من ناپدید شد» (اما نگران نباشید، برای همیشه از بین نرفت)، توضیحی اساسی در مورد سطل بازیافت برای کاربران نهایی ارائه دادم. اما برای تسلط واقعی بر هنر بازیابی اطلاعات در شیرپوینت آنلاین، چیزهای بیشتری باید بدانید!
این مقاله با 9 واقعیت ضروری به دنیای سطل بازیافت آنلاین شیرپوینت می پردازد. چه کاربر نهایی، چه مالک سایت یا مدیر شیرپوینت باشید، این اطلاعات شما را به دانشی که برای مدیریت و بازیابی موثر داده های خود نیاز دارید مجهز می کند.
واقعیت 1 – دوره نگهداری
دوره پیش‌فرض نگهداری اقلام در سطل بازیافت آنلاین شیرپوینت 93 روز است. این دوره قابل تغییر نیست. پس از 93 روز، مورد حذف شده برای همیشه از سطل بازیافت پاک می شود و قابل بازیابی نیست.
واقعیت 2 – تعیین دوره نگهداری
دوره نگهداری به خود مورد حذف شد، نه مکان فعلی آن در سطل بازیافت:
- این بدان معنی است که چه یک آیتم در سطل بازیافت مرحله اول (سطل بازیافت در سطح سایت) یا سطل بازیافت مرحله دوم (سطل بازیافت در سطح مجموعه سایت) باشد، دوره نگهداری آن ثابت می ماند.
- پس از انقضای دوره نگهداری 93 روزه برای یک مورد، صرف نظر از اینکه در حال حاضر در کدام سطل بازیافت قرار دارد، برای همیشه حذف خواهد شد.
واقعیت 3 – بازیابی اشیاء والد
شیرپوینت آنلاین یک ساختار سلسله مراتبی دارد. آیتم های فهرست در فهرست ها قرار دارند، پیوست ها به آیتم های فهرست پیوند داده می شوند، پوشه ها به فهرست ها و کتابخانه ها تعلق دارند، اسناد در کتابخانه ها ذخیره می شوند و صفحات نیز در داخل کتابخانه ها قرار می گیرند.
مهمتر از همه، هنگام تلاش برای بازیابی هر مورد، ابتدا باید مطمئن شوید که شی والد آن وجود دارد.
- اگر شی والد (مثلاً فهرست یا کتابخانه) حذف شده باشد یا وجود نداشته باشد، خود مورد قابل بازیابی نیست.
- همیشه قبل از تلاش برای بازیابی آیتم های فرزند (اسناد، پوشه ها و غیره) شی والد (فهرست، کتابخانه یا پوشه) را بازیابی کنید.
با پیروی از این دستور، از یک روند بازیابی روان و موفق برای همه موارد حذف شده خود اطمینان حاصل می کنید.
واقعیت 4 – بازگردانی فایل ها به پوشه های موجود
در حالی که شما معمولاً نیاز به بازیابی اشیاء والد قبل از موارد فرزند دارید، یک استثنا مهم وجود دارد: پوشه ها.
- اگر بخواهید فایلی را بازیابی کنید که متعلق به پوشه ای است که دیگر وجود ندارد، SharePoint Online به طور خودکار پوشه گم شده را ایجاد می کند.
- سپس فایل با موفقیت در پوشه جدید ایجاد شده بازیابی می شود.
نکته مهم: این ایجاد پوشه خودکار فقط برای پوشه خاص فایل بازیابی شده متعلق به. هر فایل دیگری که ممکن است قبلاً در آن پوشه قرار داشته باشد، خواهد بود نه بازسازی شود.
این استثنا از قانون شی والد، راه مناسبی برای بازیابی فایل‌های فردی فراهم می‌کند، حتی اگر ساختار پوشه اصلی آنها به طور جزئی یا کامل حذف شده باشد.
واقعیت 5 – بازیابی نسخه های فایل
شیرپوینت آنلاین به شما امکان می دهد نسخه های قبلی فایل ها را بازیابی کنید. با این حال، برای بازیابی نسخه قدیمی یک فایل، ابتدا باید آخرین نسخه آن فایل را بازیابی کنید از سطل بازیافت:
- هنگامی که آخرین نسخه فایل به محل اصلی خود بازیابی شد، می توانید به تاریخچه نسخه فایل دسترسی داشته باشید.
- در تاریخچه نسخه، می توانید نسخه های مختلف فایل را مرور کنید و نسخه خاصی را که می خواهید بازیابی کنید انتخاب کنید.
با دنبال کردن این فرآیند دو مرحله‌ای، می‌توانید نسخه‌های قدیمی‌تر فایل‌های خود را به طور موثر بازیابی کنید و دسترسی به تکرارهای قبلی کار خود را حفظ کنید.
واقعیت 6 – بازیابی کل کتابخانه ها
سطل بازیافت آنلاین شیرپوینت نه تنها از بازیابی تک تک فایل ها و پوشه ها پشتیبانی می کند، بلکه حذف شده را نیز در بر می گیرد. فهرست ها و کتابخانه ها:
- هنگامی که یک لیست یا کتابخانه حذف شده را بازیابی می کنید، تمام موارد، اسناد و پوشه های موجود در آن لیست یا کتابخانه به طور خودکار در کنار آن بازیابی می شوند.
این ویژگی فرآیند بازیابی را برای کل مجموعه داده‌ها ساده می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه موارد مرتبط با هم بازیابی می‌شوند و روابط اصلی خود را در فهرست یا ساختار کتابخانه حفظ می‌کنند.
واقعیت 7 – تمدید دوره نگهداری
فراتر از دوره استاندارد 93 روزه نگهداری، مایکروسافت یک لایه حفاظتی اضافی ارائه می دهد:
- برای یک دوره 14 روزه پس از انقضای دوره نگهداری 93 روزه، مایکروسافت حفظ می کند نسخه پشتیبان از کل مجموعه سایت شما.
- اگر نیاز به دسترسی به مواردی دارید که بیش از پنجره 93 روزه حذف شده اند، می توانید درخواست کنید بازیابی مجموعه سایت از پشتیبانی مایکروسافت
نکته مهم: بازیابی مجموعه سایت، وضعیت فعلی مجموعه سایت شما را با نسخه پشتیبان‌گیری شده بازنویسی می‌کند. این بدان معناست که هر تغییری که پس از تاریخ درخواستی بازیابی در سایت شما ایجاد شود از بین خواهد رفت.
این پنجره پشتیبان توسعه یافته یک شبکه امنیتی ارزشمند برای بازیابی داده های حیاتی فراهم می کند، اما مهم است که هنگام درخواست بازیابی مجموعه سایت احتیاط کنید تا از دست دادن ناخواسته داده ها جلوگیری شود.
واقعیت 8 – سهمیه ذخیره سازی سطل بازیافت در سطح سایت
بسیار مهم است که به یاد داشته باشید که فضای ذخیره سازی مورد استفاده توسط سطل بازیافت در سطح سایت (سطل بازیافت مرحله اول) است گنجانده شده است در سهمیه کل ذخیره سازی مجموعه سایت شما. این بدان معنی است که موارد حذف شده در سطل بازیافت سطح سایت به مصرف کلی ذخیره سازی مجموعه سایت شما کمک می کند.
برای جلوگیری از مصرف بیش از حد فضای ذخیره سازی سطل بازیافت، ضروری است:
- سطل بازیافت را به طور مرتب بررسی و خالی کنید تا موارد غیر ضروری را حذف کنید.
- اجرای سیاست های حفظ را برای حذف خودکار موارد پس از یک دوره خاص در نظر بگیرید.
با مدیریت فعال سطل بازیافت در سطح سایت، می توانید اطمینان حاصل کنید که بر ظرفیت ذخیره سازی مجموعه سایت شما تأثیر نمی گذارد و عملکرد بهینه را حفظ می کند.
واقعیت 9 – تخصیص سطل بازیافت مجموعه سایت
برخلاف سطل بازیافت در سطح سایت، سطل بازیافت در سطح مجموعه سایت (سطل بازیافت مرحله دوم) انجام می دهد نه مستقیماً در سهمیه ذخیره سازی اولیه مجموعه سایت شما حساب می شود.
- این سطل بازیافت مرحله دوم معمولاً فضای ذخیره سازی سخاوتمندانه ای را به خود اختصاص می دهد که اغلب معادل 200٪ از سهمیه ذخیره سازی مجموعه سایت شما.
- با این حال، این تخصیص نامحدود نیست. اگر مقدار داده در سطل بازیافت در سطح مجموعه سایت از حد 200 درصد بیشتر شود، شیرپوینت آنلاین به طور خودکار شروع به حذف سطل بازیافت می کند. قدیمی ترین اقلام برای آزاد کردن فضا
این استراتژی تخصیص بافر قابل توجهی را برای بازیابی موارد حذف شده تصادفی فراهم می کند و در عین حال خطر فراتر رفتن از محدودیت های ذخیره سازی کلی شما را به حداقل می رساند.
نتیجه گیری
درک پیچیدگی های سطل بازیافت آنلاین شیرپوینت برای یک تجربه مدیریت داده روان و موفق بسیار مهم است:
- برای کاربران نهایی، آشنایی با این حقایق کلیدی آنها را قادر می سازد تا داده های حذف شده را به طور موثر بازیابی کنند و خطر از دست رفتن دائمی داده ها را به حداقل می رساند.
- صاحبان سایت نقش حیاتی در آموزش کاربران در مورد عملکردها و محدودیت های سطل بازیافت دارند و اطمینان حاصل می کنند که همه افراد در سازمان به دانش لازم مجهز هستند.
- مدیران شیرپوینت همچنین از درک کامل این حقایق برای مدیریت موثر پلتفرم، بهینه سازی استفاده از فضای ذخیره سازی و ارائه پشتیبانی قوی از بازیابی اطلاعات بهره می برند.
مراجع
