داده ها را به چندین ستون تقسیم کنید: سازماندهی اطلاعات خود به طور موثر

هنگامی که مقادیر زیادی از اطلاعات در یک ستون واحد ذخیره می شوند ، مدیریت داده ها اغلب می توانند بسیار زیاد شوند. این که آیا شما با نام ، آدرس یا انواع دیگر داده ها سر و کار دارید ، داشتن همه چیز در یک ستون می تواند تجزیه و تحلیل و استفاده را سخت تر کند. این جایی است که توانایی تقسیم داده ها در ستون های مختلف به یک مهارت ارزشمند تبدیل می شود. با تجزیه داده ها به قسمت های جداگانه و قابل کنترل ، می توانید هم خوانایی و هم سازماندهی داده های خود را بهبود بخشید. در این مقاله ، نحوه تقسیم داده ها را به چندین ستون و چرا اینقدر مفید است.

چرا داده ها را به چندین ستون تقسیم می کنیم؟
تقسیم داده ها به چندین ستون مزایای بی شماری را ارائه می دهد ، به خصوص هنگام برخورد با مجموعه داده های بزرگ. در اینجا چند دلیل مهم وجود دارد که چرا این یک تکنیک مهم است:

تجزیه و تحلیل داده های آسان تر: هنگامی که داده ها در چندین ستون پخش می شوند ، می توانید هر قسمت از اطلاعات را به طور جداگانه تجزیه و تحلیل کنید ، که باعث می شود بینش های کارآمدتر شود.

سازمان داده های بهبود یافته: با جدا کردن داده ها به دسته های منطقی ، مانند تقسیم نام های اول و نام خانوادگی ، آدرس ها یا تاریخ ها ، صفحه گسترده شما بسیار سازمان یافته تر و حرکت آسان تر می شود.

مرتب سازی و فیلتر بهتر: هنگامی که داده ها به درستی تقسیم می شوند ، می توانید به راحتی اطلاعات خاص مانند مرتب سازی نام ها به صورت الفبایی یا فیلتر کردن تاریخ های خاص را مرتب و فیلتر کنید.

ارائه پیشرفته: داده هایی که به درستی تقسیم می شوند حرفه ای تر و ارائه آن آسان تر است. چه برای یک گزارش و چه یک ارائه ، یک میز خوب سازمان یافته تمیز به نظر می رسد و درک آن آسان تر است.

سناریوهای مشترک که ممکن است داده ها را تقسیم کنید
چندین سناریو مشترک وجود دارد که در آن تقسیم داده ها به چندین ستون می تواند بسیار مفید باشد:

1. نام
   هنگامی که یک نام کامل در یک ستون دارید ، تقسیم آن به ستون های جداگانه برای نام های اول و نام های خانوادگی می تواند تجزیه و تحلیل ، مرتب سازی یا جستجوی لیست از طریق افراد را آسانتر کند.

2. آدرس
   اگر آدرس شما در یک ستون واحد (از جمله خیابان ، شهر و کد پستی) قرار دارد ، تقسیم آنها به ستون های جداگانه می تواند به سازماندهی داده ها برای فیلتر یا تجزیه و تحلیل بهتر کمک کند.

3. تاریخ
   اگر ستونی با تاریخ کامل دارید ، ممکن است بخواهید آنها را برای روز ، ماه و سال به ستون های جداگانه تقسیم کنید. این امر به ویژه برای تجزیه و تحلیل مبتنی بر زمان ، مانند ردیابی روندهای ماهانه یا سالانه مفید است.

4. کدهای محصول
   اگر در حال کار با کدهای محصول هستید که شامل چندین قطعه اطلاعات (مانند نوع محصول ، منطقه و شماره سریال) است ، جدا کردن این موارد در ستون های جداگانه می تواند به شما در مدیریت کارآمدتر موجودی کمک کند.

نحوه تقسیم داده ها به ستون های مختلف
تقسیم داده ها یک تکنیک ساده و در عین حال قدرتمند است که می تواند زمان زیادی را برای شما صرفه جویی کند. در حالی که روش خاص بسته به وضعیت ممکن است متفاوت باشد ، در اینجا یک مرور کلی از روند وجود دارد:

1. ویژگی های متن به ستون ها رایج ترین ابزار برای تقسیم داده ها در اکسل ویژگی متن به ستون ها است. این امکان را به شما می دهد تا به سرعت داده ها را بر اساس تعیین کننده (مانند فضاها ، کاما یا زبانه ها) تجزیه کنید. این امر به ویژه هنگامی مفید است که داده های شما به طور مداوم ساختار یافته باشند.

مرحله 1: ستونی را که حاوی داده هایی است که می خواهید تقسیم کنید انتخاب کنید.

مرحله 2: به برگه Data بروید و روی متن به ستون ها کلیک کنید.

مرحله 3: انتخاب کنید که آیا می خواهید با محدودیت (مانند یک فضا یا کاما) یا عرض ثابت تقسیم کنید (جایی که موقعیت های خاصی را برای شکاف ها تعریف می کنید) تقسیم کنید.

مرحله 4: برای مشخص کردن اینکه داده ها باید در کجا باید تقسیم شوند ، درخواست ها را دنبال کنید و سپس روی Finish کلیک کنید.

1. Flash Fill Flash Fill یکی دیگر از ویژگی های کاربردی آسان در اکسل است که به طور خودکار الگوهای موجود در داده های شما را تشخیص می دهد و آن را برای شما تقسیم می کند. این ابزار به ویژه برای تقسیم نام ها ، تاریخ ها یا سایر داده های طرح دار به ستون های جداگانه مفید است بدون اینکه نیاز به تعیین دستی داشته باشد.

مرحله 1: تایپ کردن داده های تقسیم شده مورد نظر را در ستون بعدی شروع کنید (برای مثال ، اگر نام کامل را تقسیم می کنید ، تایپ کردن نام را شروع کنید).

مرحله 2: Enter را فشار دهید ، و اکسل به طور خودکار بقیه شکافها را بر اساس الگویی که شروع کرده اید پیشنهاد می کند.

مرحله 3: اگر اکسل درست می شود ، Ctrl + E را فشار دهید تا تقسیم در کل ستون اعمال شود.

1. تقسیم دستی اگر داده های شما از یک الگوی یا تعیین کننده مشخص پیروی نمی کنند ، ممکن است لازم باشد با برش و چسباندن اطلاعات در ستون های مختلف ، آن را به صورت دستی جدا کنید. این روش نیاز به تلاش بیشتری دارد ، اما هنگام برخورد با داده های متناقض می تواند مفید باشد.

بهترین روشها برای تقسیم داده ها
برای استفاده بیشتر از تقسیم داده ها در چندین ستون ، بهترین روشهای زیر را در نظر بگیرید:

اطمینان از قوام: اطمینان حاصل کنید که داده های موجود در ستون شما از یک الگوی سازگار پیروی می کند (به عنوان مثال ، نام هایی که همیشه به عنوان “اولین آخرین” نوشته شده یا به طور مداوم فرمت می شوند). داده های متناقض می توانند هنگام تقسیم منجر به خطا شوند.

سلولهای خالی را بررسی کنید: پس از تقسیم ، بررسی کنید که هیچ داده مهمی در ستون اصلی باقی مانده یا در طی فرآیند از دست رفته است.

از هدر ستون های شفاف استفاده کنید: هر ستون را با یک هدر شفاف و توصیفی برچسب بزنید. به عنوان مثال ، ستون های برچسب را به عنوان “نام خانوادگی” ، “نام خانوادگی” یا “آدرس خیابان” برچسب گذاری کنید تا داده های شما آسان شود.

تهیه نسخه پشتیبان تهیه کنید: قبل از انجام هرگونه تغییر اساسی در داده های خود ، همیشه نسخه پشتیبان تهیه کنید. به این ترتیب ، اگر در طی فرآیند تقسیم اشتباه پیش برود ، می توانید به راحتی به مجموعه داده اصلی برگردید.

نتیجه گیری: داده های خود را با سهولت سازماندهی کنید
تقسیم داده ها به ستون های مختلف راهی عالی برای بهبود سازمان و قابلیت استفاده از اطلاعات شما در اکسل است. این که آیا شما با نام ، تاریخ ، آدرس یا کدهای محصول کار می کنید ، شکستن داده های خود در بخش های منطقی ، تجزیه و تحلیل ، فیلتر و موجود را آسان تر می کند. با استفاده از ویژگی هایی مانند متن به ستون یا پر کردن فلش ، می توانید به سرعت داده های خود را به یک قالب ساخت یافته تر و قابل کنترل تر تبدیل کنید.

با استفاده از این نکات و ابزارهای موجود در اختیار شما ، می توانید مجموعه داده های بزرگ را با کارآمدتر کنترل کنید و اطمینان حاصل کنید که داده های شما هم سازمان یافته و هم در دسترس است.