چرا نرم افزار فاکتور هوش مصنوعی یک تغییر دهنده بازی برای تجارت الکترونیک است؟

آیا یک تجارت الکترونیکی بزرگ راه اندازی می کنید؟ اوه، همه چیز در مورد محصولات عالی و ارسال سریع است. اشتباه است.

هر خرید، بازپرداخت، و پرداخت فروشنده به انبوه فزاینده فاکتورهایی که تیم حساب‌های پرداختنی (AP) شما باید مدیریت کند، اضافه می‌کند.

رویکرد دستی حدود 5000 فاکتور در ماه بی اثر می شود. فراتر از این نقطه، شما یا به مشکل برخورد می کنید یا می پذیرید که اشتباهات و تاخیرها فقط بخشی از انجام تجارت هستند.

نرم افزار پردازش فاکتور مبتنی بر هوش مصنوعی با خودکار کردن وظایفی که تیم AP شما در حال حاضر به صورت دستی انجام می دهد، این تنگنا را برطرف می کند.

فاکتورها را می‌خواند، داده‌ها را استخراج می‌کند، آن‌ها را در برابر سیستم‌های شما بررسی می‌کند، و همه چیز را بدون نیاز به مداخله انسانی برای تایید هدایت می‌کند.

چرا مدیران مالی آینده نگر روی پردازش فاکتورهای هوش مصنوعی سرمایه گذاری می کنند؟

منبع

در زیر دلایل اصلی برای در نظر گرفتن نرم افزار پردازش فاکتور هوش مصنوعی آورده شده است:

1. کاهش هزینه های پردازش فاکتور تا 80٪

پردازش دستی فاکتور بسته به پیچیدگی، 15 تا 40 دلار در هر فاکتور انجام می شود. با 20000 فاکتور در ماه، شما 300000 تا 800000 دلار را فقط برای پردازش هزینه می کنید.

چرا این کار می کند؟ زیرا دیگر برای تایپ داده ها به مدت 15 دقیقه در هر فاکتور به انسان ها پول نمی دهید.

نرم افزار آن را در چند ثانیه با استفاده از OCR و یادگیری ماشین استخراج می کند. فاکتورها را در هر قالبی می خواند: فایل های PDF، تصاویر اسکن شده یا پیوست های ایمیل و استخراج نام فروشنده، مبالغ، اقلام خط، جزئیات مالیاتی و شرایط پرداخت.

علاوه بر هزینه های نیروی کار، در هزینه های زیر نیز صرفه جویی می کنید:

• پرداخت های تکراری که از بین می روند
• جریمه های دیرکرد
• زمانی که داده‌ها با PO شما مطابقت ندارند، فروشنده اختلاف می‌کند
• کابوس های آشتی در آخر ماه

2. بدون استخدام کارکنان بیشتر، افزایش حجم را مدیریت کنید

تجارت الکترونیک فصلی است. جمعه سیاه، خرید تعطیلات و دوره های بازگشت به مدرسه. ممکن است حجم فاکتور شما در ماه‌های اوج مصرف سه برابر شود.

با پردازش دستی، یا کارکنان موقت (گران و ناکارآمد) استخدام می‌کنید یا کارهای عقب افتاده ایجاد می‌کنید که به روابط فروشنده آسیب می‌زند و پیش‌بینی جریان نقدی شما را به هم می‌زند.

دقیقاً اینجاست که ابزارهای هوش مصنوعی به کمک می آیند و در عرض چند دقیقه کارها را خودکار می کنند.

برای آموزش یا سوار شدن به آنها نیازی به هزینه کردن ندارید. تیم دائمی AP شما می‌تواند روی رسیدگی به استثناها و کارهای استراتژیک تمرکز کند در حالی که نرم‌افزار حجم را مدیریت می‌کند.

3. خطاهای انسانی پرهزینه را از بین می برد

دقت ورود داده های انسانی در یک روز خوب حدود 96 درصد است. تا زمانی که متوجه شوید این به معنای 4 خطا به ازای هر 100 فاکتور است، به نظر زیاد می رسد.

با 20000 فاکتور در ماه، این 800 اشتباه است. هر یک برای گرفتن، بررسی و تعمیر به زمان نیاز دارد.

خطاهای رایج عبارتند از:

• مقادیر اشتباه
• اعداد PO مطابقت ندارند
• ورودی های تکراری
• کدهای GL نادرست

هوش مصنوعی با دقت 98 تا 99 درصد می رسد. چرا؟ زیرا خستگی، حواس پرتی، یا عجله برای رسیدن به ضرب الاجل نیست. هر بار به همین صورت خوانده می شود. هنگامی که چیزی نامشخص است، به جای حدس زدن، فاکتور را برای بررسی انسانی علامت گذاری می کند.

4. تسریع تأییدیه ها برای گرفتن تخفیف های پرداخت زودهنگام

منبع

اکثر فروشندگان برای پرداخت ظرف 10 روز 2٪ تخفیف ارائه می دهند. در یک حجم فاکتور ماهانه 1 میلیون دلاری، 20000 دلار صرفه جویی بالقوه است.

پردازش دستی به ندرت به این پنجره ها برخورد می کند زیرا فاکتورها در صف های تأیید قرار می گیرند، ایمیل ها از دست می روند یا ورود داده ها باعث تأخیر می شود.

نرم افزار پردازش فاکتور به رهبری هوش مصنوعی زمان پردازش را از روز به ساعت کاهش می دهد.

فاکتورها دریافت می‌شوند، بلافاصله استخراج و تأیید می‌شوند، بر اساس قوانینی که تنظیم کرده‌اید به تأییدکنندگان مربوطه هدایت می‌شوند و سپس به سمت پرداخت منتقل می‌شوند. شما در واقع به جای اینکه اجازه دهید آنها منقضی شوند، تخفیف های پرداخت زودهنگام را دریافت می کنید.

پردازش سریعتر همچنین دید جریان نقدی را بهبود می بخشد. شما دقیقاً می دانید که چه چیزی بدهکار است و چه زمانی، که به مدیریت سرمایه در گردش کمک می کند.

امور مالی می تواند تصمیمات بهتری در مورد زمان پرداخت به فروشندگان در مقابل نگه داشتن پول نقد اتخاذ کند زیرا داده ها در زمان واقعی و دقیق هستند.

5. به راحتی با پشته فناوری موجود خود یکپارچه شوید

با توجه به تحقیق از دیلویت61 درصد از شرکت هایی که هوش مصنوعی را پذیرفته اند ابزارهای اتوماسیون شاهد بهبود کارایی و نرخ پذیرش بودیم.

هنگامی که حسابرسان برای فاکتوری از هشت ماه پیش درخواست اسناد می کنند، به جای جستجو در کابینت های پرونده و زنجیره های ایمیل، آن را در چند ثانیه جمع آوری می کنید.

فاکتورهای HubSpot خود را بدون ترک CRM ایجاد، ارسال و پیگیری کنید. نقل قول و پرداخت های خود را در HubSpot نگه دارید. – psohub

6. تیم مالی خود را برای کارهای استراتژیک آزاد کنید

مدیران مالی زمان زیادی را صرف انجام کارهای تکراری وارد کردن داده ها می کنند. اتوماسیون زمان را به آنها برمی گرداند.

آنها به جای غرق شدن در ورود داده ها، استثنائات را مدیریت می کنند، روابط بهتری با فروشنده ایجاد می کنند و به ابتکارات استراتژیک کمک می کنند. رضایت کارکنان بهبود می یابد زیرا افراد در حال انجام کارهایی هستند که در واقع به مغز آنها نیاز دارد.

برای مدیران مالی سازمانی، این تغییر اهمیت دارد. عملکرد مالی شما از یک مرکز هزینه که اسناد را پردازش می کند به یک شریک استراتژیک تبدیل می شود که سودآوری را به همراه دارد. این ارزش واقعی فراتر از صرفه جویی در هزینه و افزایش بهره وری است.

«راه‌حل‌های GenAI ما می‌تواند به شما کمک کند کارهایی مانند … پردازش صورت‌حساب، و اتوماسیون و تسریع فرآیندهای جمع‌آوری را ساده‌تر کنید – به شما این امکان را می‌دهد تا به یک بسته بدون لمس بیشتر دست یابید.» – Deloitte “هوش مصنوعی مولد در امور مالی”

7. برنامه ریزی برای رشد بدون کاهش تعداد سران

منبع

وقتی پردازش فاکتور شما به صورت دستی است، مقیاس بندی کسب و کار به معنای مقیاس دادن به تعداد AP شما به طور متناسب است.

هوش مصنوعی به شما اجازه می دهد بدون آن محدودیت رشد کنید. چه در حال پردازش 10000 فاکتور یا 50000 فاکتور باشید، نرم افزار بدون هیچ وقفه ای آن را مدیریت می کند.

بهترین قسمت؟ می‌توانید وارد بازارهای جدید شوید، کسب‌وکارها را به دست آورید، و فروشندگانی را اضافه کنید، بدون اینکه نگران باشید که آیا دفتر پشتی شما می‌تواند این حجم را مدیریت کند یا خیر.

نتیجه گیری

اکثر شرکت ها تردید دارند زیرا پیاده سازی سیستم های جدید مخاطره آمیز و مخرب است. واقعیت این است که ماندن در پردازش دستی خطر بزرگتری است.

بنابراین، از خونریزی پول در پردازش دستی جلوگیری کنید. به نرم افزار فاکتور هوش مصنوعی بروید. تفاوت در هزینه، سرعت و دقت را بلافاصله خواهید دید.

سوالات متداول در مورد نرم افزار پردازش فاکتور هوش مصنوعی

بیوگرافی نویسنده

امیلی یک متخصص Outreach و Link Building است که به وب سایت ها با بک لینک های با کیفیت بالا کمک می کند. او بر ایجاد ارتباطات واقعی و افزایش دید آنلاین از طریق اطلاع رسانی هوشمندانه و اخلاقی تمرکز می کند.