کارآفرینان مدرن نقش های مختلفی را برای متعادل کردن موجودی و فروش با بازاریابی و امور مالی ایفا می کنند. چنین تنوعی از وظایف ممکن است برآورده کننده باشد، اما همچنین بسیار خسته کننده است.
پاسخ ساده است: اتوماسیون فرآیند. نرم افزار هوشمندی که وظایف روزانه تجاری را انجام می دهد، هر سال صدها ساعت را ذخیره می کند، که می تواند به سمت کارهای استراتژیک مانند ایجاد ارتباط با مشتری یا فعالیت های رشد هدایت شود.
برای رقابت امروز، این به یک الزام تبدیل شده است، زیرا کسانی که این کار را انجام می دهند به طور متوسط پس انداز می کنند 46000 دلار در سال از طریق اتوماسیون کسب و کار این راهنما پنج ابزار خاص را به اشتراک می گذارد که خطای انسانی را از معادله حذف می کند تا از رشد پایدار حمایت کند.
در این مقاله:
- 5 ابزار برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
- چگونه کارآفرینان امروز می توانند اتوماسیون را شروع کنند
چرا اتوماسیون برای رشد کسب و کارهای کوچک حیاتی است؟
کسبوکارهای کوچک با اتوماسیون به بهترین شکل ممکن پیشرفت میکنند، زیرا محدودیتهای اصلی آنها در اینجاست: زمان و منابع.
تیمهای کوچک یا بنیانگذاران انفرادی ممکن است مجبور شوند از ارائه خدمات به مشتریان یا توسعه محصول صرف نظر کنند تا دادهها را وارد کنند یا گزارشهای جانبی را به صورت دستی مدیریت کنند.
اکنون می توان آن زمان را به ابتکارات استراتژیک مانند تعمیرات اساسی وب سایت یا فرآیندهای بررسی فروشنده، مانند توسعه پورتال سفر آژانس.
💡
تیم فروش 82 درصد بیشتر به روابط مشتری توجه می کند. بنابراین، در جایی که فعالیت های مشتری وجود دارد، اتوماسیون ثبات و دقت را تضمین می کند – عواملی که باعث ایجاد حرفه ای و اعتماد قوی مشتری می شود.
با افزایش حجم کسب و کار، اتوماسیون کار را بدون افزایش تعداد کار انجام می دهد و در نتیجه رشد را تسهیل می کند.
منبع: Unsplash
ابزارهای مناسب می توانند یک جریان کاری آشفته را به یک ماشین کارآمد و کارآمد تبدیل کنند.
در اینجا پنج دسته از ابزارهای اتوماسیون که هر کارآفرین مدرن باید در نظر بگیرد، همراه با نمونه هایی از نحوه استفاده از آنها آورده شده است.
1. هاب های اتوماسیون گردش کار
هاب های اتوماسیون گردش کار سیستم عصبی مرکزی کسب و کار خودکار شما هستند. آنها به عنوان یک پل عمل می کنند و همه برنامه ها و سرویس های متفاوت شما را به هم متصل می کنند تا جریان های کاری یکپارچه و چند مرحله ای ایجاد کنند.
- اتوماسیون بازاریابی: به طور خودکار سرنخ های جدید را ذخیره کنید و به طور همزمان یک ایمیل خوش آمدگویی شخصی ارسال کنید.
- اتوماسیون تجارت الکترونیک: هنگامی که سفارشی در وب سایت شما ثبت می شود، یک گردش کار خودکار شروع می شود. این اتوماسیون یک فاکتور در سیستم حسابداری شما ایجاد میکند و پیامی را به یک کانال Slack خاص ارسال میکند – به تیم شما اجازه میدهد تا بدانند که کاری برای انجام دادن دارند.
- اتوماسیون محتوا: پستهای وبلاگ جدید را بهطور خودکار در همه خود به اشتراک بگذارید کانال های رسانه های اجتماعی لحظه انتشار آنها
2. سیستم های CRM با اتوماسیون داخلی
یک CRM دیگر فقط یک رولودکس دیجیتال نیست. CRM های مدرن پلتفرمهای اتوماسیون قدرتمندی هستند که کل چرخه عمر مشتری را از اولین لمس تا فروش نهایی و فراتر از آن مدیریت میکنند.
- پرورش سرنخ: توالی ایمیل های خودکاری را تنظیم کنید که بر اساس رفتار یک سرنخ فعال شوند (مثلاً باز کردن ایمیل، بازدید از یک صفحه محصول خاص).
- پیگیری فروش: به طور خودکار یک سرنخ جدید را به یک نماینده فروش اختصاص دهید و اگر سرنخ ظرف 48 ساعت پاسخ نداد، یک کار پیگیری ایجاد کنید.
- وفاداری مشتری: لیست مشتریان خود را بر اساس سابقه خرید تقسیم بندی کنید و به طور خودکار یک کد تخفیف ویژه در سالگرد خرید آنها ارسال کنید.
3. اتوماسیون مالی و حسابداری
وظایف مالی – مانند صورتحساب، ردیابی هزینه ها و حقوق و دستمزد – تکراری، وقت گیر و مستعد خطاهای انسانی هستند. خودکار کردن این فرآیندها یکی از سریع ترین راه ها برای بازیابی زمان است.
- صورتحساب: به طور خودکار فاکتورهای تکراری را در یک برنامه زمان بندی تعیین شده برای مشتریان ایجاد و ارسال کنید.
- ردیابی هزینه: حساب بانکی و کارت های اعتباری خود را برای دسته بندی تراکنش ها و تطبیق حساب ها به طور خودکار متصل کنید. اتوماسیون پرداخت به تنهایی می تواند بیش از 500 ساعت را آزاد کنید سالانه در یک بخش مالی
- گزارش: گزارشهای سود و زیان خودکار را برنامهریزی کنید تا به صورت هفتگی به صندوق ورودی شما تحویل داده شود و به شما بینشی در زمان واقعی از سلامت کسبوکارتان بدهد.
4. اتوماسیون مدیریت پروژه و وظایف
همانطور که کسب و کار شما مقیاس می شود، مدیریت پروژه ها و وظایف پیچیده تر می شود. اتوماسیون در این زمینه تضمین می کند که هیچ چیز از بین نمی رود و اعضای تیم همیشه روی موارد با بالاترین اولویت کار می کنند.
- Onboarding: هنگامی که یک مشتری جدید به CRM شما اضافه می شود، به طور خودکار یک تابلوی پروژه جدید با یک چک لیست استاندارد از وظایف داخلی برای تیم خود ایجاد کنید.
- مهلت: به طور خودکار یک کار را به ستون “فوری” منتقل کنید و اگر تاریخ سررسید آن کمتر از 24 ساعت باقی مانده است به مدیر پروژه اطلاع دهید.
- پروژه های توسعه پیچیده: برای ابتکارات در مقیاس بزرگ، اتوماسیون پروژه غیرقابل مذاکره است. با به روز رسانی خودکار وضعیت که از تاخیرهای پرهزینه و اشتباه در ارتباط جلوگیری می کند، انتقال یکپارچه بین تیم های طراحی، توسعه و آزمایش را تضمین می کند.
5. محتوای مبتنی بر هوش مصنوعی و پشتیبانی مشتری
ظهور از هوش مصنوعی مولد موج جدیدی از اتوماسیون را بهویژه در تولید محتوا و پشتیبانی مشتری به ارمغان آورده است که به کارآفرینان اجازه میدهد خروجی با کیفیت بالا در مقیاس تولید کنند.
- تولید محتوا: ایجاد پیشنویسهای اولیه برای زیرنویسهای رسانههای اجتماعی، خطوط موضوع ایمیل یا حتی توضیحات محصول را بهطور خودکار ایجاد کنید، که سپس میتوانید به سرعت آنها را اصلاح کنید.
خدمات مشتری: اجرا کنید چت ربات های مجهز به هوش مصنوعی در وبسایت خود تا 80 درصد سؤالات رایج مشتریان را فوراً پاسخ دهید و فقط مسائل پیچیده را برای یک نماینده انسانی تشدید میکند. این پشتیبانی 24/7 را بدون نیاز به آنلاین بودن دائمی ارائه می دهد.
منبع: Pixabay
چگونه کارآفرینان امروز می توانند اتوماسیون را شروع کنند
شروع خودکارسازی امروز نیازمند یک رویکرد ساده و سه مرحلهای است: شناسایی، انتخاب و پیادهسازی.
سینک های زمان خود را شناسایی کنید
اولین قدم این است که وظایف روزانه و هفتگی خود را ممیزی کنید. کدام فعالیت ها را به طور مکرر انجام می دهید؟ کدام وظایف ضروری هستند اما نیازی به قضاوت انسانی ندارند؟
اینها نامزدهای اصلی شما برای اتوماسیون هستند. به دنبال وظایفی باشید که عبارتند از:
- تکراری: ارسال همان ایمیل خوش آمدگویی برای هر مشترک جدید.
- مبتنی بر قانون: انتقال مشتری از “سرنخ” به “مشتری” پس از دریافت پرداخت.
- Data-Heavy: انتقال دستی اطلاعات بین صفحه گسترده و ابزار بازاریابی.
ابزار مناسب برای کار را انتخاب کنید
سعی نکنید همه چیز را به یکباره خودکار کنید. با یک یا دو ناحیه پر تاثیر شروع کنید، مانند جذب سرب یا گزارش مالی
به عنوان مثال، اگر با مدیریت سرنخ مشکل دارید، یک CRM با اتوماسیون داخلی بهترین نقطه شروع است. اگر برنامه های زیادی دارید که باید با یکدیگر صحبت کنند، با یک هاب گردش کار شروع کنید.
پیاده سازی، تست و تکرار
از کوچک شروع کنید. یک اتوماسیون ساده و منفرد راه اندازی کنید، آن را به طور کامل آزمایش کنید و سپس گسترش دهید.
💡
اتوماسیون یک فرآیند تنظیم و فراموش کردن آن نیست. نیاز به بررسی و تکرار منظم دارد. همانطور که تجارت شما رشد می کند و نیازهای شما تغییر می کند، اتوماسیون شما باید با آنها تکامل یابد.
این بسیار مهم است زیرا، همانطور که بیل گیتس به قول معروف قانون اول هر فناوری مورد استفاده در یک تجارت این است که اتوماسیون اعمال شده برای یک عملیات کارآمد، کارایی را افزایش می دهد.
منبع: Pixabay
نتیجه گیری: آینده کارآفرینی خودکار است
برای کارآفرینان مدرن، حداکثر کردن زمان به معنای کاهش فشار یک تجارت پیچیده است. آنها از هاب های گردش کار، CRM ها، ابزارهای مالی، و سیستم های مدیریت پروژه، همراه با هوش مصنوعی مولد، استفاده می کنند تا از مشغول بودن به بهره وری استراتژیک تبدیل شوند.
💡
هدف در اینجا جایگزینی شما نیست، بلکه ارتقاء عملکرد شماست، و شما را از یک وظیفه پرداز صرف به یک رهبر رویایی تبدیل می کند که باعث رشد کسب و کار شما می شود. کارهای کوچک را شروع کنید، کارهای پر تاثیر را اولویت بندی کنید و مراقب مقیاس کسب و کار خود باشید.
“آینده هوش مصنوعی جایگزینی انسان نیست، بلکه در مورد تقویت توانایی های انسانی است.” – ساندار پیچای، مدیر عامل گوگل.
سوالات متداول (سؤالات متداول)
آیا اتوماسیون فرآیند فقط برای شرکت های بزرگ است؟
اتوماسیون اغلب با کسب و کارهای بزرگ و بودجه های کلان همراه است، اما اتوماسیون فرآیند چیزی است که هر شرکتی می تواند – و باید – از آن استفاده کند، صرف نظر از اندازه. در واقع، سازمانهای کوچکتر و کارآفرینان انفرادی بیش از هرکسی به مزایای آن نیاز دارند: با کاهش زمان صرف شده برای کارهای روزمره و کاهش خطاها، اتوماسیون فرآیند به آنها کمک میکند تا از منابع خود نهایت استفاده را ببرند.
هزینه شروع خودکارسازی فرآیندهای تجاری چقدر است؟
هزینه شروع خودکارسازی فرآیندهای تجاری می تواند از رایگان تا صدها دلار در ماه متغیر باشد. بسیاری از ابزارهای قدرتمند، مانند HubSpot CRM و Zapier، سطوح رایگان را ارائه میدهند و به افراد انفرادی و تیمهای کوچک اجازه میدهند بدون هزینه اولیه شروع به خودکارسازی کنند.
رایج ترین اشتباهی که کارآفرینان با اتوماسیون مرتکب می شوند چیست؟
رایجترین اشتباهی که کارآفرینان مرتکب میشوند، تلاش برای خودکارسازی فرآیند شکسته است. اتوماسیون فقط باعث می شود یک فرآیند بد سریعتر اجرا شود، نه بهتر. همیشه قبل از اجرای هر ابزار اتوماسیون، ابتدا فرآیند دستی خود را ترسیم و بهینه کنید.
آیا اتوماسیون می تواند به وفاداری و حفظ مشتری کمک کند؟
بله، شخصی سازی مهم است و اتوماسیون می تواند در این مورد کمک کند. خودکارسازی نقاط تماس شخصی، مانند ایمیلهای بعدی، تخفیفهای تولد، و اعلام حضور پس از خرید، به شما این امکان را میدهد که در زمان واقعی با مشتریان در تماس باشید و در عین حال محتوای مرتبط را به آنها ارائه دهید.
بیوگرافی نویسنده
آدریان لیسی یک مشاور اتوماسیون گردش کار است. آدریان با بیش از یک دهه تجربه در بهینهسازی فرآیند و اشتیاق به راهحلهای کمکد، در تجزیه استراتژیهای اتوماسیون پیچیده به مراحل عملی تخصص دارد.
