نحوه اتصال فرم های تماس با ابزارهای CRM

از بیشتر بازرگانان تجارت الکترونیک بپرسید که چگونه سرنخ های جدید را جذب می کنند، و پاسخ معمولاً یکسان است: یک فرم تماس. یک آدرس ایمیل، شاید یک شماره تلفن جمع آوری کنید و منتظر باشید تا یکی از اعضای تیم پیگیری کند.

اما همانطور که محققان هاروارد بیزینس ریویو کشف کردند، سرعت همه چیز است. احتمال اینکه تیم‌های فروش در عرض یک ساعت پس از پرس و جو پاسخ دهند، هفت برابر بیشتر احتمال دارد که به یک مشتری بالقوه دست یابند و در مقایسه با انتظار 24 ساعته یا بیشتر، 60 برابر بیشتر احتمال دارد که این سرنخ را کسب کنند.

فرم تماسی که صرفاً موارد ارسالی را در صندوق ورودی می‌ریزد، نمی‌تواند چنین پاسخگویی را ارائه دهد. برای تبدیل مطالب ارسالی به فروش، فرم Shopify شما باید مستقیماً به CRM، سیستم بازاریابی ایمیلی و ابزارهای فروش شما متصل شود.

یکپارچه سازی، نه جمع آوری، چیزی است که ارسال های فرم را ارزشمند می کند. صرف جمع آوری داده ها و امید به اینکه کسی بعداً آن را بررسی کند، پول روی میز باقی می ماند.

یک فرم Shopify قوی‌تر به عنوان اولین گام در سفر مشتری عمل می‌کند: CRM شما را به‌روزرسانی می‌کند، ایمیل‌های به موقع را راه‌اندازی می‌کند، و به افراد مناسب بدون دست‌آف‌های دستی هشدار می‌دهد.

در این مقاله:

• سرب در دست می میرد، نه شکل
• فرم متصل اولین مرحله قیف است، نه آخرین
• فقط آنچه را که پیگیری واقعاً استفاده خواهد کرد بپرسید
• فرم را مستقیماً به CRM خود وصل کنید، نه از طریق صندوق ورودی
• پیگیری را با هدف بازدیدکننده مطابقت دهید
• مسیر بر اساس قصد، نه با صندوق ورودی
• رضایت شفاف فقط تبعیت نیست. فهرستی می سازد که ارزش داشتن را دارد
• قبل از انتشار، مسیر کامل را آزمایش کنید

سرب در دست می میرد، نه شکل

در اینجا یک سناریوی معمولی وجود دارد: یک خریدار روی «تماس با ما» کلیک می‌کند و فرمی را پر می‌کند که یک نسخه نمایشی محصول را درخواست می‌کند. ارسال، ایمیلی را به صندوق ورودی مشترک ارسال می کند.

در نهایت یک نفر آن را به تیم فروش فوروارد می کند. تا زمانی که یک نماینده پاسخ دهد، مشتری از قبل یک نسخه نمایشی را با یک رقیب رزرو کرده است.

این خرابی‌ها به این دلیل اتفاق می‌افتند که فاصله‌ها بین فرم، صندوق ورودی، CRM و تیم خودکار نیستند. هر بار که یک انسان مجبور است اطلاعات را کپی و جایگذاری کند یا تصمیم بگیرد که چه کسی باید قدم بعدی را بردارد، تاخیر و خطر وجود دارد.

هرچه زمان پاسخ شما بیشتر باشد، شانس شما برای تبدیل یک پرس و جو به مکالمه کمتر است. راه حل این نیست که افراد بیشتری ایمیل را چک کنند. این فرم شما را مستقیماً به ابزارهایی متصل می کند که سرنخ ها و بازاریابی را مدیریت می کنند.

فرم متصل اولین مرحله قیف است، نه آخرین

یک فرم متصل در انزوا زندگی نمی کند. این بالای یک قیف است که به طور خودکار داده ها را به سیستم های دیگر تغذیه می کند. یک فرم یکپارچه باید بتواند:

• یک مخاطب را در CRM خود ایجاد یا به روز کنید. لحظه ای که شخصی فرم را ارسال می کند، جزئیات او در پایگاه داده مشتریان شما ثبت می شود. اگر ایمیل آنها از قبل وجود داشته باشد، فرم به جای کپی کردن، رکورد آنها را به روز می کند.
• یک دنباله ایمیل شخصی سازی شده را راه اندازی کنید. یک ایمیل تایید فورا ارسال می شود. اگر فرم ثبت‌نام در خبرنامه بود، مشترک جدید وارد سری خوش‌آمدگویی شما می‌شود. اگر این یک درخواست آزمایشی بود، آنها یک ایمیل با مراحل بعدی و یک پیوند زمان‌بندی دریافت می‌کنند.
• به هم تیمی مناسب هشدار دهید. سوالات با ارزش بالا ممکن است به فروشنده ای در Slack پینگ کند یا کارتی در Trello ایجاد کند. سوالات پشتیبانی مستقیماً به میز کمک شما می روند.
• سرنخ را تقسیم و برچسب گذاری کنید. موارد ارسالی دارای برچسب هستند (به عنوان مثال، “درخواست نسخه ی نمایشی”، “ثبت نام در خبرنامه”، “استعلام عمده فروشی”) تا تیم های بازاریابی و فروش بتوانند فیلتر و اولویت بندی کنند.

هنگامی که می دانید فرم باید چه کاری انجام دهد، یک مخاطب CRM ایجاد یا به روز کنید، ایمیل مناسب را راه اندازی کنید، به هم تیمی مناسب هشدار دهید و برچسب های مفید را اعمال کنید. می‌توانید ابزار فرمی را انتخاب کنید که از این دست‌آف‌ها پشتیبانی می‌کند.

برای بازرگانان Shopify، فرم ساز POWR می‌تواند در اینجا کمک کند زیرا به شما امکان می‌دهد فرم‌های تماس، فرم‌های ثبت‌نام، فرم‌های نقل قول، نظرسنجی، فرم‌های سفارش و سایر فرم‌های جمع‌آوری اطلاعاتی را بسازید که جزئیات مورد نیاز گردش کار پیگیری شما را جمع‌آوری می‌کند.

فقط آنچه را که پیگیری واقعاً استفاده خواهد کرد بپرسید

قبل از ایجاد اتصالات، تصمیم بگیرید که فرم برای چیست.

یک درخواست نمایشی به نام، ایمیل و توضیح کوتاهی از آنچه خریدار می‌خواهد ببیند نیاز دارد. درخواست قیمت ممکن است اندازه شرکت یا محدوده بودجه را نیز بپرسد.

ثبت نام در خبرنامه فقط باید یک آدرس ایمیل بخواهد. ساده نگه دارید: هر فیلد اضافی نرخ تکمیل را کاهش می دهد، بنابراین فقط اطلاعاتی را که استفاده می کنید درخواست کنید.

هنگامی که فرم را تعریف کردید، هر قسمت را به CRM و ابزار ایمیل خود نگاشت کنید.

در اکوسیستم Shopify، این ممکن است به معنای همگام سازی داده های فرم با آن باشد سوابق مشتری داخلی Shopify برای مدیریت تماس اولیه، یا اتصال به یک CRM اختصاصی مانند HubSpot، Salesforce، یا Zoho CRM از طریق یک ابزار یکپارچه سازی یا اتوماسیون بومی. مطمئن شوید:

• فیلدهای استاندارد مطابقت دارند. نام به قسمت نام، شرکت به قسمت شرکت می رود و پیام به یادداشت ها یا جزئیات استعلام می رود.
• سوالات سفارشی خانه دارند. اگر “محدوده بودجه” را درخواست می کنید، یک ویژگی سفارشی در CRM خود ایجاد کنید تا آن را ذخیره کنید. این به نمایندگان فروش اجازه می دهد تا در یک نگاه ببینند که آیا پیشتاز با ردیف آنها مطابقت دارد یا خیر.
• منابع پیگیری می شوند. محل نمایش فرم را مشخص کنید (مثلاً صفحه قیمت گذاری، پاورقی وبلاگ) تا بدانید کدام نقاط تماس بهترین مشتریان را ایجاد می کنند.

نقشه برداری خوب داده های تمیزی را تولید می کند. هنگامی که فروش یک رکورد را باز می کند، آنها نباید یادداشت های بدون برچسب را رمزگشایی کنند تا بفهمند سرب چه می خواهد.

فرم را مستقیماً به CRM خود وصل کنید، نه از طریق صندوق ورودی

CRM شما مرکز فرماندهی فرآیند فروش شما است. اتصال فرم شما تضمین می کند که هیچ درخواستی از بین نمی رود.

اکثر CRM های سازگار با Shopify یکپارچه سازی فرم های بومی را ارائه می دهند یا می توانند از طریق پلت فرم های اتوماسیون مانند Zapier متصل شوند. در اینجا نحوه تنظیم آن آمده است:

1. CRM خود را انتخاب کنید. گزینه های محبوب عبارتند از HubSpot، Salesforce، و Zoho CRM. سیستم مدیریت مشتری خود Shopify برای نیازهای اساسی کار می کند اما ممکن است فاقد خطوط لوله پیشرفته باشد.
2. از یک رابط یا برنامه استفاده کنید. از تنظیمات یکپارچه سازی فرم ساز یا ابزار اتوماسیون خود استفاده کنید هر ارسال را به CRM خود ارسال کنید. CRM خود را از لیست ادغام انتخاب کنید و اتصال را مجاز کنید.
3. نقشه زمینه ها هر فیلد فرم را انتخاب کنید و آن را به ویژگی CRM مربوطه نگاشت کنید. تصمیم بگیرید که آیا یک رکورد جدید ایجاد کنید یا یک رکورد موجود را هنگامی که آدرس ایمیل مطابقت دارد به روز کنید.
4. یک مالک و مرحله خط لوله تعیین کنید. یک مالک پیش‌فرض تنظیم کنید یا از قوانین استفاده کنید (به مسیریابی سرنخ در زیر مراجعه کنید) تا مشخص کنید چه کسی سرنخ را دریافت می‌کند. انتخاب کنید که سرنخ باید وارد کدام مرحله خط لوله شود – به عنوان مثال، “سرنخ جدید” یا “تماس”.

از این نقطه به بعد، CRM شما به تنها منبع حقیقت برای هر ارسال جدید تبدیل می شود و گزارش دهی در بازاریابی و فروش ثابت است.

پیگیری را با هدف بازدیدکننده مطابقت دهید

ایمیل پلی است بین سرنخ سرد و مکالمه. وقتی شخصی فرم شما را پر می کند، انتظار پاسخ دارد.

پیوند دادن فرم Shopify خود به پلت فرم بازاریابی ایمیلی شما تضمین می کند که پیام های خوش آمدگویی و دنباله های پرورش فوری و شخصی سازی شده است. برای انجام این کار:

1. یک ابزار ایمیل را انتخاب کنید. Shopify Email ساخته شده است، در حالی که سرویس هایی مانند Mailchimp و Klaviyo اتوماسیون و بخش بندی پیشرفته تری را ارائه می دهند.
2. یک جریان خوشامدگویی ایجاد کنید. یک دنباله خودکار ایجاد شده توسط فرم را تنظیم کنید. برای درخواست آزمایشی، اولین ایمیل ممکن است درخواست را تأیید کند و پیوندی برای رزرو یک اسلات ارائه دهد. برای ثبت‌نام در خبرنامه، یک ایمیل خوش‌آمدگویی با خلاصه محتوا و یک کد تخفیف اختیاری ارسال کنید.
3. تقسیم بر اساس علاقه از تگ ها یا فیلدهای فرم خود برای انشعاب اتوماسیون استفاده کنید. مشترکین علاقه مند به یک محصول خاص باید محتوای مرتبط با آن محصول را دریافت کنند، در حالی که درخواست های عمده فروشی اطلاعاتی در مورد قیمت انبوه دریافت می کنند.
4. به روز رسانی وضعیت تماس هر بار که شخصی روی ایمیلی کلیک می کند یا نسخه نمایشی را رزرو می کند، وضعیت او را در CRM خود به روز کنید. این باعث می شود تیم فروش شما در مورد تعامل مطلع شود.

این جریان‌ها یک بار تنظیم می‌شوند، اما ساعت‌ها پیگیری دستی را بعداً حذف می‌کنند. مهمتر از آن، آنها پاسخ را با هدف بازدیدکننده مرتبط نگه می دارند.

درخواست دمو نباید مانند ثبت‌نام خبرنامه پیگیری شود و درخواست عمده‌فروشی نباید مانند یک فرم تماس عمومی تلقی شود.

مسیر بر اساس قصد، نه با صندوق ورودی

اگر هر فرم ارسالی به یک صندوق ورودی مشترک برود، هنوز کسی باید پیام را بخواند، تصمیم بگیرد که چیست و آن را به تیم مناسب ارسال کند. که سرعت واکنش را کاهش می دهد و فضایی برای اشتباه ایجاد می کند. مسیریابی سرنخ به طور خودکار این تصمیم را می گیرد.

اگر در مناطق مختلف فعالیت می کنید، فیلدهای مکان یا زبان می توانند سرنخ را به مخاطب محلی مناسب ارسال کنند. اگر فرم شامل یک زمینه بودجه یا اندازه شرکت باشد، فرصت‌های با ارزش بالاتر را می‌توان برای پیگیری سریع‌تر فروش علامت‌گذاری کرد.

برچسب ها لایه دیگری از زمینه را اضافه می کنند. به جای رها کردن هر ارسالی در CRM به عنوان یک مخاطب عمومی، از برچسب‌ها برای نشان دادن هدف، منبع و مرحله بعدی استفاده کنید.

برای مثال، سرنخ از فرم قیمت‌گذاری صفحه قیمت‌گذاری باید به راحتی از ثبت‌نام در خبرنامه وبلاگ یا مشتری فعلی که درخواست پشتیبانی می‌کند، تشخیص دهد.

این زمینه همچنین گزارش را بهبود می بخشد. فرم‌های وبلاگ ممکن است حجم بالایی از مشترکین ایجاد کند، در حالی که فرم‌های صفحه قیمت ممکن است فرصت‌های فروش کمتر اما قوی‌تری ایجاد کنند.

فرم‌های نقل قول با فیلدهای بودجه می‌توانند به تیم کمک کنند تا سرنخ‌های مناسب‌تر را زودتر اولویت‌بندی کنند. نکته این است که تا حد امکان تعداد ارسالی ها را جمع آوری نکنید. این برای آسان تر کردن هر ارسال برای درک و عمل کردن است.

رضایت شفاف فقط تبعیت نیست. فهرستی می سازد که ارزش داشتن را دارد

جمع آوری آدرس های ایمیل و داده های شخصی دارای تعهدات قانونی و اخلاقی است. بازدیدکنندگان باید بدانند که چرا به اطلاعات آنها نیاز دارید و با آن چه خواهید کرد.

برای احترام به حریم خصوصی و مطابق با مقرراتی مانند GDPR، رضایت را واضح، مشخص و جدا از عمل اصلی ارسال فرم ارائه دهید.

• از زبان واضح استفاده کنید: «با دریافت به‌روزرسانی‌ها و ایمیل‌های تبلیغاتی موافقت می‌کنم».
• در صورت امکان، چک باکس های جداگانه ای برای اعلان های خدمات و پیام های بازاریابی ارائه دهید.
• با حذف مخاطبین از لیست های بازاریابی، بلافاصله به درخواست های انصراف احترام بگذارید.

رضایت شفاف باعث ایجاد اعتماد می شود. همچنین تضمین می‌کند که افرادی که در لیست شما باقی می‌مانند واقعاً محتوای شما را می‌خواهند، که نرخ باز و کلیک را بهبود می‌بخشد.

قبل از انتشار، مسیر کامل را آزمایش کنید

هرگز فرض نکنید که اتوماسیون های شما همانطور که می خواهید کار می کنند. قبل از انتشار فرم خود، خود را به جای مشتری قرار دهید و هر مرحله را آزمایش کنید:

1. فرم را ارسال کنید. بررسی کنید که پیام تشکر به درستی نمایش داده شود و فرم هم در دسکتاپ و هم در تلفن همراه به خوبی عمل کند.
2. ایمیل تایید را باز کنید. بررسی کنید که به سرعت می رسد و حاوی اطلاعات دقیق است.
3. رکورد CRM را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که همه فیلدها به درستی پر شده اند، برچسب ها اعمال شده اند و سرنخ به مالک مناسب اختصاص داده شده است.
4. اعلان ها را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که هشدارهای Slack یا ایمیل به گیرندگان مورد نظر می رسد و وظایف بعدی در ابزار مدیریت پروژه شما ظاهر می شود.

با آزمایش هر مؤلفه، از اشتباهات شرم آور جلوگیری می کنید و اطمینان حاصل می کنید که تجربه مشتری مانند فرآیندهای خود شما روان است.

وقتی ارتباط یک فرم قطع می‌شود، سرنخ در صندوق ورودی منتظر می‌ماند، تیم زمینه را از دست می‌دهد، و پیگیری بستگی به این دارد که کسی به خاطر بیاورد که قدم بعدی را بردارد.

هنگامی که فرم به CRM، پلت فرم ایمیل و گردش کار فروش شما متصل می شود، ارسال بلافاصله مفید می شود: سابقه ایجاد می شود، پیگیری درست شروع می شود، و فرد مناسب می داند که در مرحله بعد چه کاری انجام دهد.

این تفاوت بین جمع آوری پرسش ها و مدیریت سرنخ ها است. بازرگانان Shopify نیازی به ارسال فرم های دست نخورده ندارند. آنها به فرم هایی نیاز دارند که هر درخواست را در حالی که مشتری هنوز علاقه مند است به سیستم مناسب منتقل کند.

سوالات متداول

بیوگرافی نویسنده

آرجون اس یک استراتژیست رشد کسب و کار در a شرکت توسعه نرم افزار. جدا از ایجاد روابط بلندمدت با مشتریان و افزایش درآمد کسب و کار، من همچنین علاقه مند به اشتراک گذاری دانش خود در مورد فناوری های مختلف از طریق پست ها و مقالات وبلاگ موفق هستم.