هر روز با انواع مختلفی روبرو می شویم. برخی از کارها توجه و تمرکز فوری ما را طلب می کنند ، در حالی که برخی دیگر با وجود اهمیت آنها تمایل به به تعویق انداختن دارند.
هفته گذشته ، من در کارهایی که زیر آن قرار می گیرند غوطه ور شدم “ربع اول” – با مهلت های روشن و ارتباط فوری با زندگی روزمره من. به طور خاص ، من در حال آماده سازی برای یک حرکت بودم ، کاری که باید تا آوریل انجام دهم. خوشبختانه ، من هفته گذشته موفق به مقابله با جنبه های مهم شدم و فقط کارهای کوچکتر باقی مانده است. آماده سازی های متحرک فوری و مهم بود ، به طور طبیعی توجه کامل من را به خود جلب می کرد.
در مقابل ، وظایفی مانند نوشتن این پست وبلاگ ، که در آن قرار می گیرند “ربع دوم“، اغلب به دلیل عدم فوریت آنها به تأخیر می افتد. (برای متن ، من از وبلاگ نویسی درآمد کسب نمی کنم.)
این تفاوت بین کارهایی که به راحتی مورد توجه قرار می گیرند و مواردی که مستعد تعلل هستند به نظر می رسد ناشی از فوریت آنها است. این ما را به یک مفهوم از استفان آر. کاوی's 7 عادت افراد بسیار مؤثر: ماتریس مدیریت زمان.
در کتاب مشهور او “7 عادت افراد بسیار مؤثر” استفان آر. کاوی چارچوبی را معرفی می کند که کارها را به چهار ربع طبقه بندی می کند:
1⃣ ربع اول: فوری و مهم
مثالها: مهلت ملاقات ، پاسخ به مسائل بهداشتی ، رسیدگی به وظایف اساسی زندگی.
ویژگی اصلی: فوریت بالا به طور طبیعی تمرکز را به خود جلب می کند.
2⃣ ربع دوم: فوری نیست اما مهم نیست
مثال: یادگیری برای رشد شخصی ، حفظ سلامت ، برنامه ریزی شغلی ، وبلاگ نویسی.
ویژگی اصلی: به موفقیت طولانی مدت کمک می کند اما به دلیل فوریت کم اغلب به تأخیر می افتد.
3 ⃣ ربع سوم: فوری اما مهم نیست
مثالها: جلسات غیر ضروری ، پاسخ به ایمیل های غیر بحرانی.
4⃣ چهارم چهارم: نه فوری و نه مهم
مثالها: پیمایش رسانه های اجتماعی بی ذهن ، سرگرمی بیش از حد.
ربع دوم به ویژه به دلیل نقش خود در تقویت رشد شخصی و موفقیت طولانی مدت قابل توجه است. با این حال ، وظایف موجود در این ربع به راحتی محروم می شوند زیرا اهمیت آنها نیاز به اقدام فوری ندارد.
نکته: چرا ربع دوم اهمیت دارد
در حالی که ربع دوم فاقد فوریت است ، وظایف آن به طور مستقیم با مزایای بلند مدت و بهبود خود گره خورده است. به عنوان مثال:
- مدیریت سلامت کیفیت بهتر زندگی را تضمین می کند.
- توسعه مهارت فرصت های شغلی را باز می کند.
- ایجاد روابط باعث تقویت شبکه پشتیبانی شما می شود.
غفلت از این کارها می تواند منجر به مشکلات بهداشتی یا بحران در ربع اول شود و چرخه ای از آتش نشانی ثابت را ایجاد کند. تأمل در مورد مکان های روزمره شما در این چارچوب ممکن است بینش ارزشمندی ارائه دهد و به شما در ایجاد تعادل بهتر کمک کند.
نحوه اولویت بندی و مقابله با کارهای ربع دوم
1. اهداف خود را تجسم کنید
اهداف بلند مدت خود را در یک دفترچه یا ژورنال بنویسید. بررسی منظم آنها به روشن شدن اقدامات لازم برای دستیابی به آنها و تقویت اهمیت آنها کمک می کند.
2. زمان اختصاصی اختصاص دهید
حتی هنگامی که کارهای چهارگوش اول بر برنامه شما حاکم است ، اسلات زمانی خاص را برای کارهای ربع دوم حک کنید. قوام برای تشکیل عادات مهم است.
3. زمان هدر رفته را از بین ببرید
فعالیت های ربع سوم و چهارم را تا حد امکان کاهش دهید. هدایت این بار به کارهای ربع دوم به شما در پیشرفت مداوم کمک می کند.
در حالی که کارهای فوری در ربع اول ممکن است پر فشار ترین به نظر برسد ، این دومین ربع است که آینده شما را شکل می دهد و زندگی شما را غنی می کند. با اختصاص عمدی به این کارها ، حتی در افزایش های کوچک ، می توانید خود را به سمت یک مسیر تحقق بخش تر و موفق تر سوق دهید.
تعویق به عنوان “تأخیر در اقدامات علیرغم دانستن اینکه باید انجام شود” تعریف می شود. از منظر روانشناختی ، قدرت انگیزه را می توان با فرمول زیر توضیح داد:
متغیرها توضیح دادند:
- انتظار: احتمال درک موفقیت.
- ارزش: اهمیت یا جذابیت کار.
- تاخیر: زمان باقی مانده تا مهلت ، نمایانگر فوریت.
- تحریک پذیری: تمایل به پریشان وسوسه ها.
این فرمول ریشه دارد نظریه انگیزه زمانی (2006) از طرف اسکله و همکاران طبق این نظریه:
- انگیزه با انتظار و ارزش بالاتر افزایش می یابد.
- با نزدیک شدن به مهلت ، انگیزه به شدت افزایش می یابد.
- وظایف با مهلت های دوردست یا در حضور حواس پرتی مکرر مستعد تعلل است.
تعلل و کارهای ربع دوم
وظایف در ربع دوم – “فوری نیست بلکه مهم” نیست زیرا آنها اغلب مهلت های دوردست دارند یا به هیچ وجه مهلت ندارند. در نتیجه:
- آنها فاقد فوریتی هستند که اقدامات فوری را هدایت می کند.
- آنها تحت تأثیر جوایز فوری کارهای فوری یا لذت بخش تر مانند کارهای چهارگوش اول یا حواس پرتی قرار می گیرند.
به عنوان مثال ، نوشتن یک پست وبلاگ برای بهبود خود یا برنامه ریزی شغل شما ممکن است ارزش قابل توجهی داشته باشد ، اما عدم فوریت آنها باعث کاهش انگیزه می شود و منجر به تعویق می شود.
بینش های کلیدی:
- تعصب فوریت: هرچه مهلت بیشتر باشد ، انگیزه فوری برای عمل کمتر می شود.
- تکانش و وسوسه: وجود حواس پرتی باعث تعلل می شود.
غلبه بر تعلل در کارهای ربع دوم نیاز به راهکارهایی برای افزایش ارزش و امید درک شده آنها دارد ، در حالی که اثرات تأخیر و تکانشگری را به حداقل می رساند.
1 👀 فوریت را آگاهانه افزایش دهید
برای مقابله موثر وظایف ربع دوم ، تعیین مهلت های واضح ضروری است. به عنوان مثال ، تعهد به “پایان دادن به پست وبلاگ تا سه شنبه شب” و گنجاندن آن در برنامه شما می تواند اولویت کار را به طور قابل توجهی بالا ببرد. وظایف بدون مهلت اغلب به تأخیر می افتد ، بنابراین جفت کردن وظایف با مهلت خاص بسیار مهم است.
علاوه بر این ، درگیر کردن دیگران می تواند فوریت را تقویت کند. به عنوان مثال ، هنگام ایجاد ارائه ، اگر دیگران برای شروع تمرین به مواد شما وابسته باشند ، فوریت این کار به طور طبیعی افزایش می یابد. ایجاد شرایطی که تأخیر در کار شما بر دیگران تأثیر می گذارد نه تنها تعهد شما را تقویت می کند بلکه مسئولیت پذیری را نیز تقویت می کند.
2. 🏃♂ کوچک را شروع کنید
از هدف کمال خودداری کنید. وظایف را در مراحل کوچکتر بشکنید و برنده های کوچک را برای ایجاد حرکت جمع کنید.
به عنوان مثال ، من سالها می خواستم اسپانیایی خود را بهبود ببخشم ، اما از آنجا که هرگز یک کار با اولویت یا فوری نبوده است ، انگیزه حفظ آن چالش برانگیز بوده است. با این حال ، من عادت هایی مانند تکمیل روزانه فقط یک درس Duolingo یا گوش دادن به پنج دقیقه رادیو اسپانیا را اتخاذ کرده ام.
در حالی که این تلاش های کوتاه ممکن است بلافاصله نتایج چشمگیری به همراه نکند ، عادت درگیر شدن با اسپانیایی به طبیعت دوم تبدیل شده است. اقدامات کوچک و مداوم با گذشت زمان جمع می شوند و منجر به پیشرفت معنی دار می شوند.
3. tasks وظایف را به عادت تبدیل کنید
به جای تکیه بر انگیزه ، وظایف ربع دوم را از طریق شکل گیری عادت در روال خود ادغام کنید.
جیمز روشن، در کتاب او عادتهای اتمی، چهار مرحله برای ایجاد عادات را به طور مؤثر تشریح می کند:
- نشانه: یک ماشه ایجاد کنید. به عنوان مثال ، بلافاصله پس از دم کردن قهوه شروع به نوشتن کنید.
- هوس: کار را با چیزی لذت بخش جفت کنید. به عنوان مثال ، با گوش دادن به موسیقی مورد علاقه خود پس از نوشتن ، خود را پاداش دهید.
- پاسخ: سد را به عمل پایین بیاورید. شب قبل ابزارهای لازم را آماده کنید تا شروع به کار آسان تر کنید.
- پاداش: دستاوردهای کوچک را جشن بگیرید. به عنوان مثال ، بعد از انجام یک کار ، خود را با چیز خوبی رفتار کنید.
واضح بر مفهوم “بهبود 1 ٪” تأکید می کند. به طور مداوم پیشرفت کوچک منجر به تغییرات قابل توجهی در طول زمان می شود. با اتخاذ این رویکرد افزایشی ، کارهای ربع دوم مانند نوشتن یا مطالعه می تواند یکپارچه در روال شما گنجانیده شود.
4 🖼 رشد و نتایج را تجسم کنید
تصور نتایج انجام یک کار می تواند اهمیت آن را تقویت کرده و انگیزه را تقویت کند.
مثال:
یک دانشجوی پزشکی که برای امتحانات آماده می شود یا شخصی که برای امتحان نوار تحصیل می کند می تواند با تجسم موفقیت آینده خود انگیزه خود را حفظ کند.
روش:
بیانیه ماموریت یا اهداف بلند مدت را در یک نوت بوک بنویسید. به طور مرتب این موارد را مرور یا تلاوت کنید تا آرزوهای خود را در جلو و مرکز نگه دارید. این تقویت مداوم پیشرفت شما به شما یادآوری می کند که چرا تلاش مهم است.
تجسم نسخه آینده خود و اتصال آن با مراحل کوچک امروز می تواند تعلل را به اقدام معنی دار تبدیل کند.
با اتخاذ این استراتژی ها-ایجاد فوریت ، شروع عادات کوچک ، ساختمان و تجسم رشد-می توانید بر تعویق در ربع دوم غلبه کرده و از پیشرفت مداوم در جهت اهداف بلند مدت خود اطمینان حاصل کنید.
همانطور که در ابتدا ذکر شد ، من در حال حاضر برای یک حرکت آماده می شوم ، که شامل کارهایی مانند تنظیم حمل و نقل ، تأمین یک ملک و وسایل حمل و نقل است. این کارها در ربع اول قرار می گیرند ، زیرا هم فوری و هم مهم هستند. به طور طبیعی ، من توانستم آنها را به طور مؤثر متمرکز و تکمیل کنم.
از طرف دیگر ، کارهایی مانند نوشتن پست های وبلاگ ، که متعلق به ربع دوم است ، اغلب به دلیل عدم مهلت روشن آنها به تعویق می افتد. (در واقع ، هفته گذشته ، من به جای ایجاد یک مقاله جدید ، مقاله ای از پیش نوشته شده را بارگذاری کردم زیرا فاقد انگیزه نوشتن هستم.) با این حال ، وقتی از دیدگاه بلند مدت مشاهده می شد ، غفلت از این کارها ممکن است منجر به فرصت های از دست رفته برای رشد شود. بشر این تحقق باعث شد تا این مقاله را بنویسم.
این هفته ، من برخی از استراتژی های بیان شده در این مقاله را امتحان کرده ام و موفقیت های کوچکی را در غلبه بر امواج تعلل تجربه کرده ام. اگر با کارهای ربع دوم نیز دست و پنجه نرم می کنید ، من شما را تشویق می کنم که این روش ها را امتحان کنید. با سوار شدن به تدریج امواج انگیزه ، می توانید پایه و اساس دستاوردهای آینده را بسازید.
بیایید گام های کوچک را با هم برداریم و تلاش های امروز را به رشد فردا تبدیل کنیم!
