عکس توسط دیلن گلیس در Unsplash
بیش از یک دهه پیش ، من این فرصت را داشتم که یک دوره مدیریت کیفیت کل (TQM) را به غیر از آندرژج بلیکل در Asbiro ، یک موسسه آموزشی منحصر به فرد لهستانی که در آن فقط کارآفرینان کارآفرینی را آموزش می دهند ، طی کنم.
از آن زمان ، من تکنیک های مختلف TQM را با تیم هایم ، به ویژه در دنیای استارتاپ آزمایش و پالایش کردم. من برخی از مشاهدات و ایده های خود را که من اجرا کرده ام ، با تمرکز بر جلسات هفتگی به سبک کایزن ، که در انواع سناریوهای زندگی واقعی در تیم های ما مؤثر بوده اند ، به اشتراک می گذارم.
آندرهج بلیکل یک کارآفرین برجسته لهستانی است ، که به دلیل کار خود در مدیریت کیفیت و به عنوان رهبر تجارت شیرینی سازی خانواده Blikle مشهور است ، که به دلیل ایجاد لهستانی نمادین و غیر قابل مقاومت “A.Blikle Donuts” مشهور است (Pączki). او ضمن حفظ میراث خود ، این شرکت را گسترش داده و آن را به یک سازمان مدرن و با کیفیت تبدیل کرده است.
مدیریت کیفیت کل (TQM) یک رویکرد جامع و گسترده سازمان است که بر بهبود مستمر و موفقیت بلند مدت متمرکز است و شامل همه اعضای سازمان است. از طرف دیگر ، کایزن یک تکنیک خاص در TQM است که تأکید بر پیشرفت های کوچک و افزایشی به صورت روزانه برای تقویت فرایندها و از بین بردن ناکارآمدی است. مهمترین چیز این بود که برای هر سازمانی ، باید با کمک همه اعضای خود (مدیریت) به طور مداوم تکامل یابد.
در دنیای پر سرعت استارتاپ های فنی ، جایی که ایده ها در آن سیل می شوند و مهلت های خود را از بین می برد ، به راحتی می توان از تصویر بزرگتر چشم پوشی کرد. هنگامی که در کارهای روزانه مانند برنامه نویسی و طراحی دفن می شوید ، مدیریت پروژه های در مقیاس بزرگ می تواند احساس غرق شدن کند. با توجه به اینکه تیم های محصول اغلب در ده ها نفر شماره گذاری می شوند ، داشتن روش هایی برای حفظ کیفیت محصول و یک فرآیند تولید نرم افزار کارآمد ضروری است.
حدود 10 سال پیش نگذشته بود که جلسات هفتگی با فرمت Kaizen را به همه تیم هایم معرفی کردم. من چیزی ساده اما تأثیرگذار می خواستم. این جلسات به سنگ بنای سفر بهبود روند ما تبدیل شد. چرا؟ از آنجا که آنها امکان بازخورد مداوم را فراهم می کنند و بستری را برای اعضای تیم فراهم می کنند تا موضوعاتی را مطرح کنند که در صورت عدم کنترل ، ممکن است گلوله برفی در مشکلات بزرگتر باشد.
در اینجا نحوه عملکرد آن آورده شده است: هر هفته ، من تمام اعضای تیم های محصول و فناوری خود را گرد هم می آورم. بدون سیلو آخرین روز هفته معمولاً بهترین کار را می کند. توسعه دهندگان ، طراحان ، مدیران محصول – همه. هدف این است که به آنها فضایی برای تهویه ، به اشتراک گذاشتن ناامیدی های خود و اشاره به موانعی که مانع پیشرفت می شود ، ارائه شود. و نه ، این یک جلسه “بیایید از رئیس شکایت کنیم” نیست. ما روی موضوعات واقعی و عملی تمرکز می کنیم.
یک سوال ساده مانند “شما از این هفته چه شکایت دارید؟” در را برای انواع بینش ها باز می کند. این بهترین راه برای شروع مکالمه است زیرا به همه امکان می دهد نگرانی های خود را ابراز کنند ، خواه در مورد روند ، مسائل ارتباطی یا حتی چیزی به اندازه کمبود قهوه در دفتر باشد. من به معنای واقعی کلمه هر هفته به مردم یادآوری می کردم: “ما روز جمعه یک جلسه کایزن داریم ، هر یک از شما – شکایات خود را لطفا!”
چرا ابتدا فقط ایده های بهبود را درخواست نکنید ، درست است؟ خوب ، اینجا جایی است که کمی ضد انعطاف پذیر است. درخواست از مردم برای پیشنهاد پیشرفت ، اغلب می تواند منجر به سؤال بیشتر از راه حل ها شود. از تجربه من ، ایده هایی که از این سوال به دست می آورید ، به جای مشکلات واقعی ، “دلپذیر” تر هستند. این تنها بعد از اینکه چند ماه از این جلسات با تیم خود برگزار کرده اید و همه در همان صفحه هستند ، می توانید این سؤال را شروع کنید. در آن زمان ، مردم در حال حاضر به ایده های خود در حال پیشرفت هستند – حتی نیازی به سؤال ندارید.
در ابتدا ، متقاعد کردن مردم به شرکت در بحث های صادقانه می تواند چالش برانگیز باشد ، به خصوص در فرهنگ هایی که به طور آشکار به مشکلات اشاره می کنند ، به ویژه با مدیریت ، ممکن است احساس ناراحتی کنند. نکته مهم این است که تأکید کنیم که این بحث ها در مورد انتقاد از افراد بلکه در مورد بهبود فرآیندها نیست. با تمرکز روی راه حل ها ، جو به جای سرزنش ، به یکی از بازخورد های سازنده تبدیل می شود. “چرا” در پشت این جلسات باید از ابتدا به وضوح توضیح داده شود.
هنگامی که ما در مورد مسائل بحث کردیم ، وظایفی را برای حل قبل از جلسه بعدی اختصاص می دهیم. اگر یک توسعه دهنده با یک ابزار تلاش کند ، ما اطمینان حاصل خواهیم کرد که آنها منابع لازم را برای دستیابی به آن دارند. اگر ارتباطات در تیم فاقد آن باشد ، ما روی استراتژی های جدید کار خواهیم کرد. نکته مهم این است که با پیگیری های واضح در مورد راه حل ها ، جلسات عمل گرا را حفظ کنید.
در ابتدا ، متقاعد کردن مردم به اشتراک گذاری صریح دشوار بود ، اما اکنون ، این یک بخش اساسی از فرهنگ ما است. این جلسات فرصتی را برای تیم فراهم می کند تا نفس بکشد ، نگرانی ها را ابراز کند و از همه مهمتر ، مالکیت مشکلات و راه حل های آنها را بدست آورد. این رویکرد ساده اما مؤثر منجر به مزایای بلند مدت شده است ، نه تنها در بهره وری بلکه در روحیه و انسجام تیم.
بنابراین ، چرا من از جلسات کایزن قسم می خورم؟ آنها حرکت را ادامه می دهند. در دنیایی پر از مهلت و فشار مداوم ، از بین بردن تصویر بزرگتر آسان است. این تنظیمات کوچک و منظم ، ما را تراز می کند ، به ما کمک می کند تا مشکلات را قبل از اینکه سد های جاده ای شوند ، حل کنیم و اطمینان حاصل کنیم که دائماً در حال بهبود هستیم. و بیایید با آن روبرو شویم ، اکنون کمی شکایت می کنیم و پس از آن بهترین راه برای اتصال و نگه داشتن همه چیز به جلو است.
یکی از مزایای غیر منتظره این جلسات این است که آنها به افزایش آگاهی و پرداختن به بدهی فنی به مرور زمان کمک می کنند. با تشویق بازخورد منظم و مقابله با مسائل در هنگام بروز آنها ، می توانیم بدهی فناوری انباشته شده را به قطعات کوچکتر و قابل کنترل تر برسانیم و حل کنیم.
به عنوان CTO ، فهمیدم که جلسات کایزن بهترین راه برای تقویت مالکیت واقعی در هر یک از اعضای تیم است. هنگامی که مردم احساس می کنند تأثیر مستقیمی بر روند تجارت ، محصول و تولید دارند ، آنها می دانند که همه با چالش هایی روبرو هستند و همیشه جایی برای پیشرفت وجود دارد. این جلسات یک پیام واضح ارسال می کند: به عنوان یک تیم ، ما این قدرت را داریم که هر هفته زندگی کار خود را بدبخت کنیم.
برای بهبود روند تولید تیم خود چه اقداماتی انجام می دهید؟ من دوست دارم رویکرد شما را بشنوم.
