Summarize this content to 300 words in Persian Lang
بایگانی رسانه های اجتماعی یک مؤلفه مهم برنامه ریزی انطباق برای آژانس های دولتی ، موسسات مالی ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی و سایر صنایع تنظیم شده است. این تضمین می کند که ارتباطات عمومی حفظ ، در دسترس و ایمن – محافظت از سازمان ها در برابر خطرات قانونی ، حسابرسی ها و آسیب های شهرت.
کانال های اجتماعی یک انجمن برای برقراری ارتباط با نمایندگان و عموم مردم است. آنها دقیقاً مانند هر ارتباط عمومی دیگر ، در معرض سوابق باز و قوانین اصلاحیه اول قرار دارند.
محتوای ارسال شده در صفحات رسانه های اجتماعی دولت ، به طور پیش فرض ، از نظر عمومی در دسترس است. اما قوانین سوابق باز به بایگانی داده های بسیار دقیق تر از آنچه خود سکوهای اجتماعی می توانند ارائه دهند ، نیاز دارند. آژانس ها باید اطمینان حاصل کنند که داده های رسانه های اجتماعی آنها برای دسترسی توسط شهروندان و روزنامه نگاران بایگانی شده است.
خواندن را ادامه دهید تا دریابید که چگونه با یک گردش کار بایگانی هوشمند مطابقت داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر در مورد نقش رسانه های اجتماعی در ارتباطات عمومی ، این مقاله را بررسی کنید رسانه های اجتماعی و سیاستبشر
شماره 1 ابزار رسانه های اجتماعی برای دولت
شهروندان را با تنها ابزاری درگیر کنید که برقراری ارتباط ، ارائه خدمات و مدیریت بحران ها را آسان می کند.
یک نسخه ی نمایشی رزرو کنید
بایگانی رسانه های اجتماعی برای سازمان های دولتی جزء قوانین سوابق باز است. رسانه های اجتماعی یک انجمن عمومی است و باید به همین ترتیب بایگانی شود.
یک بایگانی مناسب از محتوای و ارتباطات رسانه های اجتماعی شما همچنین به شما امکان می دهد تا به درخواست های Ediscovery ، سوابق عمومی و آزادی اطلاعات (FOIA) پاسخ دهید. اگر با یک چالش اصلاحیه اول روبرو هستید ، به نظرات اجتماعی بایگانی شده نیز نیاز دارید.
الگوها و ابزارهای رایگان
بارگیری مجموعه رایگان ابزارهای رسانه های اجتماعی که به طور خاص برای دولت طراحی شده اند – از جمله ایده ها و الگوهای ارسال برای سیاست های رسانه های اجتماعی ، استراتژی ها ، گزارش ها و ارتباطات بحران.
اکنون بارگیری کنید
مقررات بایگانی رسانه های اجتماعی براساس دولت ، کشور و صنعت متفاوت است. با این حال ، یکی از مؤلفه های متداول این است که رسانه های اجتماعی به طور کلی بخشی از سوابق عمومی در نظر گرفته می شوند ، منوط به حفظ و حفظ حریم خصوصی خاص.
سازمان های تنظیم شده – مانند سازمان های دولتی ، موسسات مالی ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی و مؤسسات آموزشی – نیاز به حفظ بایگانی محتوای رسانه های اجتماعی ، از جمله پست ها ، نظرات ، پیام های مستقیم و مکالمات دارند. این سوابق باید برای ممیزی ها ، درخواست های اطلاعات عمومی و کشف قانونی در دسترس باشد.
در حالی که الزامات خاص براساس بخش متفاوت است ، بیشتر مقررات شامل موارد زیر است:
- مجموعه ابرداده. ضبط جدول زمانی ، اطلاعات کاربر و جزئیات دستگاه برای هر پست و نظر.
- حفظ قالب اصلیبشر حفظ محتوا دقیقاً همانطور که هنگام انتشار ظاهر شد ، از جمله ویرایش ها و حذف ها.
- دوره حفظبشر ذخیره سوابق برای یک دوره تعریف شده قانونی ، که از نظر صلاحیت و صنعت متفاوت است.
- نظر بایگانیبشر حفظ نظرات ، حتی اگر ویرایش ، حذف یا پنهان شوند.
- ضبط متنیبشر حفظ کل موضوعات مکالمه ، نه فقط نظرات منزوی.
- محل دادهبشر ذخیره داده ها در مناطق جغرافیایی خاص برای رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی.
مقررات بایگانی خاص صنعت
در اینجا نحوه استفاده از الزامات بایگانی در بخش های کلیدی آورده شده است:
- دولتبشر در ایالات متحده ، قانون آزادی اطلاعات (FOIA) با محتوای رسانه های اجتماعی به عنوان بخشی از سوابق عمومی رفتار می کند. آژانس های فدرال ، ایالتی و شهرداری باید پست ها و نظرات اجتماعی را بایگانی کنند تا قوانین سوابق باز را رعایت کنند
- امور مالی مؤسسات مالی باید از دستورالعمل های SEC و FINRA پیروی کنند ، که برای اهداف حسابرسی نیاز به بایگانی کلیه محتوای تبلیغاتی از جمله رسانه های اجتماعی دارند. به عنوان مثال ، قوانین FINRA در دستورالعمل های رسانه های اجتماعی آن شرح داده شده است.
- مراقبت های بهداشتیبشر تحت HIPAA ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی باید محتوای اجتماعی را که شامل اطلاعات بیمار است ، بایگانی کند ، در حالی که حتماً حفظ حریم خصوصی و امنیت را حفظ می کند.
- آموزش. مدارس و دانشگاه ها باید با FERPA مطابقت داشته باشند ، که با ارتباطات رسانه های اجتماعی در مورد دانش آموزان به عنوان بخشی از سوابق آموزشی خود رفتار می کند.
هر حوزه قضایی همچنین مقررات مربوط به حریم خصوصی را اجرا می کند که نحوه بایگانی سازمانها و به اشتراک گذاشتن محتوای رسانه های اجتماعی را شکل می دهد
به عنوان مثال ، دولت بریتیش کلمبیا دستورالعمل هایی را برای استفاده دولت از رسانه های اجتماعی دارد. اینها مشخص می کنند که مباحث زیر محدودیت است:
- هر چیزی که در حال حاضر از طریق سیستم دادگاه عبور می کند
- اطلاعات محرمانه مانند مشاوره سیاست و پیش نویس قانون
- اطلاعات مربوط به اشخاص ثالث قابل شناسایی بدون مجوز قانونی
مشارکت شهروندان می تواند مردم را به اشتراک گذاری اطلاعات شخصی در رسانه های اجتماعی ترغیب کند. این امر به ویژه هنگامی که افراد عکس به اشتراک می گذارند صادق است. این یک منطقه به ویژه مهم است که باید هنگام فکر کردن در مورد جمع آوری داده ها و بایگانی در نظر بگیرید.
انطباق رسانه های اجتماعی یک چالش مداوم برای همه سازمان های دولتی است. به خصوص برای کسانی که درگیر مشارکت فعال شهروندان هستند.
الزامات مدیریت سوابق به این معنی است که شما به یک استراتژی جامع برای بایگانی رسانه های اجتماعی نیاز دارید. این تضمین می کند که تمام سوابق مورد نیاز خود را دارید:
- مطابق با قانون
- به درخواست های FOIA پاسخ دهید ،
- به چالش های اصلاحیه اول ، و
- شفافیت در دولت را بهبود بخشید.
سیاست ها و رویه های بایگانی رسانه های اجتماعی را تنظیم کنید
مانند هر استراتژی خوب رعایت نظارتی ، سیستم بایگانی شما باید بر روی یک پایه محکم ساخته شود. خط مشی ها و رویه های بایگانی شما پشتیبانی هایی است که بر روی آنها ساخته شده است.
در هنگام ایجاد سیاست های خود ، یک بررسی کامل درباره قانون قابل اجرا در حوزه قضایی خود انجام دهید تا مطمئن شوید که همه جزئیات را رعایت می کنید.
به عنوان مثال ، سیاست های حریم خصوصی و داده های عمومی استرالیا نیاز به بایگانی محتوای اجتماعی در مراکز داده استرالیا دارد. این بدان معناست که آژانس های دولتی استرالیا فقط می توانند با راه حل های بایگانی که گزینه های ذخیره سازی داده در استرالیا دارند – مانند برولی ، که در ناب فالوور ساخته شده است – کار کنند.
سیاست ها و رویه های بایگانی خود را در دستورالعمل های کلی رسانه های اجتماعی خود بسازید. به این ترتیب ، کلیه کارمندانی که با رسانه های اجتماعی سر و کار دارند ، در همه زمان ها دسترسی آسان به فعلی ترین سیاست های شما دارند.
حتماً یک فرایند روشن برای تصویب حساب های جدید رسانه های اجتماعی را درج کنید. هرچه بیشتر از آژانس شما استفاده کند ، بیشتر به بایگانی نیاز دارید. آیا هر بخش به کانال های رسانه های اجتماعی خود احتیاج دارد؟ شاید آنها این کار را انجام دهند ، اما برای هر حساب جدید باید یک هدف استراتژیک وجود داشته باشد. قبل از اینکه هر حساب جدید به صورت زنده ادامه یابد ، حتماً آن را به روند بایگانی خود اضافه کنید.
تمام محتوای رسانه های اجتماعی را ضبط و حفظ کنید
همانطور که در بالا گفتیم ، محتوای رسانه های اجتماعی بخشی از سوابق عمومی محسوب می شود. این شامل تمام ارتباطات رسانه های اجتماعی در کانالهای اجتماعی یا با کانال های اجتماعی شما است.
شاید تعجب کنید که چرا به بایگانی ویژه محتوای رسانه های اجتماعی خود نیاز دارید. از این گذشته ، این امر به طور عمومی در حساب های اجتماعی شما در دسترس است. با این حال ، خود سیستم عامل های رسانه های اجتماعی شرکت های بخش خصوصی هستند. آنها مشمول قوانین سوابق باز نیستند. این بدان معناست که هیچ تضمینی وجود ندارد که سیستم عامل های اجتماعی محتوای شما را برای همیشه حفظ کنند.
به علاوه ، اگر تا به حال محتوا را حذف یا ویرایش کرده اید ، باید سابقه ای از این تغییرات را حفظ کنید. قوانین سوابق باز شما را ملزم به بایگانی هر نسخه یا هر پست ارائه شده به عموم می کند.
شما همچنین به سابقه ای از تمام نظرات ساخته شده در حساب های اجتماعی خود نیاز دارید. این حتی اگر مجبور شوید آن نظرات را به دلایلی مانند:
- شناسایی اطلاعات ،
- تهدیدهای خشونت ،
- کراهت ،
- و غیره
همچنین باید در نظر بگیرید که افراد ممکن است نظرات خود را حذف یا ویرایش کنند. شما هنوز هم در بایگانی خود به آنها احتیاج دارید. بدون راه حل بایگانی ، شما هیچ راهی برای بازیابی اظهار نظر تشکیل دهنده که آنها از صفحه شما حذف می کنند ، ندارید.
علاوه بر قوانین مربوط به حفظ ثبت ، در صورت بروز اولین چالش اصلاحیه ، باید از سازمان خود محافظت کنید. این بدان معناست که شما به بایگانی همه نظرات حذف شده یا پنهان نیاز دارید.
نظرات ارسال شده به حساب های اجتماعی آژانس دولتی رسمی به طور کلی تحت حمایت های اصلاحیه اول قرار می گیرد. خط مشی رسانه های اجتماعی شما باید شامل یک سیاست استفاده قابل قبول باشد که نشان می دهد چه نوع نظرات ممکن است حذف شود و چرا. بایگانی شما سپس به شما امکان می دهد اثبات کنید که علت حذف وجود دارد.
شما حتی باید سابقه ای از کلیه مطالبی را که در آن برچسب گذاری شده یا ذکر شده است ، نگه دارید زیرا این امر می تواند به عنوان ارتباط باشد. نظارت بر رسانه های اجتماعی ، یا توجه به محتوایی که در آن برچسب خورده یا ذکر شده اید ، بهترین روش برای همه کاربران رسانه های اجتماعی است. این یک روش مهم برای درک مکالمه در مورد شما آنلاین است. برای سازمان های دولتی بسیار مهم است.
به عبارت دیگر ، شما به ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت نیاز دارید. این تنها راه برای بایگانی کامل مکالمه با نمایندگان و رعایت قانون است.
به عنوان یک نکته جانبی ، تعیین اجتماعی به عنوان یک سوابق عمومی به این معنی است که شما نمی توانید مردم را از پیروی از حساب های اجتماعی آژانس دولتی خود باز کنید. بایگانی بخشی از رعایت قوانین سوابق عمومی است ، اما به هیچ وجه کل تصویر نیست. پست وبلاگ دقیق ما را برای همه چیزهایی که باید در مورد انطباق سازمان های دولتی با استفاده از رسانه های اجتماعی بدانید ، بررسی کنید.
وبینار رایگان برای سازمان های دولتی
در ضمن جلوگیری از خطرات امنیتی و انطباق ، در رسانه های اجتماعی رشد کنید. یاد بگیرید که چگونه با نمایندگان خود ارتباط برقرار کنید ، بازخورد جمع کنید ، به بحران ها پاسخ دهید، و بیشتر
اکنون تماشا کنید
شامل ابرداده و اطلاعات متنی
قوانین سوابق باز در بسیاری از حوزه های قضایی شما را ملزم به حفظ محتوای رسانه های اجتماعی با ابرداده و اطلاعات متنی می کند. به عنوان مثال ، دادگاه های ایالات متحده به طور کلی دریافتند که تصاویر به تنهایی سابقه کافی از موضوع نظرات نیستند.
چرا؟ از آنجا که یک تصویر فقط یک تصویر است و می توان تصاویر را ویرایش کرد. به همین دلیل بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت باید شامل ابرداده و اطلاعات متنی باشد.
بیایید ابتدا به ابرداده نگاه کنیم. ابرداده در صفحه رسانه های اجتماعی قابل مشاهده نیست. اما در پس زمینه تمام محتوای آنلاین زندگی می کند. ابرداده اطلاعات مربوط به هر پست و نظر را ضبط می کند ، از جمله:
- چه کسی آن را ارسال کرده است
- دقیقاً وقتی آنها آن را ارسال کردند (Timestamp)
- از چه دستگاهی استفاده می کردند
این بدان معناست که می توانید به عنوان مثال ، اگر یک نفر از چندین حساب برای ارسال پاسخ های متعدد از همان دستگاه استفاده می کند ، ببینید. مهمتر از همه ، همه این ابرداده ها با هم به آژانس شما اجازه می دهند تا ثابت کند که سوابق موجود در بایگانی شما معتبر است. این نشان می دهد که آنها کامل هستند و اصلاح نشده اند. بدون ابرداده ، یک پرونده بایگانی رسانه های اجتماعی بعید است که در دادگاه پذیرفته شود.
اطلاعات متنی زمینه ای را که در آن نظر انجام می شود ، ضبط می کند. زمینه مهم است زیرا به شما کمک می کند تا هدف کامل آنچه را که ارسال شده است ، ضبط کند. محتوا همچنین می تواند بینشی در مورد اینکه چرا یک نظر باید حذف یا پنهان شود ، فراهم کند.
به عنوان مثال ، به نظر می رسد که یک اظهار نظر مستقل هیچ دلیلی برای حذف ندارد. اما در مورد محتوای موضوع نظرات چیست؟ اگر مؤلفه ها به یکدیگر پاسخ دهند ، این اظهار نظر ممکن است اطلاعات شناسایی شده در مورد شخص ثالث را که مقررات حریم خصوصی را نقض می کند یا تهدیدی را برای مفسران دیگر نشان می دهد ، ارائه دهد.
یک بایگانی با ابرداده کامل و اطلاعات متنی به شما امکان می دهد تا یک مکالمه کامل در رسانه های اجتماعی را بازسازی کنید. شما جزئیات و محتوایی را خواهید داشت که در غیر این صورت از بین می روند.
محتوای بایگانی شده را در دسترس و قابل جستجو قرار دهید
نکته اصلی بایگانی اطلاعات سوابق باز این است که می توانید به آن دسترسی پیدا کرده و آن را به شهروندان یا روزنامه نگاران ارائه دهید که درخواست قانون آزادی اطلاعات را ارائه می دهند. برای این کار ، بایگانی شما باید توسط اعضای مناسب تیم خود ایمن باشد اما به راحتی در دسترس باشد.
همچنین باید قابل جستجو باشد تا در صورت درخواست بتوانید تمام مطالب مربوطه را پیدا کنید. ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت باید شامل قابلیت های جستجوی پیشرفته باشد. شما باید با استفاده از کلمات کلیدی خاص یا داده های کاربر بتوانید محتوا را از یک محدوده تاریخ خاص پیدا کنید. امکان برچسب گذاری محتوا و اضافه کردن یادداشت ها در بایگانی نیز در صورت نیاز به بازیابی محتوای اجتماعی مفید است.
باز هم ، مهم است که بتوانید به محتوای و نظرات پنهان یا حذف شده دسترسی پیدا کنید. این امر به ویژه در مورد چالش اصلاحیه اول صادق است. زمینه کامل برای تأیید هرگونه تصمیم در مورد حذف تفسیر عمومی از صفحه شما مهم است.
عدم رعایت با FOIA یا چالش حقوقی می تواند عواقب قانونی و مالی جدی داشته باشد. یک بایگانی کامل و آسان برای محافظت از آژانس شما در برابر دادخواستها و سایر اقدامات مجازاتی کمک می کند.
جایزه؟ یک بایگانی دقیق و قابل جستجو به شما کمک می کند تا نظر و روند سؤال را درک کنید. اینها ممکن است نشان دهد که شما باید منابع بیشتری را در مورد یک برنامه یا خط مشی خاص ایجاد کنید.
گزارش روندهای اجتماعی برای سازمان های دولتی
آخرین داده ها را مشاهده کنید و روندهای برتر رسانه های اجتماعی خاص برای دولت را کشف کنید – و یک استراتژی را تهیه کنید که نمایندگان شما را خوشحال و درگیر کند.
گزارش را دریافت کنید
روند خود را به طور مرتب حسابرسی کنید
رسانه های اجتماعی سریع تغییر می کنند. قوانین رسانه های اجتماعی به همان سرعت حرکت نمی کند ، اما نمی توانید فرض کنید که این برای همیشه یکسان خواهد ماند. ابزارهای موجود برای بایگانی محتوای رسانه های اجتماعی و بهبود انطباق همچنان در حال تحول هستند.
این بدان معناست که شما باید مرتباً روند بایگانی خود را مرور کنید. شما می توانید انتخاب کنید که “به طور منظم” برای سازمان خود به چه معنی است ، اما حداقل سه ماهه برای حسابرسی کامل رسانه های اجتماعی برنامه ریزی کنید.
برای آژانس های دولتی ، که حسابرسی رسانه های اجتماعی باید شامل حسابرسی از فرآیند و رویه های بایگانی شما باشد.
اطمینان حاصل کنید که هر حساب جدید رسانه های اجتماعی به سیستم بایگانی شما اضافه شده است. سیاست ها و رویه های بایگانی را با کارکنان قدیمی و جدید مرور کنید. به کسی در تیم خود اختصاص دهید تا هرگونه تغییر در قانون را کنترل کند. اگر هنوز به آنها پرداخته نشده است ، حتماً این موارد را در بررسی های منظم بیان کنید.
بایگانی رسانه های اجتماعی با ناب فالوور
هنگام انتخاب ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی خود برای انطباق دولت ، مهم است که با یک فروشنده قابل اعتماد و مطمئن همکاری کنید. برای اطمینان از امنیت داده های دولت و شهروندان ، دولت ایالات متحده به کلیه خدمات ابری که توسط آژانس های فدرال استفاده می شود برای تصویب برنامه فدرال ریسک و مدیریت مجوز ، با نام FedRamp نیاز دارد.
ناب فالوور مجاز فدراپ است. این ناب فالوور را به عنوان یک راه حل بایگانی رسانه های اجتماعی دولتی با دوام مناسب معرفی می کند. ناب فالوور همچنین الزامات FCA ، IIROC ، SEC ، PCI ، AMF و MIFID II را برآورده می کند. به همین دلیل بیش از 2،000 سازمان دولتی و بخش دولتی از ناب فالوور برای مدیریت رسانه های اجتماعی خود استفاده می کنند.
ناب فالوور برای حفظ امنیت حضور در رسانه های اجتماعی دولت خود با راه حل های انطباق مانند Proofpoint و Brolly ادغام می شود. Brolly به طور خاص یک بایگانی ایمن با محتوای اجتماعی از جمله زمینه ، ابرداده ، پیوندها ، تصاویر و فیلم ها ایجاد می کند.
پست ها و نظرات جدید رسانه های اجتماعی ، از جمله ویرایش ها ، حذف ها و نظرات پنهان ، به طور خودکار در زمان واقعی بایگانی می شوند.
این عملکرد در زمان واقعی مهم است زیرا افراد می توانند هنگام مشارکت در یک بحث داغ ، نظر خود را به سرعت تغییر دهند. شما نیاز به سابقه ای از نظرات دارید که فقط در چند لحظه در صفحه شما ظاهر می شود.
در داخل بایگانی ، می توانید از برچسب زدن ، یادداشت ها و جستجوی پیشرفته استفاده کنید تا اطلاعات مورد نیاز برای رعایت درخواست های ضبط FOIA یا کشف قانونی را پیدا کنید. همچنین می توانید بایگانی خود را به ERDMS خود ، به صورت دستی یا در یک برنامه خودکار صادر کنید.
مؤلفه ها را آگاه و درگیر کنید و بایگانی را در رسانه های اجتماعی با ناب فالوور مدیریت کنید. برنامه ریزی و انتشار محتوا در هر شبکه ، نظارت بر مکالمات مربوطه ، و اندازه گیری احساسات عمومی در مورد برنامه ها و سیاست ها با گوش دادن و تجزیه و تحلیل اجتماعی در زمان واقعی.
شروع کردن
بایگانی رسانه های اجتماعی یک مؤلفه مهم برنامه ریزی انطباق برای آژانس های دولتی ، موسسات مالی ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی و سایر صنایع تنظیم شده است. این تضمین می کند که ارتباطات عمومی حفظ ، در دسترس و ایمن – محافظت از سازمان ها در برابر خطرات قانونی ، حسابرسی ها و آسیب های شهرت.
کانال های اجتماعی یک انجمن برای برقراری ارتباط با نمایندگان و عموم مردم است. آنها دقیقاً مانند هر ارتباط عمومی دیگر ، در معرض سوابق باز و قوانین اصلاحیه اول قرار دارند.
محتوای ارسال شده در صفحات رسانه های اجتماعی دولت ، به طور پیش فرض ، از نظر عمومی در دسترس است. اما قوانین سوابق باز به بایگانی داده های بسیار دقیق تر از آنچه خود سکوهای اجتماعی می توانند ارائه دهند ، نیاز دارند. آژانس ها باید اطمینان حاصل کنند که داده های رسانه های اجتماعی آنها برای دسترسی توسط شهروندان و روزنامه نگاران بایگانی شده است.
خواندن را ادامه دهید تا دریابید که چگونه با یک گردش کار بایگانی هوشمند مطابقت داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر در مورد نقش رسانه های اجتماعی در ارتباطات عمومی ، این مقاله را بررسی کنید رسانه های اجتماعی و سیاستبشر
شماره 1 ابزار رسانه های اجتماعی برای دولت
شهروندان را با تنها ابزاری درگیر کنید که برقراری ارتباط ، ارائه خدمات و مدیریت بحران ها را آسان می کند.
یک نسخه ی نمایشی رزرو کنید
بایگانی رسانه های اجتماعی برای سازمان های دولتی جزء قوانین سوابق باز است. رسانه های اجتماعی یک انجمن عمومی است و باید به همین ترتیب بایگانی شود.
یک بایگانی مناسب از محتوای و ارتباطات رسانه های اجتماعی شما همچنین به شما امکان می دهد تا به درخواست های Ediscovery ، سوابق عمومی و آزادی اطلاعات (FOIA) پاسخ دهید. اگر با یک چالش اصلاحیه اول روبرو هستید ، به نظرات اجتماعی بایگانی شده نیز نیاز دارید.
الگوها و ابزارهای رایگان
بارگیری مجموعه رایگان ابزارهای رسانه های اجتماعی که به طور خاص برای دولت طراحی شده اند – از جمله ایده ها و الگوهای ارسال برای سیاست های رسانه های اجتماعی ، استراتژی ها ، گزارش ها و ارتباطات بحران.
اکنون بارگیری کنید
مقررات بایگانی رسانه های اجتماعی براساس دولت ، کشور و صنعت متفاوت است. با این حال ، یکی از مؤلفه های متداول این است که رسانه های اجتماعی به طور کلی بخشی از سوابق عمومی در نظر گرفته می شوند ، منوط به حفظ و حفظ حریم خصوصی خاص.
سازمان های تنظیم شده – مانند سازمان های دولتی ، موسسات مالی ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی و مؤسسات آموزشی – نیاز به حفظ بایگانی محتوای رسانه های اجتماعی ، از جمله پست ها ، نظرات ، پیام های مستقیم و مکالمات دارند. این سوابق باید برای ممیزی ها ، درخواست های اطلاعات عمومی و کشف قانونی در دسترس باشد.
در حالی که الزامات خاص براساس بخش متفاوت است ، بیشتر مقررات شامل موارد زیر است:
- مجموعه ابرداده. ضبط جدول زمانی ، اطلاعات کاربر و جزئیات دستگاه برای هر پست و نظر.
- حفظ قالب اصلیبشر حفظ محتوا دقیقاً همانطور که هنگام انتشار ظاهر شد ، از جمله ویرایش ها و حذف ها.
- دوره حفظبشر ذخیره سوابق برای یک دوره تعریف شده قانونی ، که از نظر صلاحیت و صنعت متفاوت است.
- نظر بایگانیبشر حفظ نظرات ، حتی اگر ویرایش ، حذف یا پنهان شوند.
- ضبط متنیبشر حفظ کل موضوعات مکالمه ، نه فقط نظرات منزوی.
- محل دادهبشر ذخیره داده ها در مناطق جغرافیایی خاص برای رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی.
مقررات بایگانی خاص صنعت
در اینجا نحوه استفاده از الزامات بایگانی در بخش های کلیدی آورده شده است:
- دولتبشر در ایالات متحده ، قانون آزادی اطلاعات (FOIA) با محتوای رسانه های اجتماعی به عنوان بخشی از سوابق عمومی رفتار می کند. آژانس های فدرال ، ایالتی و شهرداری باید پست ها و نظرات اجتماعی را بایگانی کنند تا قوانین سوابق باز را رعایت کنند
- امور مالی مؤسسات مالی باید از دستورالعمل های SEC و FINRA پیروی کنند ، که برای اهداف حسابرسی نیاز به بایگانی کلیه محتوای تبلیغاتی از جمله رسانه های اجتماعی دارند. به عنوان مثال ، قوانین FINRA در دستورالعمل های رسانه های اجتماعی آن شرح داده شده است.
- مراقبت های بهداشتیبشر تحت HIPAA ، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی باید محتوای اجتماعی را که شامل اطلاعات بیمار است ، بایگانی کند ، در حالی که حتماً حفظ حریم خصوصی و امنیت را حفظ می کند.
- آموزش. مدارس و دانشگاه ها باید با FERPA مطابقت داشته باشند ، که با ارتباطات رسانه های اجتماعی در مورد دانش آموزان به عنوان بخشی از سوابق آموزشی خود رفتار می کند.
هر حوزه قضایی همچنین مقررات مربوط به حریم خصوصی را اجرا می کند که نحوه بایگانی سازمانها و به اشتراک گذاشتن محتوای رسانه های اجتماعی را شکل می دهد
به عنوان مثال ، دولت بریتیش کلمبیا دستورالعمل هایی را برای استفاده دولت از رسانه های اجتماعی دارد. اینها مشخص می کنند که مباحث زیر محدودیت است:
- هر چیزی که در حال حاضر از طریق سیستم دادگاه عبور می کند
- اطلاعات محرمانه مانند مشاوره سیاست و پیش نویس قانون
- اطلاعات مربوط به اشخاص ثالث قابل شناسایی بدون مجوز قانونی
مشارکت شهروندان می تواند مردم را به اشتراک گذاری اطلاعات شخصی در رسانه های اجتماعی ترغیب کند. این امر به ویژه هنگامی که افراد عکس به اشتراک می گذارند صادق است. این یک منطقه به ویژه مهم است که باید هنگام فکر کردن در مورد جمع آوری داده ها و بایگانی در نظر بگیرید.
انطباق رسانه های اجتماعی یک چالش مداوم برای همه سازمان های دولتی است. به خصوص برای کسانی که درگیر مشارکت فعال شهروندان هستند.
الزامات مدیریت سوابق به این معنی است که شما به یک استراتژی جامع برای بایگانی رسانه های اجتماعی نیاز دارید. این تضمین می کند که تمام سوابق مورد نیاز خود را دارید:
- مطابق با قانون
- به درخواست های FOIA پاسخ دهید ،
- به چالش های اصلاحیه اول ، و
- شفافیت در دولت را بهبود بخشید.
سیاست ها و رویه های بایگانی رسانه های اجتماعی را تنظیم کنید
مانند هر استراتژی خوب رعایت نظارتی ، سیستم بایگانی شما باید بر روی یک پایه محکم ساخته شود. خط مشی ها و رویه های بایگانی شما پشتیبانی هایی است که بر روی آنها ساخته شده است.
در هنگام ایجاد سیاست های خود ، یک بررسی کامل درباره قانون قابل اجرا در حوزه قضایی خود انجام دهید تا مطمئن شوید که همه جزئیات را رعایت می کنید.
به عنوان مثال ، سیاست های حریم خصوصی و داده های عمومی استرالیا نیاز به بایگانی محتوای اجتماعی در مراکز داده استرالیا دارد. این بدان معناست که آژانس های دولتی استرالیا فقط می توانند با راه حل های بایگانی که گزینه های ذخیره سازی داده در استرالیا دارند – مانند برولی ، که در ناب فالوور ساخته شده است – کار کنند.
سیاست ها و رویه های بایگانی خود را در دستورالعمل های کلی رسانه های اجتماعی خود بسازید. به این ترتیب ، کلیه کارمندانی که با رسانه های اجتماعی سر و کار دارند ، در همه زمان ها دسترسی آسان به فعلی ترین سیاست های شما دارند.
حتماً یک فرایند روشن برای تصویب حساب های جدید رسانه های اجتماعی را درج کنید. هرچه بیشتر از آژانس شما استفاده کند ، بیشتر به بایگانی نیاز دارید. آیا هر بخش به کانال های رسانه های اجتماعی خود احتیاج دارد؟ شاید آنها این کار را انجام دهند ، اما برای هر حساب جدید باید یک هدف استراتژیک وجود داشته باشد. قبل از اینکه هر حساب جدید به صورت زنده ادامه یابد ، حتماً آن را به روند بایگانی خود اضافه کنید.
تمام محتوای رسانه های اجتماعی را ضبط و حفظ کنید
همانطور که در بالا گفتیم ، محتوای رسانه های اجتماعی بخشی از سوابق عمومی محسوب می شود. این شامل تمام ارتباطات رسانه های اجتماعی در کانالهای اجتماعی یا با کانال های اجتماعی شما است.
شاید تعجب کنید که چرا به بایگانی ویژه محتوای رسانه های اجتماعی خود نیاز دارید. از این گذشته ، این امر به طور عمومی در حساب های اجتماعی شما در دسترس است. با این حال ، خود سیستم عامل های رسانه های اجتماعی شرکت های بخش خصوصی هستند. آنها مشمول قوانین سوابق باز نیستند. این بدان معناست که هیچ تضمینی وجود ندارد که سیستم عامل های اجتماعی محتوای شما را برای همیشه حفظ کنند.
به علاوه ، اگر تا به حال محتوا را حذف یا ویرایش کرده اید ، باید سابقه ای از این تغییرات را حفظ کنید. قوانین سوابق باز شما را ملزم به بایگانی هر نسخه یا هر پست ارائه شده به عموم می کند.
شما همچنین به سابقه ای از تمام نظرات ساخته شده در حساب های اجتماعی خود نیاز دارید. این حتی اگر مجبور شوید آن نظرات را به دلایلی مانند:
- شناسایی اطلاعات ،
- تهدیدهای خشونت ،
- کراهت ،
- و غیره
همچنین باید در نظر بگیرید که افراد ممکن است نظرات خود را حذف یا ویرایش کنند. شما هنوز هم در بایگانی خود به آنها احتیاج دارید. بدون راه حل بایگانی ، شما هیچ راهی برای بازیابی اظهار نظر تشکیل دهنده که آنها از صفحه شما حذف می کنند ، ندارید.
علاوه بر قوانین مربوط به حفظ ثبت ، در صورت بروز اولین چالش اصلاحیه ، باید از سازمان خود محافظت کنید. این بدان معناست که شما به بایگانی همه نظرات حذف شده یا پنهان نیاز دارید.
نظرات ارسال شده به حساب های اجتماعی آژانس دولتی رسمی به طور کلی تحت حمایت های اصلاحیه اول قرار می گیرد. خط مشی رسانه های اجتماعی شما باید شامل یک سیاست استفاده قابل قبول باشد که نشان می دهد چه نوع نظرات ممکن است حذف شود و چرا. بایگانی شما سپس به شما امکان می دهد اثبات کنید که علت حذف وجود دارد.
شما حتی باید سابقه ای از کلیه مطالبی را که در آن برچسب گذاری شده یا ذکر شده است ، نگه دارید زیرا این امر می تواند به عنوان ارتباط باشد. نظارت بر رسانه های اجتماعی ، یا توجه به محتوایی که در آن برچسب خورده یا ذکر شده اید ، بهترین روش برای همه کاربران رسانه های اجتماعی است. این یک روش مهم برای درک مکالمه در مورد شما آنلاین است. برای سازمان های دولتی بسیار مهم است.
به عبارت دیگر ، شما به ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت نیاز دارید. این تنها راه برای بایگانی کامل مکالمه با نمایندگان و رعایت قانون است.
به عنوان یک نکته جانبی ، تعیین اجتماعی به عنوان یک سوابق عمومی به این معنی است که شما نمی توانید مردم را از پیروی از حساب های اجتماعی آژانس دولتی خود باز کنید. بایگانی بخشی از رعایت قوانین سوابق عمومی است ، اما به هیچ وجه کل تصویر نیست. پست وبلاگ دقیق ما را برای همه چیزهایی که باید در مورد انطباق سازمان های دولتی با استفاده از رسانه های اجتماعی بدانید ، بررسی کنید.
وبینار رایگان برای سازمان های دولتی
در ضمن جلوگیری از خطرات امنیتی و انطباق ، در رسانه های اجتماعی رشد کنید. یاد بگیرید که چگونه با نمایندگان خود ارتباط برقرار کنید ، بازخورد جمع کنید ، به بحران ها پاسخ دهید، و بیشتر
اکنون تماشا کنید
شامل ابرداده و اطلاعات متنی
قوانین سوابق باز در بسیاری از حوزه های قضایی شما را ملزم به حفظ محتوای رسانه های اجتماعی با ابرداده و اطلاعات متنی می کند. به عنوان مثال ، دادگاه های ایالات متحده به طور کلی دریافتند که تصاویر به تنهایی سابقه کافی از موضوع نظرات نیستند.
چرا؟ از آنجا که یک تصویر فقط یک تصویر است و می توان تصاویر را ویرایش کرد. به همین دلیل بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت باید شامل ابرداده و اطلاعات متنی باشد.
بیایید ابتدا به ابرداده نگاه کنیم. ابرداده در صفحه رسانه های اجتماعی قابل مشاهده نیست. اما در پس زمینه تمام محتوای آنلاین زندگی می کند. ابرداده اطلاعات مربوط به هر پست و نظر را ضبط می کند ، از جمله:
- چه کسی آن را ارسال کرده است
- دقیقاً وقتی آنها آن را ارسال کردند (Timestamp)
- از چه دستگاهی استفاده می کردند
این بدان معناست که می توانید به عنوان مثال ، اگر یک نفر از چندین حساب برای ارسال پاسخ های متعدد از همان دستگاه استفاده می کند ، ببینید. مهمتر از همه ، همه این ابرداده ها با هم به آژانس شما اجازه می دهند تا ثابت کند که سوابق موجود در بایگانی شما معتبر است. این نشان می دهد که آنها کامل هستند و اصلاح نشده اند. بدون ابرداده ، یک پرونده بایگانی رسانه های اجتماعی بعید است که در دادگاه پذیرفته شود.
اطلاعات متنی زمینه ای را که در آن نظر انجام می شود ، ضبط می کند. زمینه مهم است زیرا به شما کمک می کند تا هدف کامل آنچه را که ارسال شده است ، ضبط کند. محتوا همچنین می تواند بینشی در مورد اینکه چرا یک نظر باید حذف یا پنهان شود ، فراهم کند.
به عنوان مثال ، به نظر می رسد که یک اظهار نظر مستقل هیچ دلیلی برای حذف ندارد. اما در مورد محتوای موضوع نظرات چیست؟ اگر مؤلفه ها به یکدیگر پاسخ دهند ، این اظهار نظر ممکن است اطلاعات شناسایی شده در مورد شخص ثالث را که مقررات حریم خصوصی را نقض می کند یا تهدیدی را برای مفسران دیگر نشان می دهد ، ارائه دهد.
یک بایگانی با ابرداده کامل و اطلاعات متنی به شما امکان می دهد تا یک مکالمه کامل در رسانه های اجتماعی را بازسازی کنید. شما جزئیات و محتوایی را خواهید داشت که در غیر این صورت از بین می روند.
محتوای بایگانی شده را در دسترس و قابل جستجو قرار دهید
نکته اصلی بایگانی اطلاعات سوابق باز این است که می توانید به آن دسترسی پیدا کرده و آن را به شهروندان یا روزنامه نگاران ارائه دهید که درخواست قانون آزادی اطلاعات را ارائه می دهند. برای این کار ، بایگانی شما باید توسط اعضای مناسب تیم خود ایمن باشد اما به راحتی در دسترس باشد.
همچنین باید قابل جستجو باشد تا در صورت درخواست بتوانید تمام مطالب مربوطه را پیدا کنید. ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی برای دولت باید شامل قابلیت های جستجوی پیشرفته باشد. شما باید با استفاده از کلمات کلیدی خاص یا داده های کاربر بتوانید محتوا را از یک محدوده تاریخ خاص پیدا کنید. امکان برچسب گذاری محتوا و اضافه کردن یادداشت ها در بایگانی نیز در صورت نیاز به بازیابی محتوای اجتماعی مفید است.
باز هم ، مهم است که بتوانید به محتوای و نظرات پنهان یا حذف شده دسترسی پیدا کنید. این امر به ویژه در مورد چالش اصلاحیه اول صادق است. زمینه کامل برای تأیید هرگونه تصمیم در مورد حذف تفسیر عمومی از صفحه شما مهم است.
عدم رعایت با FOIA یا چالش حقوقی می تواند عواقب قانونی و مالی جدی داشته باشد. یک بایگانی کامل و آسان برای محافظت از آژانس شما در برابر دادخواستها و سایر اقدامات مجازاتی کمک می کند.
جایزه؟ یک بایگانی دقیق و قابل جستجو به شما کمک می کند تا نظر و روند سؤال را درک کنید. اینها ممکن است نشان دهد که شما باید منابع بیشتری را در مورد یک برنامه یا خط مشی خاص ایجاد کنید.
گزارش روندهای اجتماعی برای سازمان های دولتی
آخرین داده ها را مشاهده کنید و روندهای برتر رسانه های اجتماعی خاص برای دولت را کشف کنید – و یک استراتژی را تهیه کنید که نمایندگان شما را خوشحال و درگیر کند.
گزارش را دریافت کنید
روند خود را به طور مرتب حسابرسی کنید
رسانه های اجتماعی سریع تغییر می کنند. قوانین رسانه های اجتماعی به همان سرعت حرکت نمی کند ، اما نمی توانید فرض کنید که این برای همیشه یکسان خواهد ماند. ابزارهای موجود برای بایگانی محتوای رسانه های اجتماعی و بهبود انطباق همچنان در حال تحول هستند.
این بدان معناست که شما باید مرتباً روند بایگانی خود را مرور کنید. شما می توانید انتخاب کنید که “به طور منظم” برای سازمان خود به چه معنی است ، اما حداقل سه ماهه برای حسابرسی کامل رسانه های اجتماعی برنامه ریزی کنید.
برای آژانس های دولتی ، که حسابرسی رسانه های اجتماعی باید شامل حسابرسی از فرآیند و رویه های بایگانی شما باشد.
اطمینان حاصل کنید که هر حساب جدید رسانه های اجتماعی به سیستم بایگانی شما اضافه شده است. سیاست ها و رویه های بایگانی را با کارکنان قدیمی و جدید مرور کنید. به کسی در تیم خود اختصاص دهید تا هرگونه تغییر در قانون را کنترل کند. اگر هنوز به آنها پرداخته نشده است ، حتماً این موارد را در بررسی های منظم بیان کنید.
بایگانی رسانه های اجتماعی با ناب فالوور
هنگام انتخاب ابزارهای بایگانی رسانه های اجتماعی خود برای انطباق دولت ، مهم است که با یک فروشنده قابل اعتماد و مطمئن همکاری کنید. برای اطمینان از امنیت داده های دولت و شهروندان ، دولت ایالات متحده به کلیه خدمات ابری که توسط آژانس های فدرال استفاده می شود برای تصویب برنامه فدرال ریسک و مدیریت مجوز ، با نام FedRamp نیاز دارد.
ناب فالوور مجاز فدراپ است. این ناب فالوور را به عنوان یک راه حل بایگانی رسانه های اجتماعی دولتی با دوام مناسب معرفی می کند. ناب فالوور همچنین الزامات FCA ، IIROC ، SEC ، PCI ، AMF و MIFID II را برآورده می کند. به همین دلیل بیش از 2،000 سازمان دولتی و بخش دولتی از ناب فالوور برای مدیریت رسانه های اجتماعی خود استفاده می کنند.
ناب فالوور برای حفظ امنیت حضور در رسانه های اجتماعی دولت خود با راه حل های انطباق مانند Proofpoint و Brolly ادغام می شود. Brolly به طور خاص یک بایگانی ایمن با محتوای اجتماعی از جمله زمینه ، ابرداده ، پیوندها ، تصاویر و فیلم ها ایجاد می کند.
پست ها و نظرات جدید رسانه های اجتماعی ، از جمله ویرایش ها ، حذف ها و نظرات پنهان ، به طور خودکار در زمان واقعی بایگانی می شوند.
این عملکرد در زمان واقعی مهم است زیرا افراد می توانند هنگام مشارکت در یک بحث داغ ، نظر خود را به سرعت تغییر دهند. شما نیاز به سابقه ای از نظرات دارید که فقط در چند لحظه در صفحه شما ظاهر می شود.
در داخل بایگانی ، می توانید از برچسب زدن ، یادداشت ها و جستجوی پیشرفته استفاده کنید تا اطلاعات مورد نیاز برای رعایت درخواست های ضبط FOIA یا کشف قانونی را پیدا کنید. همچنین می توانید بایگانی خود را به ERDMS خود ، به صورت دستی یا در یک برنامه خودکار صادر کنید.
مؤلفه ها را آگاه و درگیر کنید و بایگانی را در رسانه های اجتماعی با ناب فالوور مدیریت کنید. برنامه ریزی و انتشار محتوا در هر شبکه ، نظارت بر مکالمات مربوطه ، و اندازه گیری احساسات عمومی در مورد برنامه ها و سیاست ها با گوش دادن و تجزیه و تحلیل اجتماعی در زمان واقعی.
شروع کردن
