جابه‌جایی به فهرست‌های مایکروسافت، خداحافظی با فهرست‌های SharePoint Online

اعلامیه اخیر مایکروسافت در مورد ویژگی های جدید در Microsoft Lists کار با لیست ها را بسیار ساده تر و آسان تر کرده است. روزهای مبارزه برای گروه بندی فیلدها یا فیلتر کردن ستون ها بدون اینکه به یاد داشته باشید کدام یک را انتخاب کرده اید، گذشته است. و چه کسی اطلاعات و داده ها را از دست نداده است زیرا ستون هایی که ایجاد کرده اند نشان داده نمی شوند؟

ویژگی جدید اصلاح داده‌های درون خطی به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را در خود نمای فهرست، بدون نیاز به باز کردن یک فرم یا صفحه جداگانه، تغییر دهند. علاوه بر این، یک فرم تمام صفحه جدید به صورت مدال معرفی شده است که یک رابط بهبود یافته برای ایجاد و اصلاح عناصر لیست ارائه می دهد. عملکرد تولید فرم‌های ورود داده‌های مناسب برای مخاطبان مختلف نیز بهبود یافته است و ایجاد فهرست‌های خاص برای نیازهای خاص را متنوع‌تر می‌کند. این به‌روزرسانی‌ها گام بزرگی در بهبود تجربه کاربری برای مدیریت داده‌ها در فهرست‌های مایکروسافت برداشته‌اند.

در نهایت، قالب‌های فهرست با جریان‌های Power Automate یکپارچه، موارد استفاده بسیار غنی‌تری را ممکن می‌سازد، و کاربران دیگر مجبور نیستند هر جریانی را که پیاده‌سازی کرده‌اند، به‌صورت دستی تکرار کنند.

به طور خلاصه، این یک اعلامیه بزرگ با بسیاری از ویژگی‌های جدید است که اجرای الزامات خود را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها آسان‌تر می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد ابزار قدرتمندی مانند Microsoft Lists را در دست داشته باشند.

سناریوهای عملی برای استفاده از ویژگی های جدید Microsoft Lists

ما به دو مورد استفاده عملی از لیست های مایکروسافت برای مدیریت منابع انسانی خواهیم پرداخت: موارد استفاده از استخدام و انتخاب و مورد استفاده از صندوق پستی شکایت. با بررسی این سناریوهای خاص، می‌توانیم درک بهتری از نحوه استفاده مؤثر از فهرست‌های مایکروسافت برای ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی و بهبود کارایی کلی به دست آوریم. این مثال‌ها تطبیق پذیری فهرست‌های مایکروسافت را نیز به نمایش می‌گذارند که می‌توانند برای رفع نیازهای منحصربه‌فرد بخش‌ها و سازمان‌های مختلف طراحی شوند.

مورد استفاده از استخدام و گزینش

این متن توضیح می دهد که چگونه لیست های مایکروسافت می توانند برای مدیریت فرآیند انتخاب برای متقاضیان کار استفاده شوند. این فرآیند معمولاً با ارسال رزومه خود به شرکتی که دارای موقعیت آزاد است آغاز می شود. بسیاری از شرکت ها فرمی در وب سایت خود دارند که در آن داوطلبان می توانند اطلاعات شخصی خود را وارد کرده و رزومه خود را پیوست کنند.

متن نشان می دهد که Microsoft Lists می تواند ابزار مفیدی برای مدیریت این فرآیند باشد. با این حال، عوامل خاصی مانند دسترسی خارجی به شرکت و قابل مشاهده بودن اطلاعات سایر نامزدها باید در نظر گرفته شوند. این عناصر را می توان از طریق گزینه های موجود در مستاجر برای اشتراک گذاری با کاربران خارجی و سپس با تنظیمات خود لیست پیکربندی کرد.

نوآوری در سفارشی سازی فرم درخواست برای نامزدها است. Microsoft Lists این ویژگی را برای طراحی فرم‌های مختلف، یکی برای کاربران خارجی و دیگری برای کارمندان داخلی، برای ساده‌سازی مجموعه داده‌های خاص، مانند اطلاعات شخصی، تجربه کاری، و مدارک، با فیلدهای (ستون‌ها)، آرم‌ها، رنگ‌ها و سایر عناصر طراحی که با برند و نیازهای سازمان همسو هستند. این قابلیت سفارشی‌سازی می‌تواند تجربه کاربری را برای متقاضیان و استخدام‌کنندگان بهبود بخشد و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط برای هر فرآیند استخدام را آسان‌تر کند.

مورد استفاده از صندوق پستی شکایت

ایجاد صندوق پستی شکایت با Microsoft Lists بسیار ساده تر شد. مانند مورد قبلی، ایجاد لیستی که در آن کارمندان می توانند اطلاعاتی را که مرتبط می دانند اضافه کنند، توسط طرف مسئول پیگیری کنند و به نتیجه نهایی برسند، اکنون بسیار ساده تر است.

علاوه بر پیکربندی لیست، بیایید یک فرآیند گام به گام را برای پیگیری شکایتی که کارمند می‌خواهد ارسال کند، تصور کنیم. پیاده سازی یک Power Automate که همه این مراحل را منعکس می کند با لیست مرتبط خواهد بود. علاوه بر این، می‌توانیم فرمی ایجاد کنیم که فرآیند را شروع کرده و نوع شناسی آن را تعیین کند. همچنین می‌توانیم فرم‌های بیشتری را برای هر یک از مراحل جریان ایجاد کنیم: بررسی، تأیید، جزئیات بیشتر و غیره.

در نهایت، لیست را می توان به عنوان یک الگوی لیست ذخیره کرد که به هر تیم، بخش یا منطقه اجازه می دهد صندوق پستی شکایت خود را مدیریت کند.

بنابراین، آیا شیرپوینت آنلاین راهی برای مردن است؟

شیرپوینت آنلاین یک ابزار عالی با هدف تسهیل مدیریت اسناد و اطلاعات یک شرکت است. با این حال، وقتی نوبت به مدیریت محتوا می رسد، کارمندان باید یک کار انتزاعی سطح بالاتر را انجام دهند تا تعیین کنند که در کجا نیاز خود را قرار دهند، یعنی در کدام سایت شیرپوینت باید لیست ها، کتابخانه ها، اسناد و غیره ایجاد کنند. همانطور که می بینیم، پیچیدگی است. بدون هیچ اقدامی هنوز افزایش یافته است.

اینجاست که Microsoft Lists به بهبود تجربه کاربر کمک می کند. فهرست‌های مایکروسافت نیازی به ساختار اضافی برای قرار گرفتن در آن ندارند. فهرست‌ها را می‌توان در لحظه، سریع و با تجربه کاربری غنی ایجاد کرد.

اگر می خواهیم به مقایسه ویژگی های مشابه ادامه دهیم، بیایید به نحوه مدیریت اطلاعات نگاه کنیم. با معرفی فرم‌ها به صورت مدال، امکان انتخاب ستون‌هایی که می‌خواهیم در فرم نمایش داده شود و ایجاد چندین فرم با توجه به مخاطبان مختلف که به لیست دسترسی دارند، Microsoft Lists مزیت آشکاری نسبت به SharePoint Online دارد که هنوز هم این کار را انجام می‌دهد. اجازه هیچ یک از این قابلیت ها را نمی دهد (یا، حداقل، نمی دانم که آیا آنها نیز گنجانده خواهند شد).

اگر منصف باشیم، باید بگوییم که Microsoft Lists بر پایه شیرپوینت آنلاین است. ما نمی توانیم فراموش کنیم که این کودک از لیست های موجود در شیرپوینت آنلاین متولد شده است. و، نباید فراموش کنیم که Microsoft Lists کاملاً با سایت های SharePoint Online سازگار است، به این معنی که لیست هایی که در Microsoft Lists ایجاد می کنیم می توانند در سایت های SharePoint Online زندگی کنند.

فهرست های مایکروسافت ایجاد شده در محفظه “فهرست های من” در سایت شخصی شما به صورت زنده هستند. این سایت شخصی هنوز هم یک سایت شیرپوینت آنلاین است، بنابراین از نظر فنی، تمام لیست های ایجاد شده در لیست های مایکروسافت در یک سایت شیرپوینت آنلاین قرار دارند.

به نظر واضح است که وزن شیرپوینت آنلاین در مدیریت داده ها و اطلاعات به سمت لیست های مایکروسافت تغییر خواهد کرد. غیرقابل انکار است که مجموعه ای از ویژگی ها، پیشرفت ها و ترکیبات موجود در Microsoft Lists بسیار بیشتر از مواردی است که برای SharePoint Online نشان داده شده است. بنابراین می توان فهمید که مایکروسافت روی Microsoft Lists به عنوان ابزار اصلی کارمندان برای مدیریت داده های خود شرط بندی می کند.

برای جمع کردن

لیست های مایکروسافت چند سال پیش ظاهر شد و باعث ایجاد یک اختلال کوچک در شیرپوینت آنلاین شد و مدیریت داده ها را از آن حذف کرد. به لطف توانایی آن در تقلید یا تقلید از عملکردهای لیست های شیرپوینت بدون نیاز به ایجاد مجموعه سایت، با اجتناب از عناصر فنی بیشتر که برای کارمندان منطقی نیست، تجربه کاربر را بهبود می بخشد.

از سوی دیگر، SharePoint Online به دلیل قابلیت های ارائه شده در Microsoft Lists، دامنه خود را کاهش می دهد. ما می‌توانیم استنباط کنیم که مایکروسافت چگونه روی دومی شرط‌بندی می‌کند و شیرپوینت را به عنوان یک مدیر اسناد معمولی (با فهرست‌های ممکن برای دسته‌بندی و طبقه‌بندی اسناد) رها می‌کند. همچنین، به نظر می رسد که مایکروسافت شرط بندی کرده است که شیرپوینت به لطف گنجاندن Copilot و سایر عناصر مانند ویدیوها، یک مدیر محتوای وب قدرتمند باشد.

برای نتیجه گیری، من فکر می کنم ما باید از مایکروسافت پیروی کنیم و روی استفاده از لیست های مایکروسافت شرط بندی کنیم. و راه حل های پیچیده با مجموعه های سایت، سایت ها و غیره را پشت سر بگذارید که فقط فعالیت ها و وظایف کارمندان را پیچیده می کند. بیایید شیرپوینت را به عنوان ابزاری برای ذخیره اسناد و محتوای وب با قابلیت های غنی تر در نظر بگیریم.

منابع

فراموش نکنید که اگر مقاله را با دوستان و همکاران خود به اشتراک بگذارید، اگر دوست دارید روی قلب کلیک کنید، یا برای به اشتراک گذاشتن نظر خود در مورد مقاله، اگر می خواهید مطالب بیشتری اضافه کنید یا شما می خواهید هر یک از آنها را روشن کنید.