چگونه یک دفترچه بسازیم

بنابراین شما یک مهندس هستید ، و شما وظیفه ساخت یک دفترچه را برای ثبت حرکات وجوه در سکو خود دارید. ساختن یک سیستم لد کاری قوی و قابل اعتماد ممکن است مانند یک چالش مهندسی دشوار به نظر نرسد ، اما درک خوب از شیوه های حسابداری می تواند به شما کمک کند از تله های پنهان خاصی که می تواند حسابداری شما را منحرف کند ، جلوگیری کنید.

در این مقاله ، ما می خواهیم برخی از الگوهای ضد الگوی متداول را در طراحی لجر که دیده ایم ، قدم بزنیم ، به آن تله های پنهان اشاره کنیم و شما را با اصول حسابداری مورد نیاز برای جلوگیری از این تله ها ، مسلح کنیم. شما در هیچ زمان سیستم های لجر قوی تر ، قابل اعتماد و شنیدنی را اجرا خواهید کرد.

سناریو

بیایید تصور کنیم که ما در حال ایجاد یک بازار آنلاین هستیم تا افراد بتوانند کالاهای دست دوم خود را خریداری و بفروشند. فروشندگان می توانند کالایی را برای فروش به صورت رایگان لیست کنند ، و ما وقتی شخص دیگری آن را خریداری می کند ، کمیسیون 10 ٪ از قیمت فروش را می گیریم.

علاوه بر این فرض کنید که باب دارای گیتار 100 دلار است ، و آلیس – اولین مشتری ما! – می خواهید آن را بخرید. او 100 دلار از طریق یک پردازنده پرداخت به ما منتقل می کند و پس از تأیید دریافت گیتار ، ما 90 دلار به باب آزاد می کنیم و کمیسیون 10 دلار خود را می گیریم. چگونه باید این معاملات را داخلی نمایندگی کنیم؟

رهبر صفر وارد

شاید یکی از متداول ترین راه های مدیریت معاملات ، داشتن یک جدول با مانده حساب برای هر کاربر باشد. در اینجا نمونه ای از آنچه ممکن است چنین جدول به نظر برسد ، آورده شده است. در همان ابتدا ، همه حساب ها تعادل صفر خواهند داشت.

برای اینکه آلیس گیتار باب را بخرد ، ابتدا باید مبلغ کل فروش را به سکو پرداخت کند. ما پس از دریافت تأیید از پردازنده پرداخت ، مانده حساب او را به روز خواهیم کرد:

دو روز بعد ، آلیس دریافت گیتار را تأیید می کند ، و ما می توانیم وجوه را برای فروشنده به علاوه کمیسیون خود آزاد کنیم. برای ثبت نتیجه فروش ، مانده حساب حساب آلیس را به 0 دلار ، مانده حساب باب به 90 دلار و افزایش مانده حساب کمیسیون 10 دلار به روز می کنیم.

یکی از دلایلی که این مدل به طور معمول مستقر شده است این است که ساده و سر راست است – هیچ وقت سؤالی در مورد اینکه هر تراز حساب در هر زمان معین چیست ، وجود ندارد ، درست در آنجا در جدول است!

بله ، اما …

این به عنوان رهبری صفر وارد می شود زیرا ما جزئیات معاملات فردی را ضبط نمی کنیم ، فقط نتایج نهایی. این آسان است ، اما … این مدل حسابداری بسیار ناقص است و یک خطر تجاری قابل توجه را نشان می دهد.

چرا؟ چون مانده ها هستند قابل تغییربشر هیچ چیزی در طراحی این دفترچه وجود ندارد تا از اشکال موجود در کد شما (یا یک بازیگر مخرب ، برای این موضوع) جلوگیری کند ، به سادگی یک حساب حساب را به طور نادرست به روز کنید.

به عنوان مثال فرض کنید ، در محاسبه کمیسیون اشکالی وجود داشته است ، و در هنگام به روزرسانی مانده حساب فروشنده ، یک کمیسیون 10 ٪ محاسبه می شود ، اما 12 ٪ هنگام به روزرسانی مانده حساب کمیسیون ، بنابراین ما پس از فروش گیتار مانند این ، با تعادل نهایی به پایان می رسیم:

اکنون 2 دلار اضافی در سیستم وجود دارد که تا زمانی که تعادل را با آنچه در حساب بانکی واقعی ما وجود دارد ، تشخیص نمی دهیم. و هنگامی که فهمیدیم که 2 دلار اضافی در دفترچه خود داریم ، ما کاملاً قادر به پاسخگویی به سؤالات مهم نیستیم مانند: این 2 دلار از کجا آمده است؟ در کدام حساب یا حساب کاربری وجود دارد؟ چگونه به آنجا رسید؟ آیا این یک اشتباه بود یا این کلاهبرداری است؟

در اصل ، با یک دفترچه صفر وارد ، ما کور پرواز می کنیم. ما نمی توانیم قبل از آشتی ، رانش را در دفترچه خود تشخیص دهیم. و ما به سادگی اطلاعات کافی در مورد معاملات خود را ذخیره نمی کنیم تا درک کنیم که چگونه هرگونه رانش را تصحیح کنیم. این یک وضعیت بسیار خطرناک است که ما خودمان را در آن قرار داده ایم.

اما ما می توانیم با ضبط معاملات فردی به جای مانده حساب در دفترچه خود ، بسیاری از این مشکلات را حل کنیم. بیایید ببینیم که چگونه این کار می کند.

دفترچه های یکپارچه

مرحله منطقی بعدی که بسیاری از توسعه دهندگان از آن استفاده می کنند ، به روزرسانی سیستم به یک دفترچه تک وارده ، دفترچه ای است که اطلاعات مربوط به معاملات فردی را ذخیره می کند.

به جای مانده حساب ، یک دفترچه تک وارده اطلاعات مربوط به معاملات فردی را به داخل و خارج از یک حساب ضبط می کند. مانده حساب بر اساس کلیه معاملات مربوط به آن حساب محاسبه می شود.

اگر تا به حال مجبور شده اید یک دفترچه چک را متعادل کنید ، یا بودجه ریزی خانگی را انجام داده اید ، این نمونه هایی از دفترچه های تک ورودی است. بیشتر مشاغل کوچک-به ویژه مشاغل فقط به صورت نقدی کار می کنند-از رهبران تک ورودی برای مدیریت حسابداری خود استفاده کنید.

بیایید نمونه ای از خرید گیتار آلیس را از باب برگردانیم و ببینیم که چگونه آن را در یک دفترچه تک وارده ضبط می کنیم.

اکنون اطلاعات بیشتری داریم. ما می توانیم ببینیم که آلیس در 20 فوریه ، هنگامی که کارت وی را با قیمت 100 دلار شارژ کردیم ، فروش را آغاز کرد. سپس ، آلیس دریافت گیتار را در 22 فوریه تأیید کرد ، در این مرحله ما وجوه را از حساب او منتشر کردیم و حساب باب 90 دلار و کمیسیون های ما 10 دلار اعتبار داد.

علاوه بر این ، ما می توانیم جریان پول را به وضوح ببینیم. برخلاف یک دفترچه ورود صفر ، یک دفترچه تک وارده است تغییر پذیربشر اضافه کردن یک معامله جدید ، به جای نوشتن داده های موجود ، یک خط جدید ایجاد می کند. این به ما امکان می دهد تا زمانی را به هر معامله وصل کنیم ، بنابراین می توانیم ببینیم که چگونه دفترچه با گذشت زمان تکامل یافته است. این به ما امکان می دهد تا برخی از ردیابی های اساسی وجوه را انجام دهیم ، که برای تشخیص و تصحیح رانش در دفترچه در هنگام آشتی مهم است.

خارج از جنگل نیست

اگرچه ما در حال ضبط اطلاعات اضافی هستیم که به ما امکان می دهد بدترین مشکلات مربوط به ورود به سیستم صفر را کاهش دهیم ، اما دفترچه ای تک وارده هنوز محدودیت های قابل توجهی دارد. به ویژه ، به عنوان منبع حقیقت ما در مورد معاملات که از سیستم ما عبور می کند ، هنوز هم مستعد خطاهای ورود است که تا زمان آشتی قابل تشخیص نیست.

بیایید به مثال بالا برگردیم که به اشتباه 12 ٪ کمیسیون خود را محاسبه می کنیم. پس از آشتی ، می توانیم متوجه شویم که بیش از 2 دلار در حساب کمیسیون ها است ، زیرا ما آن معامله را ثبت کردیم. این هنوز هم می تواند اتفاق بیفتد زیرا هیچ محدودیتی در نحوه ضبط معاملات خود وجود ندارد. و ، رهبران دنیای واقعی تمایل به کمی ظرافت دارند و پس از داشتن میلیون ها حساب با یکدیگر ، همیشه آسان نخواهد بود.

علاوه بر این ، ما هنوز راهی برای تشخیص این خطا نداریم تا اینکه آشتی را انجام نداده ایم. خوب است اگر بتوانیم زودتر آن را تشخیص دهیم (و تصحیح کنیم). ما هنوز به داده های بیشتری احتیاج داریم.

سؤال دیگری وجود دارد که ما نمی توانیم به آن پاسخ دهیم ، این که افراد دارایی ما بسیار باید بتوانند پاسخ دهند: کدام مانده دارایی است و بدهی ها کدام است؟ ما 100 دلار در بانک داریم – این یک دارایی است. اما ما به باب 90 دلار (و حساب کمیسیون ها 10 دلار) بدهکار هستیم – این بدهی ها هستند. اما این به هیچ وجه در دفترچه ما رمزگذاری نشده است ، بنابراین حسابداران ما نمی توانند ترازنامه ای برای تجارت ما ایجاد کنند ، و آنها نمی توانند به ما بگویند که آیا کتابهای ما از تعادل خارج هستند یا خیر. به نظر می رسد که وقتی در واقع ما به رنگ قرمز کار می کنیم ، با پول نقد شستشو می دهیم.

رهبر دوتایی

دفترچه های دو ورودی ایده ضبط معامله را به صورت جداگانه می گیرند ، اما یک محدودیت مهم را اضافه می کنند که باید برای هر معامله به صورت ضبط شده اعمال شود: تغییر در یک حساب همیشه باید با تغییر مخالف در حساب دیگر متعادل شود. این محدودیت تضمین می کند که ما هرگز معامله ای را که باعث می شود پول از آن خارج شود یا در هوای نازک ناپدید نشویم ، بر خلاف مدل های ساده تر که در بالا مورد بحث قرار گرفت ، ثبت نمی کنیم.

برای انجام این کار ، ما دو جزئیات را به دفترچه خود اضافه خواهیم کرد. ابتدا ستون “مبلغ” را به ستون های “بدهی” و “اعتبار” تقسیم می کنیم. دوم ، ما هر حساب را به عنوان یک دارایی یا یک مسئولیت عنوان می کنیم. هر حساب کاربری که برای شخص دیگری مانند مشتریان ما پول نگه می دارد ، یک مسئولیت است. هر حسابی که درآمد داشته باشد ، مانند حساب کمیسیون های ما ، یک مسئولیت نیز در نظر گرفته می شود (حداقل تا زمانی که ما فروشندگان را پرداخت نکردیم). هر حسابی که نشان دهنده پول نقد واقعی در دست ما باشد ، یک دارایی است.

در مرحله بعد ، ما باید دو قانون مهم را برای ضبط معاملات یادداشت کنیم.

قانون اول این است که:

Assets = Liabilities

کمی متفاوت ، هر معامله باید حاوی یک یا چند بدهی باشد ، یک یا چند اعتبار ، و کل این بدهی ها باید با کل این اعتبارات برابر باشد.

این تضمین می کند که پس از ثبت هر معامله ، هنگامی که ما دارایی ها را جمع می کنیم و بدهی ها را جمع می کنیم ، این موارد با یکدیگر برابر خواهند بود. اینگونه است که ما اطمینان حاصل می کنیم که هنگام ضبط معامله ، هیچ خطایی ایجاد نشده است.

قانون دوم این است که:

• A *debit* increases an asset, or decreases a liability.

• A *credit* decreases an asset, or increases a liability.

این قانون به ما می گوید که چگونه می توان هر معامله را به درستی ضبط کرد و چگونه می توان به درستی از دارایی ها و بدهی ها را جمع کرد.

سرانجام ، کمی اصطلاحات اضافی. حسابی که یک دارایی را نشان می دهد “بدهی عادی” نامیده می شود ، زیرا بدهی ها ارزش حساب را افزایش می دهند. حسابی که یک مسئولیت را نشان می دهد “اعتبار عادی” نامیده می شود ، زیرا اعتبار ارزش حساب را افزایش می دهد. بنابراین ، توجه داشته باشیم که حساب پرداخت تنها حساب بدهی-عادی ما است. باقیمانده اعتباری طبیعی است.

بیایید این ایده ها را به کار بیاوریم!

در 20 فوریه ، آلیس مبلغ 100 دلار به ما پرداخت می کند. اما ما فقط نمی توانیم ضبط کنیم که مانده آلیس 100 دلار افزایش یافته است – ما باید اعتبار و بدهی ها را متعادل کنیم! بنابراین ما یک حساب جدید ، حساب بانکی خود ، که در آن پول واریز شده است ، معرفی می کنیم. و از آنجا که این سرد ، پول نقد سخت در حساب بانکی ما است ، بنابراین یک دارایی است. به گفته این ، پول متعلق به آلیس است ، این پول ما نیست. بنابراین ما پرداخت کارت اعتباری وی را به عنوان بدهی به حساب بانکی (افزایش 100 دلار دارایی) و اعتبار به آلیس (افزایش 100 دلار در بدهی ها – ضبط می کنیم – زیرا ما این پول را به آلیس مدیون هستیم).

تا اینجای کار خیلی خوبه! بدهی های ما (100 دلار) با اعتبار ما (100 دلار) برابر است.

در مرحله بعد ، آلیس گیتار را دریافت می کند ، و ما وجوه را به باب (و کمیسیون خود می گیریم) آزاد می کنیم. از آنجا که ما می خواهیم پول را از حساب آلیس ، که به طور عادی و عادی است ، حذف کنیم ، ما 100 دلار پرداخت را به عنوان بدهی در حساب او علامت گذاری می کنیم. ما 90 دلار را به حساب باب واریز می کنیم ، که از آنجا که این نیز اعتبار و اعتبار است ، به عنوان یک اعتبار مشخص می شود. به همین ترتیب ، کمیسیون 10 دلاری ما به عنوان اعتبار در حساب کمیسیون مشخص شده است ، زیرا این امر نیز معتبر است.

در این معامله ، ما 100 دلار از حساب آلیس پرداخت کردیم و 90 دلار به حساب باب و 10 دلار به حساب کمیسیون ها پرداخت کردیم. بدهی های ما (100 دلار) با اعتبار ما (100 دلار) برای این معامله برابر است ، بنابراین معتبر است.

علاوه بر این ، ما می توانیم بعد از این دو معامله ببینیم که دارایی های ما با بدهی های ما برابر است. پس از اولین معامله دارایی های ما 100 دلار بود و بدهی های ما نیز 100 دلار بود. در معامله دوم ، بدهی به حساب آلیس 100 دلار به دارایی های ما اضافه می کند (زیرا ما دیگر به او این پول را بدهکار نیستیم ، زیرا او دیگر صاحب آن نیست ، و این پول را برای گیتار رد و بدل کرده است). اعتبار به حساب باب و حساب های کمیسیون یک مسئولیت است ، بنابراین ما 90 و 10 دلار به بدهی های خود اضافه می کنیم.

اکنون:

Assets = $100 + $100 = $200

و

Liabilities = $100 + $90 + $10 = $200

دارایی های ما مانند بدهی های ما باقی می مانند ، بنابراین می دانیم که همه چیز درست است!

چه چیزی به دست آورده ایم؟

اکنون می توانیم به طیف گسترده ای از سؤالات مهم در مورد حرکات پول ثبت شده در دفترچه ما پاسخ دهیم. به طور خاص ، ما می توانیم ضمانت های محکمی کسب کنیم که دفترچه ما عاری از رانش ناشی از ورود نادرست معاملات باشد ، زیرا محدودیت های رهبری دوتایی باعث می شود ایجاد یا نابودی پول با یک معامله نامعتبر غیرممکن باشد. البته ، اگر معامله ای ثبت نشده باشد ، یا بیش از یک بار ضبط نشده است ، هنوز هم می تواند اتفاق بیفتد ، اما این مشکلی برای خود دفترچه نیست.

علاوه بر این ، ما می توانیم هر دو طرف یک معامله را به وضوح ببینیم ، که قابلیت ردیابی وجوه را بسیار ساده تر می کند. ما با اطمینان می دانیم که 90 دلار در حساب باب به دلیل نحوه ثبت معاملات از حساب آلیس آمده است. حتی با توجه به معامله میلیون ها حساب ، هیچ وقت این سؤال وجود ندارد که پول در هر حساب از کجا آمده و چرا.

علاوه بر این ، از آنجا که ما تصویری کاملاً واضح از دارایی ها و بدهی های خود داریم ، حسابداران ما می توانند ترازنامه و سایر اسناد را ایجاد کنند تا به سرمایه گذاران و تنظیم کننده ها نشان دهند که همه چیز برای آن حساب می شود.

پایان

ایجاد یک سیستم لبریتی قوی ، مقیاس پذیر و قابل شنیدن به بیش از اصول مهندسی صدا نیاز دارد ، همچنین به درک اساسی از اصول حسابداری نیز نیاز دارد.

صفر ورود به سیستم ساده ترین اجرای است ، اما هیچ گونه اطمینان در برابر خطاها یا کلاهبرداری ها ارائه نمی دهد-ایجاد یا نابودی پول هنگام نوشتن مانده حساب بسیار آسان است. آنها همچنین هیچ اطلاعاتی در مورد چگونگی تغییر حساب ها با گذشت زمان ارائه نمی دهند و ردیابی حرکات وجوه را غیرممکن می کند.

دفترچه های تک ورودی فقط کمی پیچیده تر برای اجرای هستند ، زیرا شما در حال ضبط زنجیره ای از تغییرات تعادل حساب فردی با گذشت زمان هستید. این داده های تاریخی باعث می شود تا خطاها و کلاهبرداری ها تا حدودی آسان تر شود و امکان ردیابی حرکات وجوه را فراهم می کند.

دفترچه های دو ورودی استاندارد طلا برای ضبط معاملات هستند. ساختار محدود ورودی ها اطمینان داخلی را ارائه می دهد که هر معامله به درستی ثبت می شود و روشن می کند که پول از کجا می آید و از کجا هدایت می شود. احتمال خطا و پنهان کردن کلاهبرداری در دفترچه از دفترچه حذف می شود (اگرچه بدیهی است که روش های زیادی برای این اتفاق وجود دارد!) ، قابلیت ردیابی وجوه بسیار افزایش می یابد. و حسابداران ما اکنون می توانند اسناد مورد نیاز خود را برای اطمینان به سرمایه گذاران و تنظیم کننده هایی که تجارت ما به درستی فعالیت می کند ، تولید کنند.