نحوه استخدام دستیار مجازی (راهنمای مبتدیان)

اگرچه شروع یک کسب و کار یک تجربه هیجان انگیز است، اما معمولاً با این واقعیت دشوار همراه است که باید همه چیز را انجام دهید. شما نقش های زمان بندی، توسعه دهنده، نماینده خدمات مشتری و رویایی را با هم ترکیب می کنید.

این استراتژی چندوظیفه ای بسیار سخت علاوه بر اینکه سریع ترین روش برای توقف پیشرفت است، فرسودگی شغلی را نیز تشویق می کند. این فقط مقیاس پذیر نیست و مطمئناً پایدار نیست.

موفق ترین بنیانگذاران یک حقیقت مهم را می دانند: رشد نیازمند تفویض اختیار هوشمندانه است. اولین اقدام استراتژیک شما استخدام یک مدیر اجرایی سطح بالا نیست. این یک دستیار مجازی یا VA می آورد.

چه بخواهید سرعت شرکت را افزایش دهید یا تمرکز خود را بازیابی کنید، این کتاب کامل راه‌های آسانی را برای استخدام دستیار مجازی خلاقانه خود بیان می‌کند.

مرحله 1 – نیازهای خود را تعیین کنید و محدوده کار را مشخص کنید

قبل از ارسال هر گونه تبلیغات، مطمئن شوید که دقیقاً در مورد چه چیزی به کمک نیاز دارید. می توانید با برنامه ریزی از قبل در زمان صرفه جویی کنید و اطمینان حاصل کنید که نامزدی که انتخاب می کنید مهارت های مورد نیاز کسب و کار شما را دارد.

زمان خود را حسابرسی کنید و تنگناها را شناسایی کنید

با ممیزی زمان شروع کنید، یکی از ساده ترین و در عین حال قدرتمندترین تمرین ها. هر کاری را که انجام می دهید یادداشت کنید و به مدت یک هفته آن را در دفتر یادداشت کنید.

به زمان مورد نیاز و دفعات تکمیل توجه داشته باشید. این ممیزی به شما نشان می دهد که چگونه از زمان شما، گرانبهاترین منبع، در واقع استفاده می شود.

حجم کاری خود را دسته بندی و اولویت بندی کنید

وقتی ممیزی کامل شد، لیست خود را به سه دسته مجزا تقسیم کنید.

“فقط من می توانم انجام دهم” شامل استراتژی اصلی و تصمیم گیری در سطح بالا است. در نقطه مقابل “Can Be Automated” است که باید به دنبال آن با نرم افزار باشید.

دومین و مهمترین دسته، «باید انجام شود، اما نه توسط من». این فعالیت‌ها – فیلتر کردن ایمیل، صورت‌حساب، و راه‌اندازی جلسه – دقیق را تشکیل می‌دهند شرح شغل برای دستیار مجازی آینده شما

یک شرح شغل واضح و دقیق بنویسید

شرح شغل عمومی، نامزدهای عمومی را جذب می کند. در مورد آنچه که می‌خواهید این VA به صورت روزانه انجام دهد، چه ساعت‌هایی باید کار کنند، چه خروجی‌ای پیش‌بینی می‌شود و چه اهدافی به شما در رسیدن به شغلشان کمک می‌کنند، بسیار دقیق باشید.

مهارت ها، ابزارها و پلتفرم های مورد نیاز را مشخص کنید

اگر VA شما قرار است به شما رسیدگی کند ارتباط با مشتری، به طور واضح بیان می کنند که باید دانش حرفه ای در استفاده از پلتفرم هایی مانند Zendesk یا Intercom داشته باشند.

اگر کار آنها انجام کارهای طراحی گرافیکی ساده است، تأیید کنید که در استفاده از آن مهارت دارند کانوا. فهرست کردن ابزارهای خاص به عنوان یک غربالگری سریع برای کسانی که می توانند به زمین بخورند عمل می کند.

مرحله 2 – بودجه خود را تنظیم کنید و بستر استخدام مناسب را انتخاب کنید

منبع: Freepik

سرمایه گذاری در یک دستیار مجازی هزینه زیادی دارد، اما باید کاملاً واضح باشد طرح مالی و مکان مناسب برای به دست آوردن استعدادهای مورد نیاز را پیدا کنید.

چگونه یک بودجه واقعی VA را تعیین کنیم

نرخ های جبران VA می تواند بسیار متفاوت باشد. عواملی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از تجربه VA، مهارت های تخصصی و موقعیت جغرافیایی.

در مورد نرخ فعلی بازار برای نوع حمایتی که استخدام می کنید تحقیق کنید. همچنین باید در نظر داشته باشید که متخصصان بسیار ماهر ممکن است بتوانند شما را از اشتباهات پرهزینه نجات دهند یا حتی بعداً در وقت شما صرفه جویی کنند.

چرا استخدام یک VA یک سرمایه گذاری مالی است نه هزینه؟

همیشه مهم است که هزینه VA به عنوان یک سرمایه گذاری در نظر گرفته شود.

اگر ده ساعت در هفته ده ساعت از وقت شما را برای جذب یک مشتری جدید آزاد می کند، ارزش آن را دارد. تصور این است که خرج کردن باعث پول می شود.

کجا یک دستیار مجازی استخدام کنیم

دو مسیر اصلی برای استخدام وجود دارد و اینکه کدام مسیر را انتخاب می کنید به ترجیح شما در مورد ساختار و مدیریت بستگی دارد.

بازارهای فریلنسری (Upwork، Fiverr، و غیره)

سایت هایی مانند Upwork و Fiverr می توانند شما را با استعداد عظیمی از سراسر جهان مرتبط کنند. انعطاف پذیری زیادی از نظر انتخاب و تخصص ها نیز در این پلتفرم ها ارائه می شود.

شما مسئولیت کامل غربالگری، مصاحبه و فرآیندهای انطباق را بر عهده خواهید داشت. بنیانگذارانی که احساس راحتی در اجرای یک چرخه استخدامی کامل دارند، این خیابان را مناسب خواهند یافت.

آژانس های دستیار مجازی

آژانس‌ها همه کارهای سنگین را انجام می‌دهند: بررسی شدید VA، حقوق و دستمزد، و مالیات، به‌علاوه VAهای پشتیبان در زمانی که تماس اصلی شما خارج است.

این گزینه اغلب گرانتر است اما برای آرامش خاطر و مدیریت ساده توسط یک بنیانگذار پرمشغله بسیار ارزشمند است.

مرحله 3 – نمایش، مصاحبه، و آزمایش داوطلبان خود

منبع: Freepik

در روند بررسی عجله نکنید. ارزیابی مناسب برای یافتن یک شریک از راه دور مسئول و با صلاحیت بسیار مهم است که تجارت شما را با دقت اداره کند.

نحوه بررسی برنامه ها و نامزدهای قوی فهرست نهایی

توجه داشته باشید که یک نامزد چگونه درخواست می دهد. اگر در نامه او نیازهای خاص شرکت شما ذکر شده باشد، این یک نشانه عالی است. بلافاصله درخواست های عمومی را رد کنید.

بدیهی است که آن متقاضیان یک نامه عمومی به ده ها کارفرمای مختلف ارسال می کنند. فقط مواردی را فهرست کنید که به وضوح نشان می‌دهند که نیازهای کسب و کار شما را می‌دانند.

مهارت های ارتباطی را زود ارزیابی کنید

موفقیت هنگام کار از راه دور مستلزم برقراری ارتباط کتبی عالی است. حرفه ای بودن، وضوح و لحن کلی هر ارتباط نوشتاری را در نظر بگیرید.

دلیل حیاتی بودن این مهارت های ارتباطی این است که اکثریت قریب به اتفاق تعاملات شما نوشته می شود.

یک مصاحبه ویدیویی موثر انجام دهید

یک مصاحبه ویدئویی باید برای ارزیابی شخصیت، اعتماد به نفس و رویکرد حل مسئله انجام شود.

سوالات رفتاری را بدون هیچ محدودیتی مطرح کنید. بهترین مثال ممکن است «مشکلی را که با یک مشتری برخورد کردید توضیح دهید و چگونه برای حل آن ابتکار عمل کردید».

از سؤالات موقعیتی برای ارزیابی حل مسئله استفاده کنید

نمایش سناریوهای دنیای واقعی که متقاضی می تواند در موقعیت آینده خود با آنها روبرو شود.

به عنوان مثال، “اگر از شما بخواهم کاری را انجام دهید که نرم افزار یا دستورالعمل دقیقی برای آن ندارید، سه مرحله اول شما چه خواهد بود؟” این نشان دهنده خلاقیت و توانایی تحلیلی است.

یک پروژه تست پولی اختصاص دهید

یک تکلیف آزمون کوچک و پولی بهترین پیش بینی کننده عملکرد آینده است.

فعالیتی را انتخاب کنید که کاملاً یک وظیفه واقعی را که آنها انجام می دهند شبیه سازی کند. فقط مطمئن شوید که می توان آن را در کمتر از یک یا دو ساعت تکمیل کرد.

نتایج آزمون را فراتر از خروجی نهایی ارزیابی کنید

فقط خروجی نهایی آزمون را مرور نکنید.

پایبندی آنها به دستورالعمل ها، میزان ارتباط آنها در طول فرآیند و مطابقت آنها با ضرب الاجل را ارزیابی کنید.

فرآیند، به جای محصول نهایی، اخلاق کاری آنها را به بهترین شکل منعکس می کند.

مرحله 4 – VA جدید خود را وارد کنید و یک شراکت موفق بسازید

منبع: Freepik

استخدام فرد مناسب اولین قدم است، اما آسان نیست. تفویض اختیار موفقیت آمیز مستلزم یک استراتژی خوب تعریف شده و تعهد قوی برای کمک به VA جدید شماست.

ایجاد رویه های عملیاتی استاندارد (SOP)

شما نباید تصور کنید که VA شما می‌داند که چگونه می‌خواهید کار تکمیل شود.

دستورالعمل های دقیق برای هر اقدام تکراری بنویسید. اینها می توانند راهنماهای نوشتاری ساده یا فیلم های کوتاه صفحه نمایش شما در حال انجام کار باشند.

برای واضح تر کردن نقش ها و مسئولیت ها، بسیاری از بنیانگذاران نیز از آن استفاده می کنند نرم افزار org chart برای ترسیم بصری خطوط گزارش و مالکیت وظایف، به دستیاران مجازی اجازه می دهد تا از همان روز اول جایگاه خود را در جریان کار درک کنند.

فرآیندهای سند برای بهره وری بلند مدت

یک SOP کامل به عنوان یک مرجع برای VA عمل می کند و زمان صرف شده برای پاسخگویی مکرر به سوالات مشابه را بسیار کاهش می دهد. اسناد فرآیند یک دارایی همیشگی کسب و کار شما است.

دستورالعمل های ارتباطی شفاف را تنظیم کنید

دستورالعمل های روشنی در مورد چگونگی و زمان برقراری ارتباط ارائه دهید.

پلتفرم هایی را که برای کارهای فوری تر مانند Slack و آنهایی که برای کارهای کمتر فوری مانند ایمیل استفاده می شوند، فهرست کنید.

علاوه بر این، از یک تک استفاده کنید نرم افزار مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف و پیشرفت.

یک ریتم ثابت ورود ایجاد کنید

به برنامه منظم جلسات پایبند باشید. این ممکن است یک چک کردن متنی روزانه پنج دقیقه‌ای بسیار سریع برای هماهنگ کردن اولویت‌ها، و پس از آن هفته‌ای تا حدودی طولانی‌تر باشد. چت تصویری برای بحث در مورد پیشرفت و ارائه زمینه بیشتر. ثبات باعث ایجاد همسویی در مشارکت های راه دور می شود.

از کوچک شروع کنید و بازخورد عملی ارائه دهید

در ابتدا بیش از چند کار اصلی را به آنها محول نکنید. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تمرکز کنند، بر فرآیندها تسلط پیدا کنند و از طریق موفقیت‌های اولیه اعتماد به نفس خود را ایجاد کنند. هفته های اولیه برای کالیبراسیون متقابل بسیار مهم هستند.

از بازخورد سازنده برای بهبود عملکرد استفاده کنید

با تمجید از وظایفی که به خوبی انجام شده است، آزاد باشید و با آرامش و به وضوح مواردی را که نیاز به تعدیل دارند تصحیح کنید. VA شما کاملاً به جهت شما متکی است تا استانداردهای شخصی شما را برآورده کند.

نتیجه گیری

استخدام اولین دستیار مجازی یک نقطه عطف واقعی برای هر موسس است.

در این مرحله، شما از یک کارمند پر مشغله به یک رهبر استراتژیک در سازمان خود تبدیل می شوید. این مرحله حساس به شما اجازه می دهد تا با آزاد کردن زمان و منابع ذهنی حیاتی خود، به طور کامل بر روی ایجاد و رشد شرکت خود تمرکز کنید.

این روش چهار مرحله ای به شما کمک می کند تا یک دستیار مجازی بسیار ارزشمند (VA) را انتخاب کرده و ادغام کنید که حجم کار شما را تغییر می دهد و پیشرفت شما را به سمت دستیابی به اهداف بلندمدت تسریع می کند.

سوالات متداول

---

بیوگرافی نویسنده

صابر علی یک متخصص Outreach در saasgains است که در ساخت لینک، مشارکت و همکاری محتوا در صنعت SaaS تخصص دارد. او بر ایجاد ارتباطات با کیفیت بالا تمرکز می‌کند که به برندها کمک می‌کند اقتدار و دسترسی ارگانیک خود را افزایش دهند.