چگونه یک کنفرانس مجازی برای کسب و کار خود برنامه ریزی کنید

چگونه یک کنفرانس مجازی برای کسب و کار خود برنامه ریزی کنید

• هویت بصری، قالب و برنامه خود را بسازید

• بستر هاست خود را انتخاب کنید

• ایجاد هایپ و تبلیغ کنید

• با شرکت کنندگان درگیر شوید

• شرکت کنندگان را به مشتری تبدیل کنید

مرحله شماره 1: هویت بصری، قالب و برنامه کنفرانس مجازی خود را بسازید

قبل از شروع ارتباط با سخنرانان یا ایجاد تبلیغات رسانه های اجتماعی، باید هویت و قالب بصری کنفرانس خود را مشخص کنید.

جلسات استراتژی جزء لاینفک موفقیت کنفرانس مجازی شما هستند و پایه و اساس را برای تیم شما ایجاد خواهند کرد. این سوالات را از خود بپرسید:

• چرا این کنفرانس را ایجاد می کنیم؟

• مخاطب هدف کیست؟

• شرکت کنندگان چه چیزی یاد خواهند گرفت و چرا می خواهند شرکت کنند؟

• چقدر هزینه دارد؟ می‌تواند رایگان، قیمت بلیت استاندارد، یا یک ترازو کشویی با شرکت‌کنندگان VIP که امتیازات اضافی دریافت می‌کنند.

• چه زمانی اتفاق خواهد افتاد؟

نکته: استراتژی را زود شروع کنید! بسته به دامنه کنفرانس مجازی خود، می خواهید زمان کافی برای خود اختصاص دهید. کنفرانس رسانه های اجتماعی بعداً، LaterCon، یک رویداد تمام روز با بیش از 25 سخنران بود و 8 ماه برنامه ریزی از ابتدا تا انتها طول کشید!

LaterCon 2020 را از دست داده اید؟ نگران نباشید، می توانید پخش کامل را تماشا کنید اینجا.

شماره 1: هویت بصری

هنگامی که دلیل، چه کسی و چه چیزی را بدانید، می توانید کار بر روی هویت بصری کنفرانس خود را شروع کنید.

برندسازی بصری می‌تواند درک کنفرانس شما توسط شرکت‌کنندگان را تغییر دهد یا آن را خراب کند، بنابراین زمان زیادی برای برنامه‌ریزی این موضوع بگذارید.

همچنین این فرصت عالی برای فراتر رفتن از زیبایی‌شناسی روزمره برندتان و ایجاد چیزی است که شما را از سایر کنفرانس‌های مجازی متمایز کند.

هنگام ساختن هویت بصری LaterCon، تیم خلاق ما ارزش‌های برند Later و مخاطبان هدف را در نظر داشت و در عین حال سبک‌های مختلف طراحی، فونت‌ها، رنگ‌ها و موارد دیگر را بررسی می‌کرد.

همانطور که چین تان، مدیر طراحی خلاق Later’s می گوید: «این مهم است که به یاد داشته باشید که چه کسی هستید و کنفرانس را برای چه کسی ایجاد می کنید. هنگامی که آن را قفل کردید، از آن لذت ببرید! این یک فرصت عالی برای خوشحال کردن مخاطبان است و به تیم شما اجازه می دهد ماهیچه های خلاقیت خود را منعطف کنند.

اشکالی ندارد که از برندسازی معمول خود منحرف شوید، تا زمانی که عناصر خاصی را حفظ کنید. به عبارت دیگر، از خلاقیت نترسید!

با این اوصاف، سازگاری نیز مهم است. می‌خواهید هویت بصری ایجاد کنید که توجه شرکت‌کنندگان بالقوه را در تمام نقاط تماس جلب کند – ایمیل‌ها، پست‌های رسانه‌های اجتماعی، صفحات فرود یا رویداد، و حتی سواگ.

نکته: یک تابلوی خلق و خوی بصری ایجاد کنید و از آن به عنوان الهام بخش موضوع کنفرانس خود استفاده کنید. این به شما کمک می‌کند تا همه ایده‌هایتان را کنار هم جمع کنید تا بتوانید ببینید چه سبک‌هایی مکمل یکدیگر هستند.

شماره 2: قالب و زمانبندی

بعد قالب و برنامه کنفرانس مجازی شما می آید.

به کنفرانس‌هایی فکر کنید که در گذشته در آن شرکت کرده‌اید – زمانی که انواع جلسات وجود داشته باشد جذاب‌تر می‌شود. و از آنجا که همه چیز به صورت دیجیتالی اتفاق می افتد، شما می خواهید مخاطبان خود را تا حد ممکن درگیر نگه دارید!

این می تواند ترکیبی از جلسات انفرادی، بحث های پنل، و پرسش و پاسخ باشد. یا ممکن است آن را با یک جلسه مراقبه و تنظیم قصد شروع کنید – مانند کنفرانس دیجیتال EveryStylishGirl.

یک جلسه مدیتیشن نه تنها یک فعالیت IRL را به فضای دیجیتال می آورد، بلکه روشی خلاقانه برای تعامل با مخاطبان است، به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا استرس را از بین ببرند و برای جلسات بعدی هیجان ایجاد کنند.

و اینجاست که اهمیت انتخاب بلندگوهای شما مشخص می شود. از آنجا که Abena Boamah هم حامی سلامت روان و هم کارآفرین است، EveryStylishGirl توانست چیزی فراتر از یک جلسه انفرادی معمولی را هماهنگ کند.

غذای آماده؟

برنامه ریزی جلسات و برنامه کنفرانس مجازی شما با سخنرانانی که انتخاب می کنید دست به دست هم می دهد.

هنگام ساختن برنامه LaterCon، کمپین های بازاریابی Later’s Lead Lexie Carbone رویکرد مشابهی را در پیش گرفت:

«پیدا کنید که چه چیزی برای بلندگوهای شما بهتر است و از آنجا بروید. خواه این یک جلسه انفرادی، سخنرانی اصلی یا چت کنار آتش باشد، می‌خواهید آنها در مقابل دوربین احساس راحتی کنند.

هنگامی که جلسات و قالب‌های خود را مشخص کردید، می‌توانید مضامین محتوا را شناسایی کنید و تصمیم بگیرید که می‌خواهید کنفرانس شما چگونه جریان داشته باشد.

اما چگونه بلندگوهای خود را انتخاب می کنید؟

ابتدا به دلیل خود برگردید. هدف LaterCon این بود که بهترین استراتژی‌های رسانه‌های اجتماعی را از بین سازندگان، تأثیرگذاران و برندهای برتر به مخاطبانمان ارائه دهد – بدون هیچ کلیشه‌ای.

ما با افرادی تماس گرفتیم که فکر می کردیم با مخاطبان ما طنین انداز می شوند و نکات ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن داریم.

دوم، طول کنفرانس خود را انتخاب کنید. اگر قرار است یک روز باشد، باید تعداد جلسات و سخنرانان را محدود کنید تا از خستگی صفحه نمایش جلوگیری کنید.

و هنگامی که شروع به ایمیل زدن به بلندگوها می کنید، مهم است که ابتدا تحقیق خود را انجام دهید!

کریسی آبرام، مدیر روابط عمومی و اینفلوئنسر Later، این نکات را ارائه می دهد:

من همیشه ارتباط خود را با برجسته کردن بخشی از محتوای آنها که اخیراً خوانده یا تماشا کرده ام آغاز می کنم. این نشان می دهد که شما تحقیقات خود را انجام داده اید و عمداً در حال دستیابی به آن هستید.

قرار دادن خود به جای گوینده نیز مفید است. به چه اطلاعاتی نیاز دارید تا هیجان زده شوید و در مورد پیوستن به ترکیب احساس اطمینان کنید؟»

نکته: فراموش نکنید که بودجه کمی برای بلندگوهای خود اختصاص دهید! و به یاد داشته باشید که هنگام تماس با خود زمان کافی را به خود اختصاص دهید تا بتوانید نحوه ضبط جلسات را هماهنگ کنید.

مرحله 2: بستر میزبانی خود را انتخاب کنید

یکی از بزرگترین تفاوت های کنفرانس های حضوری و مجازی محل است.

برخلاف کنفرانس‌های حضوری، که اغلب به یک مکان مرتبط می‌شوند، کنفرانس‌های مجازی به شما این فرصت را می‌دهند که به مخاطبان بیشتری در بسیاری از کشورها و مناطق زمانی دسترسی پیدا کنید.

به‌علاوه، با گزینه ضبط و ارسال مجدد، می‌توانید پس از پایان کنفرانس، تعامل بیشتری دریافت کنید.

این ما را به یکی از بزرگترین بخش‌های برنامه‌ریزی یک کنفرانس مجازی می‌رساند: انتخاب نحوه تماشای محتوای شما توسط شرکت‌کنندگان و بستر میزبانی که نیازهای کنفرانس شما را برآورده می‌کند.

با افزایش رویدادها و کنفرانس‌های مجازی در سال جاری، پلتفرم‌های میزبانی و ابزارهای وبینار زیادی برای انتخاب وجود دارد، از جمله:

هر پلتفرم ویژگی‌های خاص خود را ارائه می‌کند – از چت آنلاین گرفته تا اتاق‌های پراکنده – بنابراین مهم است که نسخه‌های نمایشی را درخواست کنید و از انتخاب مناسب آن مطمئن شوید.

نکته: ترکیبی از جلسات از پیش ضبط شده و زنده به شرکت کنندگان کمک می کند تا درگیر و مایل به هماهنگی برای کل کنفرانس باشند. این نیاز به هماهنگی و سازماندهی بیشتری دارد، بنابراین زودتر به دنبال بستر میزبانی مناسب باشید!

مرحله 3: تبلیغات تبلیغاتی ایجاد کنید و کنفرانس مجازی خود را تبلیغ کنید

همه سوار قطارهایپ! مشابه هر رویدادی، شما باید کنفرانس خود را تبلیغ کنید تا شرکت کنندگان در واقع حاضر شوند.

ابتدا یک استراتژی یکپارچه رسانه های اجتماعی، بازاریابی ایمیلی و اینفلوئنسر مارکتینگ برای ایجاد تبلیغات ایجاد کنید.

شما همچنین می‌خواهید یک هشتگ مارک ایجاد کنید و مطمئن شوید که دارایی‌های خلاقانه شما در یک راستا قرار دارند – به این ترتیب کنفرانس شما فوراً در تمام نقاط تماس قابل تشخیص خواهد بود.

اما هر چند وقت یک بار باید پست بگذارید؟

کریستین کولینگ، مدیر رسانه‌های اجتماعی Later، می‌گوید که تیم اجتماعی از ماه‌ها قبل برای LaterCon برنامه‌ریزی کرده بود:

ما سه ماه قبل شروع به تمسخر کردن آن کردیم و پس از نزدیک شدن به کنفرانس، چند بار در هفته پست گذاشتیم. یک هفته قبل از LaterCon، ما روزانه در مورد آن پست می گذاشتیم.

در اینجا چند راه برای ایجاد تبلیغات برای کنفرانس مجازی شما وجود دارد:

• با استفاده از استیکر مسابقه در استوری اینستاگرام، آزمون‌های تعاملی درباره بلندگوهای خود ایجاد کنید

• از برچسب شمارش معکوس استفاده کنید تا مخاطبان خود را تشویق کنید تا تاریخ را ذخیره کنند و سر و صدا ایجاد کنند

• از انجمن های سخنرانان خود استفاده کنید و بخشی را در قرارداد آنها بگنجانید که در آن آنها باید درباره کنفرانس پست بگذارند

• برای هدیه‌های ویژه مانند کالاهای انحصاری یا مشاوره 1:1 هدایایی میزبانی کنید

• محتوای ویدیویی کوتاهی را توسط سخنرانان منتخب ایجاد کنید و نگاهی گذرا به جلسه خود ارائه دهید

• یک لایو اینستاگرام میزبانی کنید که در آن یکی از اعضای تیم شما به سؤالات متداول پاسخ می دهد

• یک پست وبلاگی بنویسید که برخی از استراتژی های کلیدی را که شرکت کنندگان یاد خواهند گرفت برجسته کنید

ایده‌ها را ایده بگیرید و مطمئن شوید که یک جدول زمانی محکم دارید. این به شما کمک می کند از برنامه ریزی لحظه آخری جلوگیری کنید و به تیم شما اجازه می دهد خلاقیت خود را هفته ها قبل نشان دهد.

برنامه ریزی و برنامه ریزی کنید همه پست های اینستاگرام شما از قبل با Later! نماهای تقویم هفتگی یا ماهانه را انتخاب کنید تا همه محتوای برنامه ریزی شده خود را ببینید.

مرحله چهارم: در طول کنفرانس مجازی با شرکت کنندگان خود درگیر شوید

خیره شدن به صفحه نمایش می تواند سرعت پلک زدن شما را تا 33 درصد کاهش دهد که باعث خشکی، فشار و خستگی چشم می شود. با در نظر گرفتن این موضوع، مهم است که استراحت های کوتاهی را در نظر بگیرید، در حالی که هیجان را در طول کنفرانس حفظ کنید. به یاد داشته باشید که آن را سرگرم کننده کنید!

برای LaterCon، تیم اجتماعی ما بر سه عنصر کلیدی تمرکز کرده است:

1. هدایا

2. پوشش زنده در شبکه های اجتماعی

3. تعامل گوینده

کریستین کولینگ، مدیر رسانه های اجتماعی Later’s، می گوید که هدف اصلی ایجاد مکالمات بود:

ما به شرکت کنندگان اطلاع دادیم که در طول روز برای کسانی که از هشتگ #LaterCon، فیلترهای LaterCon AR ما استفاده می‌کنند یا ما را در رسانه‌های اجتماعی برچسب‌گذاری کرده‌اند، هدایای غافلگیرکننده در طول روز انجام می‌دهیم.

ما همچنین به صورت زنده توییت کردیم، نکات کلیدی را در استوری اینستاگرام خود پوشش دادیم و تبلیغ کردیم که همه سخنرانان ما در طول جلسات خود نیز آنلاین باشند.

کتاب های باورنکردنی! برای شانس برنده شدن خود ریتویت کنید ???? #LaterCon

هدایا یک عنصر رقابتی سرگرم کننده را به کنفرانس شما اضافه می کند و تعامل با اشاره های رسانه های اجتماعی شما سطح دیگری از ارتباط را ایجاد می کند.

به علاوه، درگیر شدن سخنرانان با توییت‌ها و نظرات در طول جلسات، شرکت‌کنندگان را تشویق می‌کند تا افکار خود را به اشتراک بگذارند و سؤال بپرسند – که می‌تواند در طول کنفرانس‌های حضوری محدود شود.

نکته: در طول کنفرانس، مانند یک کانال Slack، یک اتاق جنگ مجازی برای تیم اجتماعی خود ایجاد کنید. به این ترتیب می توانید در مورد همه چیز به صورت بلادرنگ بحث کنید، هر مشکلی را علامت گذاری کنید و بازخورد خود را به اشتراک بگذارید. همچنین داشتن یک جریان پشتیبان یا پلن B در صورت بروز مشکل، ضرری ندارد!

با استفاده از ویژگی‌های UGC Later’s در طول کنفرانس مجازی خود، به راحتی همه ذکرها و برچسب‌های رسانه‌های اجتماعی خود را جمع‌آوری و پیدا کنید!

مرحله پنجم: شرکت کنندگان در کنفرانس را به مشتریان تبدیل کنید

بسته به هدف کنفرانس خود، ممکن است بخواهید شرکت کنندگان را به مشتری تبدیل کنید.

و این را می توان به روش های مختلفی انجام داد، بدون اینکه به عنوان فروش بیش از حد در نظر گرفته شود!

یکی از راه های تبدیل شرکت کنندگان، ارائه کدهای تبلیغاتی برای خدمات یا محصولات شما است. آنها می توانند به سادگی «دریافت یک آزمایش آزمایشی 14 روزه رایگان»، تخفیف در محصولات شما، یا یک کتاب الکترونیکی قابل دانلود رایگان باشند.

همچنین می‌توانید به شرکت‌کنندگان یک «کیف سواگ» دیجیتالی بدهید که شامل یک پیشنهاد مشترک برای یک دوره زمانی محدود است.

ما با Adobe for LaterCon شریک شدیم و 1 ماه از محبوب ترین طرح خود و 2 ماه Adobe Spark را به صورت رایگان ارائه کردیم!

یک “کیف سواگ” دیجیتال یک هدیه سرگرم کننده برای شرکت کنندگان است و راهی عالی برای ترغیب آنها به امتحان محصول شما بدون اینکه فشار بیاورند.

راه دیگری برای تبدیل شرکت کنندگان به مشتری؟ یک ایمیل بعد از کنفرانس بفرستید.

به گفته‌ی نائومی وست، متخصص بازاریابی ایمیل Later’s، «ایمیل بعد از کنفرانس درگیرترین ایمیلی است که این پایگاه کاربر جدید تا به حال خواهد داشت، بنابراین از آن بهره ببرید!

اگر هدف شما تبدیل آنها به محصولتان است، آن را پیام اصلی خود قرار دهید. اما فرصت ایجاد رابطه از طریق تشکر از حضور آنها را از دست ندهید.”

نائومی همچنین می‌گوید مهم است که اطلاعات ارزشمندی را در ایمیل بعد از کنفرانس خود به اشتراک بگذارید: «بیشتر افرادی که با این ایمیل درگیر می‌شوند می‌خواهند بدانند کجا می‌توانند به تماشای مجدد دسترسی داشته باشند – به آن‌ها بگویید چگونه».

هنگامی که شرکت کنندگان ایمیل یا خبرنامه شما را انتخاب کردند، راه جدیدی برای ارتباط شما با آنها ایجاد می کند. می‌توانید به‌روزرسانی‌های کسب‌وکارتان، راه‌اندازی محصول جدید یا فروش‌های آتی را به اشتراک بگذارید.

هنگامی که یک کنفرانس مجازی برنامه ریزی می کنید، سازماندهی و ارتباطات بیشتری نیاز دارد، اما شما این فرصت را خواهید داشت که خلاقیت خود را منعطف کنید، به مخاطبان جهانی برسید و مشتریان جدیدی به دست آورید.

پست های رسانه های اجتماعی خود را مدیریت و زمان بندی کنید (رایگان!) و در زمان استفاده از آن صرفه جویی کنید برنامه ریزی بعدا ابزار!