یکی از دوستان اخیرا یک کنفرانس مجازی با شرکت کنندگان از سراسر جهان و سخنرانان مهمان از سه قاره برگزار کرد. این یک موفقیت فوق العاده بود و او قصد دارد به زودی میزبان دیگری باشد. او یک کنفرانس مجازی را انتخاب کرد زیرا از نظر لجستیکی مقرون به صرفه تر و راحت تر بود.
اگر از ابزارهای همکاری مناسب استفاده کنید، اکنون جهان ما امکانات بی پایانی دارد. واقعیت جدید این است که بیشتر چیزها به صورت مجازی اتفاق می افتد. حتی Walmart نیز ترافیک فروشگاه را محدود می کند و در عوض خریداران را به خرید آنلاین تشویق می کند. بنابراین، اگر تیم یا کسب‌وکار شما همچنان به عملیات قدیمی و فرم‌های ارتباطی تجاری وابسته است، فرصت‌های شما را برای افزایش مقیاس و رشد با مشکل مواجه می‌کند.
با همکاری، بهانه کمی برای شکست در ارائه وجود دارد. بیایید در مورد برخی از دلایلی که چرا باید به صورت مجازی همکاری بیشتری انجام دهید صحبت کنیم:
-
پیشرفت خود را پیگیری کنید و کار را سریعتر انجام دهید.
-
هزینه های مکرر یک دفتر فیزیکی یا جلسات فیزیکی را کاهش دهید.
-
با پاسخگویی خود به خود به تحولات تجاری، کارایی کار خود را بهبود بخشید.
-
با بهترین استعدادها به نتایج چشمگیرتری دست یابید.
4 نکته که باید قبل از بررسی ابزارهای همکاری در نظر بگیرید
منبع
اگر صاحب استارت آپ یا سرپرست تیم هستید، باید ابزاری برای همکاری برای تسهیل اهداف کاری خود و پیگیری پیشرفت در نظر بگیرید.
یکی از کارهایی که ابزارهای مشارکتی انجام خواهند داد این است که مهارت های رهبری و ارتباطی شما را آزمایش کنند. در نتیجه، قبل از دریافت ابزار همکاری (اگر قبلاً آن را ندارید)، باید به موارد زیر توجه داشته باشید.
عمدی باشید، در غیر این صورت ارتباطات شما دچار اختلال می شود و باعث سوء تفاهم می شود و جریان کار شما را مختل می کند. ارتباط مؤثر هدفمند است، با دقت در نظر گرفتن آنچه گفته می شود، به چه کسی باید گفت، چگونه درک می شود و هدف آن.
ارتباط بد: “سلام بچه ها، من به کسی نیاز دارم که در گزارش تدارکات کمک کند.”
ارتباط خوب: “هی جان، لطفا گزارش تدارکات سه ماهه آخر را بفرستید؟”
ارتباط شما باید خاص و مودبانه باشد.
به دلیل ماهیت غیرشخصی و غیر واقعی کاری که از طریق ابزارهای همکاری انجام می شود، برای رهبران تیم بسیار مهم است که با رهبری خود عمدی تر باشند. آنها باید جریان های درگیری و غیرمولد را شناسایی کرده و به سرعت با آنها برخورد کنند. رهبری خوب شامل گوش دادن خوب و مهارت های مدیریت مردم است.
راه هایی برای بهبود رهبری خود در یک پلت فرم مشارکتی
- یک تخصیص واضح از وظایف ایجاد کنید و اجازه دهید همه افراد درگیر نقش خود را در پروژه بدانند.
- تعیین جدول زمانی برای اتمام پروژه
- با اعضای تیمی که بهره وری آنها کاهش یافته است تماس بگیرید.
- فرهنگ تیم را به وضوح تعریف کنید.
- نمونه خوبی از سخت کوشی و رهبری باشید. فقط نگویید چه خواهید کرد، بلکه آنچه را که می گویید انجام دهید.
حل تعارض شاخه ای از رهبری خوب است و نشان دهنده توانایی شما برای حل اختلاف با درایت است. هنگامی که از یک ابزار مشارکتی استفاده می کنید، قطعاً چالش ها رخ خواهند داد. ارتباط ناکارآمد، شکست کار از راه دور، و ناامیدی ناشی از ناتوانی در برقراری ارتباط فیزیکی هر از چند گاهی بر اعضای تیم تأثیر می گذارد.
رهبر باید اطمینان حاصل کند که در حالی که این تعارضات رخ می دهد، نشخوار فکری به حدی نرسد که بر بهره وری تأثیر بگذارد یا اعضای تیم را تضعیف کند. یکی از بهترین راه‌ها برای حل مؤثر اختلاف، پیش‌بینی وقوع آن و تعیین مراحل حل مشکل است.
مدیریت عملکرد یکی از مزایای ابزار مشارکتی است. می توانید پیشرفت تیم خود را دنبال کنید و تصمیم بگیرید که برای بهبود کارایی چه چیزی باید تغییر کند. بنابراین، باید مهارت های تحلیلی خود را تقویت کنید تا از خلأهای عملیاتی غافل نشوید.
چگونه مهارت های تحلیلی خود را تقویت کنیم
-
همه چیز را مستند کنید و سوابقی داشته باشید که پیشرفت شما را نشان دهد.
-
با اندازه گیری KPI خود، شاخص های رشد را شناسایی کنید. به طور مداوم پیشرفت تیم خود را بررسی کنید و خود را در مورد آمار ابزار خود به روز کنید.
اکنون که این مهارت های حیاتی را مورد بحث قرار دادیم، اجازه دهید در مورد ده ابزار همکاری برتر که می توانید برای افزایش بهره وری خود استفاده کنید، صحبت کنیم.
10 ابزار مشترک برای راه اندازی شما
قبل از انتخاب هر ابزار مشارکتی باید به این سوالات پاسخ دهید. برخی از این ابزارها دارای پلن های رایگان و پولی هستند، بنابراین می توانید قبل از تصمیم گیری از نسخه رایگان آن استفاده کنید.
هیچ دلیلی وجود ندارد که در ابزار همکاری که برایتان مفید نیست گیر کنید.
- آیا همه گزینه هایم را در نظر گرفته ام؟
- آیا با نیازهای ارتباطی سازمان من مطابقت دارد؟
- آیا به طور کلی نظرات خوبی برای این محصول وجود دارد؟
- آیا استارتاپ من اکنون می تواند این محصول را بخرد؟
1. Office 365: Excel و Word
منبع
مایکروسافت اکسل ویژگی های عالی برای تجزیه و تحلیل کسب و کار و حسابداری ارائه می دهد. این محصولات نرم افزاری برای ایجاد، آماده سازی و چیدمان اسناد رسمی و ارتباطات تجاری در چندین قالب عالی هستند.
با توابع یادداشت‌ها و نظرات، می‌توانید در مورد گزارش‌های تجاری بحث کنید، فرمول‌ها را تنظیم کنید، کتاب‌های کاری وارد کنید، پیش‌بینی‌های مالی را مشاهده کنید و حتی از سند خود در برابر اشخاص ثالث محافظت کنید.
2. گوگل درایو
منبع
هنگام رشد استارتاپ، باید فایل های مهم خود را ذخیره کنید. Google Drive مانند کابینت فایل های سنتی است که فایل های ضروری شما را نگه می دارد و آنها را در فضای ابری ذخیره می کند.
حتی اگر دستگاه خود را گم کنید یا به تیم خود اجازه دسترسی بدهید، می توانید آنها را بازیابی کنید. مانند Google Docs، می‌توانید مجوزها را ویرایش کنید تا دسترسی به آنها را به تنهایی مشاهده کنید.
3. کانوا
منبع
اگر رهبر تیم طراحی هستید، باید از این ابزار برای ارتقای اهداف خلاقانه خود استفاده کنید.
در Canva، می توانید ویدیوها و تصاویر خیره کننده ایجاد کنید و تیم خود را به ویرایش یا مشاهده آنها دعوت کنید. و اگر سرپرست تیم طراحی نیستید، می توانید کارت ویزیت، لوگو، بروشور و سربرگ خود را طراحی کنید، اگر تمایل دارید.
4. بروسیکس
منبع
Brosix یک پیام رسان فوری ایمن همه کاره است که برای همکاری تیمی موثر است. با تمام ویژگی‌هایی که ممکن است برای ارتباطات تجاری به آن نیاز داشته باشید: صدا، تصویر، تخته سفید، اشتراک‌گذاری صفحه، اسکرین شات، اتاق‌های گفتگو، پیام‌رسانی آفلاین، انتقال فایل و غیره، می‌توانید کارایی کاری تیم خود را بهبود ببخشید، مجوزهای کاربر را کنترل کنید، با استانداردهای صنعتی مطابقت داشته باشید. اقدامات امنیتی (مانند HIPAA و SAS-70) و افزایش بهره وری شما.
نکته مهم در مورد Brosix تاکید بر امنیت است. این بدان معنی است که می توانید بدون ترس از به خطر افتادن داده ها یا خرابکاری، با خیال راحت با یکدیگر همکاری کنید. ارتباطات در Brosix از اتصالات نظیر به نظیر، فشرده سازی داده ها و رمزگذاری محافظت می کند.
5. شانتی
منبع
Chanty یکی دیگر از ابزارهای مشارکتی است که به ارتباطات تیمی کمک می کند. در Chanty، می‌توانید کاربران را از Slack، Stride، Flock و HipChat وارد کنید و گردش کار بدون وقفه را تضمین کنید. می‌توانید بلوک‌های بزرگی از کد را با تیم خود به اشتراک بگذارید، تم تیره را فعال کنید (برای کاربرانی که نگران محافظت از چشم‌های خود هستند)، و اطلاعاتی را که می‌خواهید بعداً بخوانند پین کنید.
با Chanty، چیزی را از دست نخواهید داد، حتی اطلاعات مربوط به سایر برنامه ها را از دست نخواهید داد – این برنامه با برنامه های دیگر مانند Google Drive و Mailchimp یکپارچه شده است و خلاص شدن از شر حواس پرتی را آسان می کند.
6. سستی
منبع
Slack یک ایمیل جایگزین است که به کاربران امکان می دهد مستقیماً سایر کاربرانی را که باید بخشی از گفتگوها باشند برچسب گذاری کنند.
هیچ نرخ باز یا کلیکی با Slack وجود ندارد. اعضای تیم شما می توانند مواردی را که نیاز به پرداختن به آن دارند را در یک مکان ببینند – و به آن توجه کنند – بدون اینکه نگران بررسی لیست ایمیل های باز نشده باشند.
7. ProductHunt
منبع
ProductHunt یک ابزار فهرست محصولات عالی برای بازاریابی محصولات فنی شما است. اما این بسیار بیشتر از یک صفحه زرد برای محصولات است. با بخش بحث، کاربران می توانند محصول شما را بررسی کرده و به آن رای مثبت دهند.
به این ترتیب، می توانید جامعه ای از مردم را وادار کنید که در مورد محصولات شما صحبت کنند و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارند. همچنین مکانی عالی برای ارسال فرصت های شغلی و ایجاد رویدادهایی برای کشف استعدادهای عالی برای همکاری است.
8. ScreenRec
منبع
آیا نیاز دارید آنچه را که روی صفحه نمایش شما است ضبط کنید و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید؟ ScreenRec یک نرم افزار رایگان تصویربرداری از صفحه است که می تواند ویدیوها و صداها را برای شما به اشتراک بگذارد یا آن را نگه دارید.
این ابزار به ویژه به سوار شدن کمک می کند. از راحتی مکان خود، می توانید مشکلات کاری اعضای تیم را حتی بدون برداشتن تلفن حل کنید. آنها می توانند صفحه های ضبط شده خود را برای شما فوروارد کنند و شما نیز می توانید با انجام همین کار راه حل را ارائه دهید!
9. زوم کنید
منبع
Zoom یک ابزار همکاری عالی برای جلسات و تیم های کوچکی است که در تجارت رویدادها یا مدیریت رویدادها هستند.
در Zoom، می‌توانید جلسات را ضبط کنید، وبینارها را میزبانی کنید، جلسات هیئت مدیره را برگزار کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه در جریان پیشرفت‌های تجاری هستند و حتی استعدادها را از سراسر جهان استخدام کنید.
10. اعمال کنید
منبع
ردیاب زمان Apploye ابزاری قابل توجه برای ردیابی ساعات کاری کارمندان و بهره وری در سراسر شرکت است. برای استارت‌آپ‌ها، این بهترین راه‌حل برای استارت‌آپ‌ها است، زیرا ویژگی‌های ردیابی زمان زیادی را ارائه می‌کند که می‌تواند بهره‌وری را افزایش داده و گردش کار را در محل کار شما ساده‌تر کند. Apploye ویژگی‌های ردیابی از راه دور مانند تصاویر صفحه، ردیابی URL و استفاده از برنامه را برای کمک به مدیران برای نظارت بر نیروی کار از راه دور ارائه می‌کند.
افزونه ردیابی GPS آن به ردیابی مکان واقعی کارمندان تلفن همراه کمک می کند. علاوه بر این، مدیریت چندین پروژه، ردیابی زمان در برابر وظایف متعدد، و داشبورد بصری مبتنی بر عملکرد می‌تواند به استارتاپ شما کمک کند تا به ارتفاعات جدیدی دست یابد.
این یازده ابزار همکاری، بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد و فضای بیشتری برای ایده‌پردازی ارتفاعات جدید برای استارت‌آپ به شما می‌دهد.
بیوگرافی نویسنده
رادینا اسکورچوا متخصص بازاریابی دیجیتال در Inbound Blogging، متخصص در بازاریابی محتوا و سئو است. او علاوه بر علاقه اش به بازاریابی دیجیتال، مسافرت و گذراندن وقت با خانواده اش را دوست دارد. می توانید در لینکدین با او ارتباط برقرار کنید.
