فرم های آنلاین برای کسب و کارها حیاتی هستند زیرا به صرفه جویی در زمان، کاهش خطاها و بهبود بهره وری کمک می کنند. خبر خوب این است که وجود دارد فرم سفارش رایگان قالب هایی از POWR که می تواند به شما در طراحی یک الگوی عالی برای عملیات خود کمک کند.
هر فروشنده یا کسب و کاری که در تدارکات کالا یا مدیریت تامین کننده دخیل است باید نکات و نکات نحوه عملکرد فرم سفارش را بداند.
توضیح فرم سفارش
فرم سفارش یا فرم سفارش تجاری حاوی جزئیاتی در مورد معاملات بین خریدار و فروشنده است. معمولاً، فرم‌های سفارش شامل پر کردن درخواست کالا یا خدمات از سوی خریدار توسط خریدار می‌شود – به این فرم‌ها «فرم‌های سفارش خرید» نیز گفته می‌شود.
فرم سفارش پس از اینکه هر دو طرف شرایط را پذیرفتند به عنوان یک توافق نامه الزام آور عمل می کند تا از روند خرید یکپارچه بین شرکت مشتری و تامین کننده اطمینان حاصل شود. فرم های سفارش همیشه توسط مشتری پر می شود و در بیشتر موارد برای پیش پرداخت محصولات و خدمات استفاده می شود. فرم سفارش نباید با فاکتور اشتباه گرفته شود که پس از پر کردن سفارش توسط فروشنده به عنوان راهی برای پرداخت مطمئن صادر می شود.
انواع فرم های سفارش
انواع مختلفی از فرم‌های سفارش وجود دارد که انتخاب آنها باید به کسب و کار و اهداف شما بستگی داشته باشد. انواع عمده فرم های سفارش مورد استفاده توسط مشاغل عبارتند از:
1. فرم سفارش یک مورد
خریداران زمانی از این فرم سفارش استفاده می کنند که فروشنده فقط یک محصول یا خدمات در دسترس داشته باشد. آنها توسط فروشندگانی که اقلام منحصر به فرد را می فروشند و مشاغل ساخته شده بر روی یک محصول واحد استفاده می شوند. هنگام پر کردن این نوع فرم سفارش، ممکن است فقط از شما خواسته شود که نام، اطلاعات تماس و روش پرداخت خود را وارد کنید، زیرا فروشنده، محصول و تعداد اقلام از قبل مشخص است.
2. فرم سفارش تک مورد با تنوع
این نوع فرم سفارش مانند فرم قبلی است، اما زمانی استفاده می شود که فروشنده یک محصول یا خدمات واحد را با تغییرات متفاوت ارائه می دهد. برای مثال، یک شرکت تولید چسب ممکن است انواع مختلفی از چسب خود را ارائه دهد.
3. فرم سفارش یک مورد با اشتراک های مکرر
این تا حد زیادی مشابه سایر موارد است، اما فروشنده از این فرم سفارش استفاده می‌کند تا به خریداران اجازه دهد در محصولات یا خدمات خود مشترک شوند. حرفه ای ها اغلب از این نوع فرم سفارش برای دوره های آنلاین و جلسات آموزشی تا پایان برنامه استفاده می کنند.
4. فرم سفارش چند گزینه ای
این فرم سفارش پیچیده تری است که توسط فروشندگان بزرگتر که محصولات متنوعی را ارائه می دهند استفاده می شود. این شبیه به تجربه فروشگاه و سبد خرید است که در آن محصولات مختلف برای خرید نمایش داده می شوند. اغلب، خریداران نیاز دارند تا از بین انواع مختلف هر محصول موجود برای همه محصولات ارائه شده توسط فروشنده، یکی را انتخاب کنند.
5. انتخاب چندگانه با اشتراک های مکرر
این همان فرم سفارش قبلی است اما به صورت اشتراک ارائه می شود.
اجزای کلیدی فرم سفارش
هیچ فرمت واحدی برای ایجاد فرم سفارش وجود ندارد، زیرا باید متناسب با نوع تجارت و خریدهای انجام شده در وب سایت سفارشی شوند. با این حال، آنچه ضروری است این است که فرم جزئیات مربوط به یک سفارش و مشتری را در بر داشته باشد و در عین حال قیمت توافق شده را به وضوح بیان کند.
مهمترین اجزای فرم سفارش عبارتند از نام خریدار و فروشنده، شماره سفارش خرید، توضیحات کالا(ها)، تعداد اقلام درخواستی، قیمت(های) واحد، روش ارسال، آدرس انجام، اطلاعات پرداخت، امضاها. خریداران و فروشندگان و تاریخ سفارش.
اگر این داده ها زیاد به نظر می رسد، ممکن است تعجب کنید اگر فرم سفارش یک قرارداد باشد. فرم سفارش تنها پس از پذیرفته شدن توسط فروشنده تبدیل به یک توافق قراردادی بین خریدار و فروشنده می شود.
ایجاد فرم سفارش
اگر روی جزئیات تمرکز کنید، ایجاد یک فرم سفارش نباید بسیار پیچیده باشد. هر فرم سفارش باید حاوی چیزی باشد که خریدار می‌خواهد بخرد، مقدار، جایی که می‌خواهد اقلام تحویل داده شود و خریدار چگونه برای محصول یا خدمات پرداخت می‌کند. همچنین چندین قالب آنلاین در POWR موجود است که مشاغل می توانند از آنها برای ایجاد فرم های سفارش خود استفاده کنند.
به طور خلاصه
فرم‌های سفارش برای مشاغلی که در تدارکات، فروش و سایر عملیات‌ها، به ویژه معاملات با ارزش بالا، شرکت دارند، ضروری است. با این حال، آنها فقط به اندازه صحت و کامل بودن اطلاعاتی هستند که دارند.
آنها باید ساده نگه داشته شوند و فقط حاوی اطلاعات لازم برای خرید باشند. فرم‌های سفارش، اطلاعات کلیدی سفارش و شرایط پرداخت را مشخص می‌کنند و ابزار مهمی برای نگهداری سوابق و حسابرسی هستند. آنها رویه خرید یک سازمان را استاندارد می کنند و می توانند هزینه های تعمیر را کاهش دهند و همچنین برای رفع خطاها و اشتباهات در خرید ضروری هستند.
