چگونه ابزارهای CRM وظایف انطباق را ساده می کنند

راه اندازی یک کسب و کار کوچک به معنای پرداختن به جزئیات بیشتر مشتری از آنچه اکثر مردم انتظار دارند، است. مشتری جدید فرمی را پر می کند، سندی را ارسال می کند، با شرایط شما موافقت می کند، تماسی را رزرو می کند، قراردادی را امضا می کند، پیشنهادی را تأیید می کند یا درخواست پیگیری می کند.

هر مرحله به خودی خود کوچک به نظر می رسد، اما با هم، چیزهای زیادی برای ردیابی ایجاد می کنند.

مشکلات زمانی شروع می‌شوند که این جزئیات در مکان‌های زیادی وجود داشته باشد. یک فایل در صندوق ورودی قرار می گیرد.

یک فرم امضا شده در لپ تاپ شخصی ذخیره می شود. یک یادداشت رضایت در یک رشته پیام دفن می شود. یادآوری از دست می رود زیرا شخصی که آن را مدیریت می کند مشغول است.

ابزارهای CRM و نرم افزار مدیریت چرخه عمر مشتری می تواند مدیریت آن وظایف روزانه را آسان تر کند. هدف این نیست که یک کسب و کار کوچک را به بخش انطباق شرکتی تبدیل کنیم.

هدف این است که سوابق مشتری را شفاف نگه دارید، تعقیب دستی را کاهش دهید، و مطمئن شوید که مراحل مهم از دست نمی روند.

ورود مشتری جدید را ساده کنید

ورود مشتری جدید، لحن کل رابطه را تعیین می کند. شروع نامرتب می تواند منجر به از دست رفتن جزئیات، سؤالات مکرر و تاخیر قبل از شروع کار شود.

یک ابزار ساده CRM یا گردش کار مشتری می تواند روند را منظم نگه دارد. به جای درخواست اطلاعات در چندین ایمیل، یک کسب و کار می تواند یک فرم ارسال کند که جزئیات کلیدی را جمع آوری می کند.

یک فرم ورود خوب ممکن است درخواست کند:

• نام و مشخصات تماس
• نیازهای خدماتی
• اطلاعات صورتحساب
• ترجیح داده شده است ارتباط روش
• شرایط امضا شده
• مدارک مورد نیاز
• رضایت برای دریافت به‌روزرسانی‌ها

مزیت اصلی ساده است. همه با اطلاعات یکسان در یک مکان شروع می کنند.

منبع: Magnific

رضایت مشتری را به طور موثرتر جمع آوری و پیگیری کنید

جمع آوری رضایت آسان و اثبات آن سخت است. مشتری ممکن است با دریافت ایمیل‌ها، تأیید شرایط خدمات، پذیرش اعلامیه حفظ حریم خصوصی، یا اجازه اشتراک‌گذاری اسناد موافقت کند.

اگر این تایید تنها در یک رشته ایمیل قرار دارد، پیدا کردن آن بعداً می تواند ناامید کننده باشد.

یک CRM گردش کار می تواند رضایت خود را از طریق یک فرم، یک چک باکس یا مرحله تأیید جمع آوری کند. این سیستم همچنین می تواند زمان موافقت مشتری و آنچه را که با آن موافقت کرده است را ثبت کند.

یک کسب و کار کوچک برای این کار نیازی به راه اندازی پیچیده ندارد. یک فرم واضح با جمله بندی ساده می تواند کار را به خوبی انجام دهد.

به عنوان مثال، مشتری می‌تواند یک کادر را علامت بزند تا تأیید کند که خط‌مشی‌های قرار ملاقات، به‌روزرسانی‌های بازاریابی، شرایط اشتراک‌گذاری فایل یا شرایط خدمات را می‌پذیرد.

سوابق رضایت واضح باعث کاهش سردرگمی تیم می شود و تجربه بهتری برای مشتری ایجاد می کند. هیچ کس مجبور نیست یک سوال را دو بار بپرسد و کارکنان نیازی به جستجو در پیام های قدیمی ندارند.

اسناد و سوابق مشتری را متمرکز کنید

بسیاری از کسب و کارها از مشتریان می خواهند فایل ارسال کنند. این فایل ها ممکن است شامل شناسه ها، قراردادها، اوراق بیمه، فرم های مالیاتی، فرم های پزشکی، خلاصه پروژه، مظنه های امضا شده یا اسناد شرکت باشد.

یک سرویس گیرنده ممکن است یک فایل را از طریق ایمیل، دیگری را از طریق یک برنامه چت و بعداً یک نسخه اصلاح شده را ارسال کند. سپس کارکنان باید بررسی کنند که کدام نسخه جدیدترین است.

یک گردش کار سند امن به مشتریان مکانی می دهد تا آنچه را که کسب و کار نیاز دارد بارگذاری کنند. تیم می تواند ببیند چه چیزی وارد شده است، چه چیزی گم شده است و چه چیزی هنوز نیاز به بررسی دارد.

به عنوان مثال، یک شرکت حسابداری می تواند اسناد مالیاتی را از طریق یک فرم جمع آوری کند.

یک پیمانکار می تواند قبل از شروع کار، مجوزها و جزئیات بیمه را درخواست کند. ارائه‌دهنده مراقبت‌های بهداشتی می‌تواند فرم‌های دریافت را قبل از قرار ملاقات جمع‌آوری کند.

یک آژانس می تواند دارایی های برند را قبل از شروع کمپین جمع آوری کند. یک فرم می تواند بیشتر از جمع آوری اطلاعات انجام دهد. می تواند مرحله بعدی را به طور خودکار شروع کند.

منبع: Magnific

یادآوری‌ها و پیگیری‌های انطباق را خودکار کنید

تیم های کسب و کار کوچک مشغول هستند یادآوری فراموش شده همیشه به این معنی نیست که کسی بی دقت بوده است. مشتری ممکن است فراموش کند فرمی را امضا کند. ممکن است یک سند منقضی شود. یکی از کارکنان ممکن است برنامه ریزی کند که بعداً پیگیری کند و سپس به کار دیگری کشیده شود.

یادآوری‌های خودکار می‌توانند بخشی از این تعقیب را به دست بگیرند.

یک کسب‌وکار می‌تواند یادآورهایی برای:

• فرم های ورود ناقص
• اسناد گم شده
• قراردادهای امضا نشده
• تاییدیه های قرار ملاقات
• سوابق مشتری در حال انقضا
• مجوزهای پرداخت
• تاریخ های تمدید
• درخواست های تایید

لازم نیست یادآوری ها سنگین یا آزاردهنده باشند. یک پیام کوتاه و به‌موقع می‌تواند روند را بدون ایجاد احساس فشار در مشتری حفظ کند.

برای کسب و کار، یادآوری نیاز به تکیه بر حافظه را کاهش می دهد. تیم می تواند زمان کمتری را برای بررسی صفحات گسترده و زمان بیشتری را صرف کار با مشتریان کند.

بهبود دید و مسئولیت پذیری تیم

انطباق وقتی کارمندان سابقه مشتری مشابهی را نمی بینند، وظایف سخت تر می شود. فروش ممکن است بداند مشتری چه خواسته ای دارد.

ممکن است مدیر بداند که کدام فرم ها ارسال شده است. ممکن است پشتیبانی از مشکل اخیر مطلع باشد. اگر این جزئیات جدا بمانند، تیم می تواند زمینه مهم را از دست بدهد.

یک CRM رکورد مشتری را گرد هم می آورد. کارکنان می توانند جزئیات تماس، فرم ها، یادداشت ها، اسناد، تاییدیه ها و وظایف باز را در یک مکان ببینند.

یک رکورد مشترک به ویژه برای تیم های در حال رشد مفید است. وقتی یک نفر دور است، فرد دیگری هنوز می تواند بفهمد چه اتفاقی افتاده است.

یک مدیر می تواند بررسی کند که کدام فایل ها منتظر بررسی هستند. یک عضو تیم می‌تواند ببیند که آیا مشتری قبلاً با یک خط‌مشی موافقت کرده است یا سندی را ارسال کرده است.

دید بهتر سوالات تکراری را کاهش می دهد و به کسب و کار کمک می کند سریعتر پاسخ دهید

منبع: Magnific

خطاهای ورود داده ها و کارهای اداری را کاهش دهید

ورود دستی داده ها خطاهای کوچکی ایجاد می کند که می تواند به مشکلات بزرگتری تبدیل شود. یک نام در دو مکان متفاوت تایپ می شود. یک شماره تلفن اشتباه کپی شده است.

تاریخ سند در قسمت اشتباه وارد شده است. یکی از کارکنان یک صفحه گسترده را به روز می کند اما دیگری را فراموش می کند.

ابزارهای CRM و چرخه حیات با استفاده مجدد از اطلاعاتی که قبلاً جمع آوری شده اند، این خطاها را کاهش می دهند. یک مشتری یک بار جزئیات را ارسال می کند و همان اطلاعات می تواند از فرم ها، یادآوری ها، وظایف، فاکتورها، و پیگیری ها

داده های تمیزتر باعث می شود کسب و کار سازمان یافته تر به نظر برسد. همچنین خطر ارسال پیام اشتباه، از دست دادن یک ضرب الاجل یا کار با اطلاعات قدیمی را کاهش می دهد.

بررسی ها، تمدیدها و انطباق مداوم را مدیریت کنید

مشتری مدیریت پس از ورود به پایان نمی رسد. سوابق نیاز به به روز رسانی دارند. اسناد منقضی می شوند. تمدید قراردادها رضایت ممکن است نیاز به بازخوانی داشته باشد. جزئیات مشتری ممکن است تغییر کند.

یک گردش کار ساده می تواند به تیم یادآوری کند که در موعد بررسی قرار است. می توان از مشتری درخواست کرد که جزئیات را تأیید کند، یک فایل جدید آپلود کند یا شرایط به روز شده را تأیید کند.

وظایف بررسی منظم برای مشاغل خدماتی، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی، شرکت های خدمات مالی، آژانس ها، مشاوران و تیم های SaaS مفید است. به جای عجله در زمانی که کاری به تاخیر افتاده است، کسب و کار می تواند جلوتر از مرحله بعدی بماند.

نتیجه‌گیری: سیستم‌های بهتر تجربیات مشتری بهتری ایجاد می‌کنند

انطباق می تواند ترسناک به نظر برسد، اما بسیاری از خطرات کسب و کار کوچک ناشی از شکاف های روزمره است. فرم‌های گمشده، رضایت نامشخص، فایل‌های پراکنده، یادآوری‌های دیرهنگام و سوابق قدیمی مشتری، همگی می‌توانند استرس قابل اجتنابی ایجاد کنند.

CRM و ابزارهای چرخه عمر مشتری، انجام این وظایف را آسان تر می کند. آنها به کسب و کار فرآیند شفافی برای جمع آوری اطلاعات، ثبت تاییدیه ها، ذخیره فایل ها، ارسال یادآورها و ردیابی به روز رسانی های مشتری می دهند.

یک کسب و کار کوچک نیازی به خودکارسازی همه چیز به یکباره ندارد. یک رویکرد بهتر این است که با یک فرآیند نامرتب شروع کنید، مانند ثبت فرم‌ها یا جمع‌آوری اسناد. هنگامی که مدیریت آن فرآیند آسان تر باشد، بهبود گردش کار بعدی آسان تر می شود.

سیستم های خوب جایگزین خدمات خوب نمی شوند. از آن حمایت می کنند. وقتی اطلاعات مشتری راحت‌تر یافت می‌شود، و پیگیری کارهای بعدی آسان‌تر است، تیم می‌تواند زمان بیشتری را برای خدمات رسانی به مردم و زمان کمتری را برای تمیز کردن مشکلات قابل اجتناب مدیریت صرف کند.

سوالات متداول

بیوگرافی نویسنده

Nitika یک استراتژیست محتوا با مدرک بازرگانی است. نویسنده در روز و تصویرگر آماتور در شب، او عاشق خواندن، فرهنگ پاپ، و ترفندهای بازاریابی است. Nitika یک استراتژیست محتوا با مدرک بازرگانی و علاقه مند به داستان گویی است. او در ایجاد محتوای مبتنی بر SEO که دید و تعامل را افزایش می دهد، متخصص است. نویسنده در روز و تصویرگر آماتور در شب، او عاشق خواندن، فرهنگ پاپ، و ترفندهای بازاریابی است.