یادگیری برنامه‌ریزی موفقیت‌آمیز تمام تماس‌های تجاری برای حرفه‌ای‌ها و کسب‌وکارهایی که به دنبال به حداکثر رساندن هستند، بسیار مهم است بهره وری و کارایی
این مقاله به روش‌های مختلف برای ساده‌سازی تماس‌های فروش، ترتیب دادن گردهمایی‌ها و نظارت بر ارتباطات تلفنی می‌پردازد.
از درک نیازهای خاص کسب‌وکارتان گرفته تا راه‌اندازی و نظارت بر سیستم تلفنتان، ما آن را گام به گام برای شما تجزیه می‌کنیم.
بنابراین، بدون بحث بیشتر، بیایید مستقیماً به آن بپردازیم!
5 گام برای یک سیستم تماس تجاری بهتر
- نیازهای کسب و کار خود را درک کنید
- سیستم تلفن کسب و کار مجازی مناسب را انتخاب کنید
- سیستم تلفن کسب و کار مجازی خود را راه اندازی کنید
- تماس های تجاری خود را خودکار کنید
- نظارت بر عملکرد سیستم تلفن
1. نیازهای کسب و کار خود را درک کنید
برای برنامه‌ریزی موفقیت‌آمیز همه تماس‌های تجاری، ابتدا باید نیازهای تجاری خاص خود را درک کنید.
مشاغل مختلف انواع مختلفی از تماس گیرندگان دارند: مشتریان، شرکا، فروشندگان یا اعضای تیم. شناسایی افرادی که تماس خواهند گرفت، به ایجاد یک سیستم زمان بندی تماس کمک می کند که مطابق با نیازها و ترجیحات آنها باشد.
به عنوان مثال، اگر بیشتر تماس گیرندگان شما مشتریان بین المللی هستند، برنامه ریز جلسه ساعت جهانی می تواند به یافتن زمان مناسب برای همه افراد درگیر کمک کند.
تعیین اهداف واضح برای زمانبندی تماس به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف را به طور مؤثر اولویت‌بندی کنید و منابع را بر اساس آن تخصیص دهید.
برخی از اهداف رایج عبارتند از کاهش تماس های از دست رفته، بهبود نرخ رضایت مشتری، یا ساده سازی فرآیندهای ارتباط داخلی در تیم ها.
-
منابع خود را مشخص کنید
- در دسترس بودن کارکنان: تعداد اعضای تیم را ارزیابی کنید که تماس های دریافتی را مدیریت می کنند.
- محدودیت های بودجه: هر گونه محدودیت مالی را با مقایسه طرح های مختلف ارائه دهندگان خدمات در نظر بگیرید.
- زیرساخت های فنی: زیرساخت فنی موجود خود را ارزیابی کنید تا از سازگاری با سیستم تلفن کسب و کار مجازی انتخاب شده اطمینان حاصل کنید.
در نظر گرفتن این عوامل به شما کمک می کند تا درک جامعی از نیازهای کسب و کار خود داشته باشید، که برای برنامه ریزی موفقیت آمیز همه تماس ها با استفاده از سیستم تلفن کسب و کار مجازی ضروری است.
منبع: Shutterstock
2. سیستم تلفن کسب و کار مجازی مناسب را انتخاب کنید
برای برنامه‌ریزی موفقیت‌آمیز همه تماس‌های تجاری، انتخاب یک سیستم تلفن تجاری مجازی که نیازها و نیازهای خاص شما را برآورده می‌کند، بسیار مهم است.
-
ویژگی ها و مزایا را در نظر بگیرید
هنگام ارزیابی متفاوت سیستم های تلفن کسب و کار مجازی، روی ویژگی هایی که ارائه می دهند و مرتبط با نیازهای سازمان شما هستند تمرکز کنید. جنبه های کلیدی که باید در نظر گرفته شوند:
- گزینه های مسیریابی تماس: اطمینان حاصل کنید که سیستم می تواند تماس ها را به طور موثر بر اساس زمان روز یا در دسترس بودن نماینده هدایت کند.
- ادغام با سایر ابزارها: بررسی کنید که آیا سیستم به طور یکپارچه با برنامه‌های تقویم محبوب مانند Google Calendar یا Microsoft Outlook یکپارچه می‌شود تا زمانبندی آسان‌تر انجام شود.
- قابلیت های تجزیه و تحلیل: یک سیستم تلفن مجازی عالی باید بینشی در مورد روند حجم تماس، تماس های از دست رفته و معیارهای عملکرد نماینده ارائه دهد.
- پشتیبانی از اپلیکیشن موبایل: مطمئن شوید که یک برنامه تلفن همراه کاربرپسند برای مدیریت تماس ها در زمانی که دور از میزتان هستید در دسترس است.
-
قیمت ها و طرح ها را مقایسه کنید
ارائه دهندگان مختلف ممکن است ساختارهای قیمت گذاری مختلفی را بسته به تعداد کاربران یا دقیقه های ارائه شده در ماه ارائه دهند.
زمانی را برای مقایسه قیمت‌ها در میان چندین فروشنده اختصاص دهید تا یکی از آنها را پیدا کنید که با بودجه شما مطابقت داشته باشد و در عین حال عملکردهای لازم را ارائه دهد.
به عنوان مثال، گزینه هایی مانند RingCentral، که برنامه های قیمت گذاری انعطاف پذیری را برای مشاغل با اندازه های مختلف ارائه می دهد.
-
بررسی ها و توصیفات را بخوانید
قبل از اینکه به یک مورد خاص متعهد شوید سیستم تلفن کسب و کار مجازی، نظرات و توصیفات سایر کاربران را بخوانید تا بینش ارزشمندی در مورد مسائل یا محدودیت های بالقوه به دست آورید.
وب‌سایت‌هایی مانند G2 و Capterra بررسی‌های تولید شده توسط کاربر را ارائه می‌کنند و به شما امکان می‌دهند تا تصمیم‌گیری آگاهانه بر اساس تجربیات دنیای واقعی بگیرید.
در مجموع، انتخاب سیستم تلفن کسب و کار مجازی مناسب برای اطمینان از برنامه ریزی موفقیت آمیز کلیه تماس های تجاری شما حیاتی است.
منبع: کرکرهتاک
3. سیستم تلفن کسب و کار مجازی خود را راه اندازی کنید
هنگامی که مناسب ترین سیستم تلفن کسب و کار مجازی را برای شرکت خود شناسایی کردید، زمان آن فرا رسیده است که پیکربندی و استقرار سیستم را آغاز کنید تا از برنامه ریزی روان همه تماس ها اطمینان حاصل کنید.
-
یک حساب کاربری ایجاد کنید و یک طرح را انتخاب کنید
ابتدا، یک حساب کاربری با ارائه دهنده انتخابی خود ایجاد کنید تا راه اندازی سیستم تلفن کسب و کار مجازی خود را شروع کنید.
در طول این مرحله، طرح‌های موجود و گزینه‌های قیمت‌گذاری را به دقت بررسی کنید تا برنامه‌ای را پیدا کنید که با محدودیت‌های بودجه و الزامات ویژگی‌های شما همسو باشد.
-
تنظیمات و تنظیمات برگزیده را پیکربندی کنید
پس از انتخاب یک طرح مناسب، با پیکربندی تنظیمات مختلف در رابط سیستم تلفن تجاری مجازی اقدام کنید.
- انتقال تماس: قوانینی را برای هدایت تماس های دریافتی به اعضای تیم یا بخش های خاص بر اساس معیارهایی مانند شناسه تماس گیرنده یا ساعت روز تنظیم کنید.
- پیام های تبریک: احوالپرسی شخصی‌شده را ضبط کنید که وقتی تماس‌گیرندگان به خط اصلی شما می‌رسند قبل از اینکه بر اساس آن مسیریابی شوند پخش می‌شوند.
- منوهای صوتی (IVR): منوهای پاسخ صوتی تعاملی ایجاد کنید که به تماس‌گیرندگان اجازه می‌دهد با استفاده از صفحه کلید یا دستورات صوتی خود، گزینه‌ها را پیمایش کنند.
- اولویت های زمان بندی: تعیین ساعات در دسترس بودن برای تماس های ورودی.
این پیکربندی ها به اطمینان از تجربه ای روان و حرفه ای برای تماس گیرندگان و اعضای تیم شما کمک می کند.
-
به سایر خدمات متصل شوید
اگر سیستم تلفن کسب و کار مجازی شما یکپارچه سازی با سایر خدمات را ارائه می دهد، مانند نرم افزار CRM یا برنامه های تقویم، از این اتصالات برای ساده تر کردن فرآیندهای زمان بندی تماس استفاده کنید.
انجام این کار می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و همچنین کاهش اشتباهات احتمالی که ممکن است از ورودی دستی داده‌ها به وجود آید را کاهش دهد.
راه اندازی سیستم تلفن کسب و کار مجازی برای اطمینان از مدیریت کارآمد تمام تماس های خود ضروری است.
منبع: Shutterstock
4. تماس های تجاری خود را خودکار کنید
زمانبندی تماس‌های کاری شما می‌تواند با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مناسب کار آسانی باشد.
-
فرآیندهای زمان بندی را با ابزارهای نرم افزاری خودکار کنید
استفاده از ابزارهای نرم افزاری مانند Calendly، قرار ملاقات های POWR، برنامه ریزی دقیق، یا ScheduleOnce می تواند به ساده سازی کمک کند رزرو قرار ملاقات و مدیریت برنامه های تماس
این پلتفرم‌ها به مشتریان یا همکاران اجازه می‌دهند تا بر اساس در دسترس بودن شما، فرصت‌های زمانی را رزرو کنند و همچنین ادغام‌هایی را با سیستم‌های تلفن تجاری مجازی محبوب ارائه می‌دهند.
-
از ادغام تقویم برای برنامه ریزی یکپارچه استفاده کنید
ادغام تقویم تضمین می کند که همه می توانند به اطلاعات دقیق در مورد قرار ملاقات و خطر درگیری های برنامه ریزی را به حداقل می رساند.
خوشبختانه، اکثر سیستم‌های تلفن کسب‌وکار مجازی گزینه‌های یکپارچه‌سازی با برنامه‌های تقویم محبوب مانند Google Calendar، Microsoft Outlook یا Apple iCal را ارائه می‌دهند.
-
برای بهبود کارایی از یادآورهای خودکار استفاده کنید
در عصر امروز، اکثر سیستم‌های تلفن کسب‌وکار مجازی ویژگی‌های یادآوری داخلی را ارائه می‌کنند که به شما امکان می‌دهد یادآوری‌های خود را سفارشی کنید.
استفاده از یادآورهای خودکار از طریق اعلان‌های ایمیل یا پیامک می‌تواند به کاهش عدم نمایش و لغو لحظه آخری کمک کند. برای انجام این کار، با منابع پشتیبانی مناسب برای راهنمایی مشورت کنید.
با پیاده سازی این استراتژی ها و استفاده از یک سیستم تلفن مجازی کسب و کار مجازی مطمئن، شما به خوبی مجهز خواهید شد تا برنامه تماس خود را به طور یکپارچه مدیریت کنید.
5. نظارت بر عملکرد سیستم تلفن
نظارت بر عملکرد سیستم تلفن کسب و کار مجازی شما برای اطمینان از اثربخشی آن و ایجاد بهبود در صورت نیاز ضروری است.
-
حجم تماس و الگوهای استفاده را پیگیری کنید
ردیابی حجم تماس و الگوهای استفاده در طول زمان بسیار مهم است. می توانید از داخلی استفاده کنید ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها از اکثر سیستم های تلفن کسب و کار مجازی یا برنامه های شخص ثالث مانند CallRail برای جمع آوری این داده ها.
تجزیه و تحلیل داده ها هنگام نظارت بر عملکرد یک سیستم تلفن کسب و کار مجازی بسیار مهم است، با توجه به اینکه به کشف زمینه های بهبود یا رشد کمک می کند.
برخی از معیارهای کلیدی برای تجزیه و تحلیل عبارتند از میانگین زمان نگهداری، میانگین زمان مکالمه و نرخ ترک تماس.
همچنین می‌توانید از تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی درخواست‌های مشتری و روند ترجیحات استفاده کنید. با استفاده از بینش جمع آوری شده از سوالات و ترجیحات مشتری، کسب و کارها می توانند عملیات خود را برای برآوردن بهتر نیازهای مشتری بهینه کنند.
هنگامی که زمینه های بهبود یا رشد را از طریق تجزیه و تحلیل داده ها شناسایی کردید، ضروری است که تنظیمات سیستم تلفن کسب و کار مجازی خود را مطابق با آن تنظیم کنید.
در اینجا برخی از تنظیمات بالقوه وجود دارد:
- قوانین مسیریابی را تغییر دهید تا مطمئن شوید که مناسب ترین اعضای تیم تماس های خود را دریافت می کنند
- اگر مشتریان از این عناصر ابراز نارضایتی کرده‌اند، گزینه‌های نگهداری موسیقی یا پیام‌رسانی را تنظیم کنید.
- ویژگی‌های اضافی مانند خدمات خودکار یا سیستم‌های پاسخ صوتی تعاملی (IVR) را برای بهبود تجربیات تماس‌گیرنده‌ها بگنجانید.
نظارت منظم به شما این امکان را می دهد که به طور مداوم عملکرد سیستم تلفن کسب و کار مجازی خود را در طول زمان بهینه کنید و تجربه مثبتی را هم برای تماس گیرندگان و هم برای کارمندان تضمین کنید.
آگاهی از پیشرفت‌ها در زمینه فناوری برای همگام شدن با پیشرفت و ایجاد پیشرفت‌های بیشتر در صورت نیاز ضروری است.
منبع: Shutterstock
به عنوان یک حرفه ای، برنامه ریزی تماس های تجاری برای کار شما ضروری است. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در تسلط بر کار انجام شده وجود دارد.
5 مرحله برای برنامه ریزی موفقیت آمیز همه تماس های تجاری
- شرکت کنندگان و در دسترس بودن را شناسایی کنید
- بهترین زمان را انتخاب کنید
- از برنامه های تقویم یا برنامه های زمانبندی جلسات استفاده کنید
- ارسال دعوتنامه
- به مرزهای شخصی احترام بگذارید
1. شرکت کنندگان و در دسترس بودن را شناسایی کنید
می توانید از نرم افزار زمان بندی یا ابزارهای یکپارچه سازی تقویم برای تسهیل این فرآیند استفاده کنید.
قبل از برنامه ریزی تماس، همه شرکت کنندگان و در دسترس بودن آنها را شناسایی کنید. این به شما کمک می کند تا زمان مناسبی برای همه افراد درگیر پیدا کنید.
2. بهترین زمان را انتخاب کنید
بهترین زمان برای برقراری تماس های کاری بین ساعت 9 صبح تا 5 بعد از ظهر در منطقه زمانی محلی گیرنده شما است.
با این حال، بسته به ترجیحات فردی و برنامه کاری ممکن است متفاوت باشد. هنگام برنامه ریزی تماس های بین المللی، از مبدل های منطقه زمانی استفاده کنید.
3. از برنامه های تقویم یا برنامه های زمانبندی جلسات استفاده کنید
می‌توانید با استفاده از برنامه‌های تقویم مانند Google Calendar یا Microsoft Outlook برای ایجاد رویدادهایی با تاریخ و زمان خاص، تماس‌ها را برنامه‌ریزی کنید.
همچنین می‌توانید از برنامه‌های زمانبندی جلسات اختصاصی استفاده کنید، که به یافتن زمان‌های مناسب برای همه شرکت‌کنندگان به‌طور خودکار کمک می‌کند.
4. ارسال دعوت نامه
هنگامی که شرکت کنندگان را شناسایی کردید و زمان مناسبی را انتخاب کردید، دعوت نامه هایی را با تاریخ، زمان و اطلاعات شماره گیری ارسال کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه طرفین مطلع هستند.
5. به مرزهای شخصی احترام بگذارید
اگر مشتریان به طور خاص زمان تماس قبلی را درخواست کرده اند، قبل از ساعت 8 صبح در منطقه زمانی محلی خود تماس بگیرید. احترام به مرزهای افراد با حفظ حرفه ای بودن در ساعات کاری ضروری است.
با پیروی از این نکات، می‌توانید تمام تماس‌های کاری خود را با موفقیت برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که همه مطلع و در دسترس هستند. تماس مبارک!
نتیجه
در نتیجه، زمانبندی موفقیت‌آمیز همه تماس‌های تجاری مستلزم آن است که نیازهای کسب‌وکار خود را به طور کامل درک کنید، سیستم تلفن مجازی مناسب را انتخاب کنید، آن را به درستی تنظیم کنید و از ابزارهای اتوماسیون برای ساده‌سازی فرآیند زمانبندی استفاده کنید.
مطمئن شوید که عملکرد را در طول زمان برای انجام تنظیمات و بهینه سازی کارایی نظارت کنید.
در سرویس پیام‌رسانی، ما یک سیستم تلفن مجازی قابل اعتماد و مقرون به صرفه با ویژگی‌هایی مانند زمانبندی خودکار و یادآوری ارائه می‌کنیم.
ثبت نام برای سیستم تلفن مجازی سرویس پیام رسانی امروز برای بهبود فرآیندهای ارتباطی کسب و کار شما مانند قبل!
