شما به عنوان مدیر پروژه با چه مشکلات و موانعی روبرو هستید؟ برای بسیاری، خزش دامنه، ارتباطات ضعیف و تأخیر در کار در صدر فهرست قرار دارند.
برای بیان واضح، مدیریت پروژه می تواند مشکل باشد. بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی، ممکن است احساس کنید که کور کار می کنید.
بنابراین، اگر در یک موقعیت مدیریت پروژه هستید، شروع با اصول اولیه بهترین گزینه است. در اینجا، پروژه‌ها را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بهتر بفهمید چه کاری و چه زمانی باید انجام شود.
چرخه حیات مدیریت پروژه
پنج مرحله مدیریت پروژه
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
مرحله 2: برنامه ریزی پروژه
مرحله 3: اجرای پروژه
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
مرحله 5: بسته شدن پروژه
آینده مدیریت پروژه روشن تر از همیشه به نظر می رسد.
چرخه حیات مدیریت پروژه
صرف نظر از اندازه یا محدوده، همه پروژه ها از یک روند مشابه پیروی می کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه حیات پروژه می گویند.
چرخه عمر پروژه به طور کلی شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه، مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می کنند.
مرحله اضافی می تواند به مدیران کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل شود که مسائل به سرعت شناسایی شده و به آنها رسیدگی می شود.
در نتیجه، مدل‌های پنج فازی چابک‌تر و مؤثرتر در کمک به موفقیت پروژه‌ها در نظر گرفته می‌شوند. در واقع، موسسه مدیریت پروژه (PMI) نیز چرخه حیات پنج فازی را ترویج می کند.
در بخش بعدی، نگاه دقیق تری به هر مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه خواهیم داشت.
پنج مرحله مدیریت پروژه
هر پروژه موفق پنج مرحله یکسانی را طی می کند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل.
مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه
هر پروژه با مفهوم و شروع شروع می شود. در طی این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری تبدیل می شود که با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران کامل می شود.
این همچنین زمانی است که تیم های پروژه با مدیر پروژه گرد هم می آیند تا یک نقشه راه گسترده برای پروژه ایجاد کنند.
تیم ها باید در این مرحله به چند سوال پاسخ دهند، از جمله:
-
هدف از این پروژه چیست؟
-
برخی از موانع احتمالی چیست؟
-
سهامداران کلیدی چه کسانی هستند؟
-
حداقل یا حداکثر بودجه دارد؟
-
این پروژه چقدر طول می کشد؟
به عنوان بخشی از این مرحله، حامی پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و جدول زمانی را تایید می کند.
مرحله 2: برنامه ریزی پروژه
هنگامی که پروژه را در سطح وسیع تری تعریف کردید، وقت آن است که جزئیات را مشخص کنید.
در طول این مرحله، مدیر پروژه یک برنامه دقیق برای اجرا، نظارت و کنترل پروژه تهیه می کند. این معمولاً با تعیین اهداف شروع می شود.
هنگام تعریف اهداف یک پروژه، متدولوژی های SMART و CLEAR محبوب ترین هستند.
مخفف SMART مخفف عبارت Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely است. استفاده از این چارچوب تضمین می کند که اهداف شما به وضوح تعریف شده، واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.
بیایید به یک مثال نگاه کنیم. یک هدف مبهم ممکن است این باشد، “برنامه ای توسعه دهید که انجام سفارش را ساده تر کند.” با استفاده از روش SMART، این هدف چیزی شبیه به “توسعه برنامه ای است که زمان انجام سفارش را 20٪ کاهش می دهد.”
مخفف CLEAR مخفف Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable و Refined است.
در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و این باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.
این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف و قابل تحویل باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه ای برای مقابله با بدترین سناریوها می شود.
چندین ایدئولوژی وجود دارد که می توانید برای برنامه ریزی برای این مرحله از آنها استفاده کنید. با استفاده از مدیریت پروژه چابک، منابع توسعه به طور موثر استفاده می شود و نیازهای مشتری برآورده می شود.
علاوه بر به روز نگه داشتن همه افراد در مورد پیشرفت، امکان ایجاد تغییرات سریع و آسان را فراهم می کند. مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه های توسعه نرم افزار را به طور موثرتر و کارآمدتر ممکن می سازد.
مرحله 3: اجرای پروژه
به محض اتمام مرحله برنامه ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می شود.
در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می کنند، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص می دهند و اطمینان حاصل می کنند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین ذینفعان و تیم ها را در جریان پیشرفت پروژه نگه می دارند.
بسیاری از مدیران پروژه با داشتن جزئیات بسیار زیاد، از ابزارهای همکاری مانند Asana، Trello و نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot برای ردیابی وظایف، جدول زمانی و بودجه در یک مکان مرکزی استفاده می کنند.
یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده است، شما را در مسیر حرکت نگه می دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند. برای لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، این راهنمای مفید را بررسی کنید.
مرحله 4: نظارت و کنترل پروژه
مرحله چهار معمولاً همزمان با مرحله سه اجرا می شود. از این گذشته، برای نظارت بر یک پروژه، در وهله اول باید در حال اجرا باشد.
در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می کند. این شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های طرح است تا تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع را منعکس کند.
همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در جدول زمانی تجدید نظر شود تا تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره در نظر گرفته شود.
علاوه بر آن، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می توانید اندازه گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است یا وظایف خاصی در حال تکمیل شدن است.
مرحله 5: بسته شدن پروژه
این آخرین مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه است. این زمانی است که محصولات قابل تحویل را برای تایید به اسپانسر پروژه تحویل می دهید. در طول این مرحله، تیم منحل می شود و هرگونه استخدام قراردادی برای پروژه فسخ می شود.
پس از بسته شدن، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می دهد که درس های آموخته شده از پروژه و همچنین هر گونه داده ضروری که می تواند در آینده مفید باشد را مستند می کند.
اعضای تیم و ذینفعان نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست ها و موفقیت ها بحث می کنند. این به بهبود عملکرد و بهره وری در سراسر سازمان کمک می کند.
آینده مدیریت پروژه روشن تر از همیشه به نظر می رسد
به طور سنتی، مدیریت پروژه با قلم و کاغذ یا در بهترین حالت، یک صفحه گسترده انجام می شد. به دلیل پیچیدگی پروژه ها و پراکندگی نیروی کار، این روش ها بی اثر شده اند.
پیگیری پیشرفت و رعایت ضرب الاجل ها نیاز به رویکرد دیجیتال اول دارد. نرم افزار مدیریت پروژه HubSpot یکی از ابزارهایی است که قطعا می تواند به مدیریت پروژه کمک کند.
با استفاده از این نرم افزار، تیم ها می توانند گردش کار خود را ساده کنند، پیشرفت خود را پیگیری کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و وظایف خود را مدیریت کنند.
علاوه بر این، پلت فرم HubSpot CRM به شما امکان می دهد تا به راحتی آن را با سایر ابزارهای فروش و بازاریابی خود ادغام کنید. این امر پیگیری پیشرفت را آسان می کند و تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند.
علاوه بر این، این نرم‌افزار بینش‌های بی‌درنگی را در مورد گردش کار به کاربران ارائه می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و بر اساس آن تنظیم کنند.
بنابراین، اگر به دنبال راه هایی برای ارتقای سطح مدیریت پروژه خود بوده اید، در اینجا شانس شماست. الگوی مدیریت پروژه خود را در زیر بگیرید تا پیشرفت تیم خود را پیگیری کنید و گردش کار خود را برای افزایش کارایی ساده کنید.
