11 هک ایمیل رایگان برای افزایش بهره وری شما

اگر شما هم مثل من هستید، بخش مهمی از روزتان این است که صندوق ورودی خود را غربال کنید، ایمیل‌هایی را به ناخواسته ارسال کنید و به ایمیل‌های حساس به زمان پاسخ دهید.

برای مدیریت آن به کمک نیاز دارید؟ ما هک ایمیل رایگان داریم که به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را بهتر مدیریت کنید تا بتوانید روی موارد مهم تمرکز کنید.

11 هک ایمیل رایگان برای افزایش بهره وری شما

1. اعلان های خود را خاموش کنید یا ایمیل ها را متوقف کنید.

به غیر از رسانه های اجتماعی، ایمیل جایی است که اکثر مردم با اعلان ها مواجه می شوند. این می تواند یکی از بزرگترین موانع بهره وری باشد زیرا توجه شما به جای دیگری جلب می شود.

راه حل؟ به سادگی اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید تا روی وظایف مهم‌تر خود تمرکز کنید. بهتر از این، می‌توانید ایمیل‌های دریافتی را متوقف کنید تا حتی در صندوق ورودی‌تان نمایش داده نشوند – اگر ارائه‌دهنده ایمیل شما اجازه دهد.

منبع تصویر

کاربران Outlook می‌توانند اعلان‌ها را از طریق برنامه Boomerang متوقف کنند و زمانی که آماده مقابله با آن‌ها هستند، آن را لغو مکث کنند.

2. زمان بازبینی دسته ای ایمیل را مسدود کنید.

ایمیل‌ها می‌توانند در تمام ساعات روز ارسال شوند و اگر با تیمی به‌صورت ناهمزمان کار می‌کنید، هیچ ساعت غیرکاری وجود ندارد.

بنابراین، به جای اینکه دائماً ایمیل‌های خود را چک کنید و به هر یک از آنها پاسخ دهید، در طول روز زمان‌هایی را برای مرور آنها در نظر بگیرید.

این می تواند صبح زود، اواخر بعد از ظهر، یا هر زمانی که انتظار دارید مدتی از کار افتادگی داشته باشید.

نکته حرفه ای: پس از تصمیم گیری در مورد این انسداد زمانی، آن را به تقویم خود اضافه کنید تا از تضاد با سایر فعالیت های کاری جلوگیری کنید.

3. قالب ایجاد کنید.

آیا می دانید چگونه وب سایت ها دارای بخش پرسش و پاسخ هستند؟ در مشاغل حرفه ای خود، ما اغلب موارد مشابه را بارها و بارها با مشتریان، همکاران و سهامداران خود در میان می گذاریم.

برای اینکه این کار کمی آسان‌تر شود، الگوهایی ایجاد کنید تا هر بار که ایمیلی را پیش‌نویس می‌کنید، از ابتدا شروع نکنید.

الگوهای شما بر اساس سؤالاتی است که اغلب می‌پرسید، عباراتی که بیشتر استفاده می‌کنید و پیام‌هایی که بیشتر به اشتراک می‌گذارید. چیزهایی مانند:

• ایمیل های سرد
• تغییر مسیر به تیم های دیگر
• اطلاعیه های هفتگی تیم
• پیام OOO

برای تنظیم این مورد در جیمیل، به تنظیمات خود بروید، روی تب Advanced کلیک کنید و روی “فعال کردن” در کنار بخش Templates کلیک کنید.

4. پوشه ها را ایجاد کنید.

سازمان‌دهی کلید نهایی بهره‌وری است و ایمیل‌ها اغلب در معرض خطر قرار می‌گیرند. طنز این است که آنها تمایل دارند برخی از مهم ترین اطلاعاتی را که ما در زندگی روزمره از آن استفاده می کنیم، نگهداری کنند.

ایجاد پوشه‌ها در ایمیل شما نه تنها یافتن کارها را آسان‌تر می‌کند، بلکه هنگام اولویت‌بندی ایمیل‌هایتان قابل مدیریت‌تر می‌شود.

به عنوان مثال، شما می توانید دسته بندی ها را توسط:

• اولویت (به عنوان مثال اقدام مورد نیاز، اطلاعاتی)
• عملکرد (مانند منابع انسانی، امور مالی، بیمه)
• تیم ها (مانند رهبری، گزارش های مستقیم، همکاران و غیره)

5. ایمیل های دریافتی خود را فیلتر کنید.

چرا وقتی می‌توانید از ارائه‌دهنده ایمیل خود بخواهید این کار را به صورت خودکار برای شما انجام دهد، ایمیل‌ها را مرتب کنید؟

ویژگی فیلتر – که از طریق اکثر ارائه دهندگان ایمیل در دسترس است – به شما امکان می دهد ایمیل ها را مرتب کنید، حذف کنید، پرچم گذاری کنید و ارسال کنید.

با استفاده از اطلاعات زیر می توانید این کار را انجام دهید:

• آدرس ایمیل
• کلمات و/یا عبارات
• نوار عنوان
• پیوست

هنگامی که فیلتر را ایجاد کردید، اقدام پیگیری خودکار را تعیین می کنید.

موارد استفاده شامل افزودن ایمیل‌های رهبری به یک پوشه خاص، حذف نامه‌های ناخواسته، علامت‌گذاری یادآورها به عنوان خوانده شده است.

6. از زمانبندی ایمیل استفاده کنید.

روزهایی که ساعت 6 صبح از خواب بیدار می شدند، صرفاً برای ارسال ایمیلی که نمی توانستید در ساعت 10 شب دیشب، هنگام تهیه پیش نویس آن، ارسال کنید، گذشته است.

برخی از ارائه دهندگان ایمیل به شما اجازه می دهند تاریخ و زمان ارسال ایمیل خود را برنامه ریزی کنید تا بتوانید آن را تنظیم کرده و فراموش کنید – بدون نگرانی.

اگر ارائه‌دهنده شما این ویژگی را ندارد، افزونه‌ای مانند Boomerang را در نظر بگیرید که می‌توانید با ایمیل خود برای زمان‌بندی ایمیل‌ها ادغام کنید.

7. ویژگی “unsend” را فعال کنید.

همه ما این کار را انجام می‌دهیم: یک ایمیل بفرستید، سپس ایمیلی را که قبلاً خوانده‌اید پنج بار قبل از ارسال فقط در صورت لزوم – حتی اگر نمی‌توانید کاری در مورد آن انجام دهید، دوباره بخوانید. تا به حال.

جیمیل و سایر ارائه دهندگان ایمیل اکنون به شما امکان می دهند پس از کلیک بر روی “ارسال” ایمیل را برای چند ثانیه لغو ارسال کنید، فقط در صورتی که اشتباهی را مشاهده کردید یا به سادگی نظر خود را تغییر دادید.

نکته حرفه ای: فقط زمانی که ایمیل شما آماده ارسال شد، گیرندگان را اضافه کنید – به این ترتیب، دیگر هرگز ایمیل ناتمام ارسال نخواهید کرد.

8. میانبرها را یاد بگیرید.

میانبرها به شما این امکان را می دهند که وظایف ایمیل خود را به سرعت و بدون رد شدن سریع انجام دهید.

با میانبرهای ایمیل، می توانید:

• ایمیل های جدید بنویسید
• گیرندگان cc و bcc را اضافه کنید.
• درج لینک ها
• پیشنهادات املایی را باز کنید.
• متن را با پررنگ، ایتالیک، زیر خط، تورفتگی و تراز قالب بندی کنید.
• آرشیو ایمیل ها

و این فقط برای نام بردن چند مورد است. اگر ویژگی‌ای وجود دارد که اغلب از آن استفاده می‌کنید، احتمالاً میان‌بری وجود دارد که تنها با یک کلیک یا فشار دادن کلید شما را به آنجا برساند.

البته میانبرها بسته به ارائه دهنده و دستگاه متفاوت خواهند بود. بنابراین قبل از شروع استفاده از آنها، مطمئن شوید که از آنها استفاده می کنید.

9. لغو اشتراک.

اگر صندوق ورودی شما چیزی شبیه مال من است، چند هزار ایمیل از برندهایی وجود دارد که هرگز با آنها تعامل ندارید.

در حالی که حذف این ایمیل ها زمان بر است، می توانید با لغو اشتراک ایمیل هایی که هرگز نخوانده اید، صندوق ورودی خود را شلوغ کنید. متأسفانه، همه برندها دارای گردش کار جداسازی نیستند که به طور خودکار شما را از لیست خواندن حذف کند.

در این صورت، باید به صورت دستی اشتراک خود را لغو کنید. به من اعتماد کنید، آینده شما از شما تشکر خواهد کرد.

10. پسوند مرورگر گرامری را دریافت کنید.

بسیاری از ما ایمیل‌ها را مستقیماً از کادر «پیش‌نویس جدید» پیش‌نویس می‌کنیم. با این حال، این استراتژی با برخی خطرات همراه است – به عنوان مثال غلط املایی یا عبارت های نامناسب.

برنامه‌هایی مانند Grammarly به‌عنوان تصحیح‌کننده عمل می‌کنند و به محض اینکه اشتباهات شما را مرتکب می‌شوید، آنها را تشخیص می‌دهند. Grammarly همچنین دارای ویژگی های منظمی است که لحن پیام شما را به شما می گوید و عبارات جایگزین را پیشنهاد می کند.

با استفاده از این ابزار، هرگز لازم نیست نگران نحوه صدای خود یا وجود اشتباه تایپی پنهان باشید. تمام حدس و گمان ها را از بین می برد، بنابراین می توانید فقط روی فشار دادن “ارسال” تمرکز کنید.

11. ایمیل های خود را اولویت بندی کنید.

اگر هنوز با مدیریت حجم زیادی از ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید مشکل دارید، از این قانون رایج پیروی کنید: اگر ایمیل نیاز به پاسخی دارد که دو دقیقه یا کمتر طول می‌کشد، فوراً پاسخ دهید.

اگر بیشتر طول کشید، آن را برای بعد ذخیره کنید. این استراتژی طراحی شده است تا به شما کمک کند تا از شر درهم و برهمی خلاص شوید بدون اینکه تحت تأثیر قرار بگیرید.

شما آن را دارید – هک ایمیل رایگان که به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را تحت کنترل داشته باشید و بهره وری خود را به حداکثر برسانید.

یادداشت سردبیر: این پست در اصل در آگوست 2016 منتشر شده است و برای جامعیت به روز شده است.