چگونه تیم های کوچک بازاریابی را بدون فرسودگی افزایش می دهند

تیم های بازاریابی کوچک از بین می روند زیرا بدون تغییر در فرآیندهای پشت سر خود، بار کاری را افزایش می دهند. هر کاری از ابتدا شروع می شود، بنابراین تلاشی برای آن وجود دارد، اما تاثیر مستقیمی بر خروجی ندارد.

با استفاده از فرآیندهای خودکار و ساده‌سازی عملکردهای روزمره، می‌توانید بدون اضافه کردن تعداد کار، بازاریابی را مقیاس کنید.

کمپین ها هر بار مراحل یکسانی را تکرار می کنند. اما بدون اتوماسیون، زمان زیادی برای هماهنگی تلف می‌شود، حتی با وجود ثابت ماندن اندازه تیم.

در این مقاله:

• نحوه ورود کار بازاریابی به سیستم را کنترل کنید
• برای محافظت از تمرکز، محدودیت های کار در حال پیشرفت را تنظیم کنید
• قبل از اینکه خروجی را مقیاس بندی کنید، ساختار محتوا را تعریف کنید
• از استخراج محتوا برای ضرب کردن خروجی بدون کار اضافی استفاده کنید
• استاندارد کردن فرمت های خروجی برای کاهش بار مرور
• از محتوای تولید شده توسط کاربر برای کاهش تلاش در ارسال پیام استفاده کنید
• یک سیستم خودکار برای جمع آوری محتوای مشتری بسازید

چیزی که می تواند کمک کند، سیستمی است که کار را بر اساس محرک ها و شرایط واضح به جای نیاز به تفکر و تایید تازه برای هر دارایی، حرکت می دهد.

به عنوان مثال، زمانی که شخصی فرمی را در سایت شما پر می کند، نرم افزار باید فورا وضعیت او را به روز کند و آنها را در یک سری از پیام های از پیش نوشته شده قرار دهد.

همچنین به همین دلیل است که کسانی که اتوماسیون بازاریابی را پیاده‌سازی می‌کنند افزایش 80 درصدی سرنخ ها. اما چگونه می توان با آن به عنوان یک تیم کوچک شروع کرد؟ بیایید دریابیم.

با یک مرکز اطلاعات بازاریابی متمرکز شروع کنید

اگر داده‌های مشتری در صندوق‌های ورودی ایمیل یا صفحات گسترده جداگانه ذخیره شده باشد، نمی‌توانید مقیاس‌بندی کنید. این یک گلوگاه ایجاد می کند که در آن یک نفر باید قبل از اینکه بتواند اقدامی انجام دهد از دیگری اطلاعات بخواهد.

یک پایگاه داده واحد و متمرکز به راحتی می تواند تلاش های بازاریابی را خودکار کند و مقیاس کند. می‌توانید هر تعاملی را ثبت کند تا هر کسی در تیم بتواند بدون نیاز به جلسه، تاریخچه کامل یک سرنخ را ببیند.

نحوه اجرای این:

• ابزار پایگاه داده را انتخاب کنید: سیستمی مانند HubSpot، Pipedrive یا موارد مشابه را انتخاب کنید پلت فرم مدیریت تماس که امکان دسترسی مشترک و ثبت خودکار داده ها را فراهم می کند.
• اتصال کانال های ارتباطی: ایمیل و سیستم های تلفن شرکت خود را به این مرکز پیوند دهید تا هر پیامی که ارسال می کنید یا تماس برنامه ریزی شده را در نمایه مخاطب خاص ضبط کنید.
• نقاط ورود داده های حسابرسی: هر مکانی که مشتری اطلاعات خود را وارد می کند را شناسایی کنید. می تواند یک باشد فرم وب سایت سفارشی یا تبلیغ در شبکه های اجتماعی

در مرحله بعد، از یک ابزار یکپارچه سازی مانند Zapier’s Zap استفاده کنید تا آن داده ها را مستقیماً به هاب خود منتقل کنید.

گردش کار اتوماسیون Zap با ادغام

• فیلدهای اجباری را تنظیم کنید: پایگاه داده را طوری پیکربندی کنید که به اطلاعات خاصی مانند محدوده بودجه یا موقعیت جغرافیایی نیاز داشته باشد، قبل از اینکه بتوان سرنخ را به یکی از اعضای تیم اختصاص داد.

برای یک نکته: صفحات گسترده محلی و اسناد مشترکی را که اطلاعات یکسانی را ردیابی می کنند حذف کنید تا مرکز مرکزی تنها منبع حقیقت باشد.

نحوه ورود کار بازاریابی به سیستم را کنترل کنید

اجازه ندهید تیم بازاریابی جرقه خلاقیت خود را از دست بدهد فقط به این دلیل که درخواست های کاری را از همه جا دریافت می کند. اگر کار از طریق پنج مسیر وارد شود، بار بازبینی حتی زمانی که خروجی ثابت بماند، چند برابر می شود.

به همین دلیل است که وقتی بازاریابی را مقیاس می کنید، با کنترل نقطه ورود فعالیت ها شروع کنید.

در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است.

یک کانال دریافت وظیفه واحد ایجاد کنید

یک کانال ورودی واحد زمانی کار می‌کند که درخواست‌ها از طریق یک مسیر کنترل‌شده منفرد هدایت شوند و بدون واسطه انسانی به وظایف ساختاریافته تبدیل شوند.

می توانید این سیستم را امتحان کنید:

• POWR برای مصرف
• Zapier برای انتقال
• آسانا برای اعدام

Zap اتصال فرم POWR به آسانا

این راه‌اندازی به استانداردسازی قبل از رسیدن به تیم بازاریابی کمک می‌کند و به‌طور خودکار آنها را یک بار داخل سیستم هدایت می‌کند.

چگونه POWR به عنوان دروازه‌بان درخواست عمل می‌کند

فرم POWR می تواند به عنوان یک دروازه بان عمل کند تا درخواست ها را در قالبی ساختاریافته دریافت کند و مانع از ورود کارهای ناقص یا مبهم به سیستم شود.

چک لیست راه اندازی فرم POWR

• یک فرم POWR با فیلدهای اجباری برای نوع درخواست، اولویت، مهلت و زمینه تجاری ایجاد کنید.
• برای جلوگیری از درخواست‌های باز یا نامشخص از فهرست‌های کشویی و فیلدهای شرطی استفاده کنید.
• قبل از ارسال، هویت و تأییدیه های درخواست کننده (در صورت وجود) را درخواست کنید.
• یک پیوند فرم را منتشر کنید و آن را به عنوان تنها مسیر پذیرش پذیرفته شده در نظر بگیرید.

مسیریابی خودکار درخواست ها به آسانا

Zapier’s Zaps می تواند هر درخواست تایید شده را به عنوان یک کار، بدون کپی یا تفسیر دستی، به آسانا ارسال کند.

POWR Form در Zap با Asana ادغام می شود

مراحل راه اندازی Zapier → Asana:

• ارسال فرم POWR را به عنوان ماشه Zap تنظیم کنید
• یک کار در یک پروژه اختصاصی جذب آسانا ایجاد کنید
• فیلدهای فرم را مستقیماً به فیلدهای سفارشی آسانا تگ کنید (اولویت، نوع درخواست، تلاش)
• زمینه ساختار یافته را به شرح کار اضافه کنید و در صورت نیاز ویرایش های بیشتر را قفل کنید

بررسی کنید قیمت گذاری آسانا، که در چهار طبقه موجود است; ممکن است لازم باشد نسخه رایگان را پشت سر بگذارید تا از قابلیت های یکپارچه سازی آن استفاده کنید.

طرح شروع حداقل نیاز برای کارکرد این سیستم است، زیرا فرم ها، قوانین و فیلدهای سفارشی را برای مسیریابی و اجرا فعال می کند.

یک طرح پیشرفته زمانی ضروری می‌شود که به تأییدیه‌ها، مشاهده حجم کار یا گزارش‌دهی بین تیمی نیاز دارید، زیرا حجم درخواست و نیازهای حاکمیتی افزایش می‌یابد.

برای محافظت از تمرکز، محدودیت های کار در حال پیشرفت را تنظیم کنید

برای مقیاس‌بندی فعالیت‌های بازاریابی، ابتدا باید آنچه را که در حال حاضر وجود دارد، ردیابی کنید.

وقتی یکی از اعضای تیم به ظرفیت خود می رسد، هیچ چیز جدیدی شروع نمی شود مگر اینکه کار(های) در دست خود را تکمیل کند.

برای پیاده سازی این در آسانا:

• از تابلویی با ستون هایی مانند در حال انجام و بررسی استفاده کنید
• تغییر نام ستون ها برای نشان دادن محدودیت ها، به عنوان مثال، در حال انجام (حداکثر 5)
• از اتوماسیون مبتنی بر ساعت خودداری کنید، زیرا آسانا نمی تواند به طور قابل اعتمادی بر اساس ساعات باقیمانده کار کند
• یک قانون واحد را اجرا کنید که فقط یک مالک می تواند وظایف را به ستون های درپوش منتقل کند

در اینجا، محدودیت ظرفیت بازبینی انسانی است که با تعداد کار یا با درصد تخصیص (زمان اختصاص داده شده به وظایف یا پروژه های خاص) اندازه گیری می شود.

منبع: آسانا

وقتی چندین مورد به طور همزمان منتظر تأیید هستند، می‌توانید بک لاگ‌های کار را مشاهده کنید. در نهایت تصمیم گیری را به تعویق می اندازد و کار را تا ساعات پایانی کار تمدید می کند.

قبل از اینکه خروجی را مقیاس بندی کنید، ساختار محتوا را تعریف کنید

با تعریف ساختار محتوا و معیارهای بررسی، نیاز به بررسی و همکاری برای هر محتوای جدید را از بین ببرید. آنچه تغییر می کند قالب محتوا است، در حالی که ایده اصلی دست نخورده باقی می ماند.

زمانی که تیم ها زمان کمتری را صرف تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی بسازند و چگونه آن را تایید کنند، مقیاس بندی بازاریابی آسان می شود.

رابرت رز از مؤسسه بازاریابی محتوا بزرگترین مانع برای مقیاس بندی را عدم ارتباط بین دارایی ها می داند. او پیشنهاد می کند که سال 2026 به جای تولید، سال ارکستراسیون است.

آنچه می توانید در اینجا انجام دهید:

• فقط 3 تا 4 نوع محتوای مجاز را انتخاب کنید
• طول، ساختار، CTA و چک لیست تایید را برای هر کدام تعریف کنید
• به طور پیش فرض فرمت های سفارشی را رد کنید

بخشی از استراتژی اتوماسیون بازاریابی همچنین شامل مدیریت محتوا از طریق فرآیند استخراج محتوای واضح است. این کمک می کند تا یک دارایی بزرگ، مانند یک ویدیوی ضبط شده یا یک راهنمای دقیق، به به روز رسانی های کوچکتر یک ماهه تبدیل شود.

به این ترتیب، حتی یک تیم دو نفره می‌توانند بدون تخلیه ذهنی تولید ایده‌های جدید هر روز صبح، حضور روزانه خود را در چندین پلتفرم حفظ کنند.

گردش کار محتوای ستون

• محتوای یک رکن تولید کنید: یک مصاحبه ویدیویی سی دقیقه ای ضبط کنید، یک وبینار برگزار کنید، یا یک مقاله 2000 کلمه ای در مورد موضوعی بنویسید که یک مشکل عمده مشتری را حل می کند.
• رونویسی صدا: از یک استفاده کنید ابزار رونویسی خودکار برای تبدیل ضبط به متن، که به عنوان ماده خام برای به روز رسانی های نوشتاری شما عمل می کند.
• استخراج کلیپ های کوتاه: سه تا پنج بخش زیر 60 ثانیه را که هر کدام یک نکته واضح را ارائه می دهند، شناسایی کنید و آنها را برای استفاده در رسانه های اجتماعی صادر کنید.
• تبدیل امتیاز به پست متنی: سه تا پنج جمله کلیدی را از رونوشت بردارید و آنها را به به‌روزرسانی‌های مستقل برای لینکدین یا خبرنامه ایمیل خود تبدیل کنید.
• ایجاد یک خلاصه تصویری: مهمترین آمارها یا نقل قول ها را از قطعه ستون بیرون بکشید و آنها را در قالب گرافیکی از پیش ساخته قرار دهید.
• زمان‌بندی عرضه: این قطعات را به یک تقویم اضافه کنید تا در 4 هفته آینده به صورت زنده پخش شوند و مطمئن شوید که کار اصلی با تلاش زیاد به افراد جدید بسیار فراتر از ایجادش دسترسی پیدا می‌کند.

استاندارد کردن فرمت های خروجی برای کاهش بار مرور

هر تنوع محتوا تلاش بررسی و بار تصمیم را اضافه می کند.

برای مقیاس‌بندی مؤثر بازاریابی، باید زودتر خروجی‌ها را استاندارد کنید تا ایجاد تکرار شود و بازبینی قابل پیش‌بینی شود. به این ترتیب آزادی خلاقانه را با سرعت عوض می کنید.

برای عملی کردن این موضوع:

• فقط 3 دارایی تکرارشونده برتر خود را انتخاب کنید. مثال: پست وبلاگ، ایمیل، پست لینکدین
• برای هر کدام یک ساختار ثابت از نظر محدوده طول، مقاطع، نوع CTA، چک لیست تایید و غیره تعریف کنید
• ساختار را به عنوان یک الگو در داخل وظایف آسانا یا توضیحات پروژه ذخیره کنید
• یک قانون را اجرا کنید: هیچ فرمت سفارشی بدون تأیید صریح

از محتوای تولید شده توسط کاربر برای کاهش تلاش در ارسال پیام استفاده کنید

مزیت اصلی استفاده از ایده های مشتری این است که تیم شما دیگر مجبور نیست تصمیم بگیرد که چگونه ارزش را توضیح دهد. مشتریان قبلاً توضیح می دهند که چرا چیزی برای آنها اهمیت دارد، بنابراین تیم می تواند به جای نوشتن از ابتدا از آن توضیحات استفاده مجدد کند.

این رویکرد همچنین به این دلیل کار می‌کند که مردم به توضیحات مشتری بیشتر از توضیحات نوشته شده توسط برند اعتماد دارند. گزارش های PowerReviews بازدیدکنندگانی که با محتوای تولید شده توسط کاربر تعامل دارند، 102.4 درصد بالاتر از میانگین تبدیل می‌شوند. وقتی اعتماد بیشتر باشد، تیم ها زمان کمتری را صرف پرداختن به زبان یا دفاع از انتخاب های پیام رسانی می کنند.

شما نیازی به محتوای ثابت مشتری یا فعالیت بالای رسانه های اجتماعی ندارید، بلکه به چند توضیح واضح از مشتریان در لحظاتی که آشکارا راضی هستند نیاز دارید.

نحوه اجرای این:

از کجا می توان توضیحات مشتری با کیفیت بالا را تهیه کرد

به دنبال پاسخ های مکتوب مشتری باشید که در آن توضیح می دهند که چه چیزی برای آنها تغییر کرده است. این می تواند پاسخی به تأییدیه تحویل یا برای یک بلیط پشتیبانی باشد که علامت گذاری شده است.

گرفتن محتوای تولید شده توسط کاربر شامل چندین مرحله است.

• یک سوال متمرکز بپرسید: یک سوال واحد درخواست کنید که استدلال را دعوت کند. به عنوان مثال، پس از استفاده از محصول یا خدمات شما چه چیزی برای آنها تغییر کرد؟
• توضیحات مشتری را دست نخورده نگه دارید: از پاسخ آنها بیشتر همان طور که هست استفاده کنید. اشتباهات آشکار را در صورت نیاز تصحیح کنید، اما ایده را تغییر شکل ندهید. هدف این است که از تحمیل تفسیر خود اجتناب کنید.
• قبل از استفاده مجدد، محل قرارگیری را تعیین کنید: مکانی را انتخاب کنید که این روایت در آن بماند، مانند بخش وب سایت یا پاراگراف ایمیل. از پخش یکباره آن در همه جا خودداری کنید، زیرا این کار هماهنگی بیشتری ایجاد می کند.

در اینجا نمونه ای از استفاده از کلمات مشتری در بازاریابی ایمیلی (در فضای B2C) آورده شده است.

منبع: yespo

• یک نفر را برای انتشار تعیین کنید: یک نفر صحت و رضایت را بررسی می کند، سپس بدون نیاز به بحث گروهی منتشر می کند. ارزش از سرعت و وضوح ناشی می شود، نه کمال.

یک سیستم خودکار برای جمع آوری محتوای مشتری بسازید

گنجاندن محتوای تولید شده توسط کاربر در خروجی بازاریابی خود، به سیستمی نیاز دارید که به طور خودکار نظرات و عکس ها را جمع آوری و نمایش دهد.

• یک محرک پس از خرید تنظیم کنید: خود را پیکربندی کنید ابزار بازاریابی ایمیلی تا دقیقا 14 روز پس از تحویل پیامی ارسال کنید و درخواست بررسی خاص یا عکسی از محصول در حال استفاده کنید.
• از ابزار مجموعه اختصاصی استفاده کنید: سرویسی مانند Bazaarvoice یا Yotpo را به کار بگیرید که یک رابط کاربری ساده برای آپلود عکس ها یا ویدیوها مستقیماً از تلفن خود به مشتریان ارائه می دهد.
• یک گالری اثبات اجتماعی را جاسازی کنید: یک گالری پویا را در صفحات محصول خود نصب کنید که هر پست رسانه اجتماعی را که برند شما در آن برچسب گذاری شده است به نمایش می گذارد و مطمئن شوید که محتوای تازه بدون به روز رسانی دستی ظاهر می شود.
• مدیریت خودکار حقوق: هنگامی که یک مشتری از طریق فرم یا پلتفرم شما یک بررسی یا گواهی ارسال می کند، این مجوز به عنوان یک خط کوتاه درج می شود که با ارسال آن موافقت می کند.
• فیلتر برای کیفیت: قانونی را در نرم افزار خود تنظیم کنید تا فقط نظرات با 4 ستاره یا بالاتر و یک تصویر نمایش داده شود و مفیدترین محتوا را در بالا نگه دارید.

معنای واقعی مقیاس بازاریابی

اضافه کردن تعداد کار می تواند یک تصمیم سریع باشد، اما همیشه راهی برای افزایش فعالیت های بازاریابی وجود دارد. تیم‌های کوچک زمانی که بازاریابی آنها را مجبور می‌کند هر بار از ابتدا فکر و تصمیم بگیرند، خسته می‌شوند.

مقیاس بازاریابی از حذف تفکر مکرر و هماهنگی پیشگیرانه ناشی می شود که بدون افزایش خروجی، تلاش را افزایش می دهد.

چیزی که کار می کند این است که بازاریابی را به عنوان یک سیستم در نظر بگیریم. نحوه ورود کار را کنترل کنید و قوانین بازبینی را برای سازگاری تنظیم کنید.

سوالات متداول

بیوگرافی نویسنده

تسبیح امین مدیر بازاریابی سیرفیس و متخصص عملی بازاریابی است. او محتوا و جریان‌های کاری را طراحی می‌کند که به تیم‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتری از آسانا، از دریافت تا تأیید و پیگیری، استفاده کنند.