هنگامی که در تلاش برای رسیدن به اهداف شخصی و/یا حرفه ای هستید، یکی از اولین چیزهایی که ارزیابی می کنید بهره وری شماست.
آیا زمان خود را به خوبی مدیریت می کنید؟ آیا موارد موجود در لیست کارهای خود را بررسی می کنید؟ یا متوجه می شوید که عقب افتاده اید؟ اگر چنین است، این مقاله برای شما مناسب است.
راه های کم تلاش برای افزایش بهره وری خود را کشف کنید – چه از خانه کار کنید یا به دفتر کار.
- چگونه بهره وری را در محل کار افزایش دهیم
- الگوهای بهره وری خود را مشخص کنید.
- چندوظیفه ای نکنید
- پاسخگو باشید.
- کارهای بزرگ را از بین ببرید.
- تقویم خود را مسدود کنید
- از برنامه های بهره وری استفاده کنید.
- راه های افزایش بهره وری در خانه
- عوامل حواس پرتی را محدود کنید
- به یک روتین پایبند باشید.
- استراحت ها را اولویت بندی کنید
- محیط خود را تنظیم کنید.
- یک فضای کاری مشخص داشته باشید.
چگونه بهره وری را در محل کار افزایش دهیم
1. الگوهای بهره وری خود را مشخص کنید.
فقط به این دلیل که میانگین روز کاری بین 8 صبح تا 5 بعدازظهر است، به این معنی نیست که در آن ساعات شما بهترین کار را انجام می دهید.
برخی از ما صبح زود قبل از طلوع خورشید بهترین تمرکز را می کنیم و برخی از ما جغد شب هستیم.
اولین کاری که باید هنگام کار بر روی بهره وری خود انجام دهید این است که ابتدا خودتان را مشاهده کنید – به ویژه زمانی که بیشترین یا کمترین کار را انجام می دهید. از آنجایی که برخی از روزها به طور طبیعی شلوغ تر از روزهای دیگر هستند، این کار را در مدت یک هفته انجام دهید.
شناسایی این روزها و ساعات «نقطه شیرین» به شما این امکان را می‌دهد که روز خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید و وظایف را سریع‌تر انجام دهید بدون اینکه از کیفیت یا دقت کاسته شود.
برای مثال، من دوشنبه‌هایم را طوری طراحی کرده‌ام که کارهای کم‌تحمل را شامل شود، زیرا تمایل به حضور در جلسات و خارج از آنها دارم. این امر انجام هر کاری که نیاز به تمرکز شدید دارد را دشوار می کند. در نتیجه، کارهایی را که کوتاه و سریع هستند، برنامه ریزی می کنم.
از سوی دیگر، سه‌شنبه‌ها بسیار آرام است و من بین ساعت ۱۰ صبح تا ۱ بعد از ظهر بهترین کارم را انجام می‌دهم، با این حساب، کارهای سنگین‌ترم مانند تحقیق و نوشتن را انجام می‌دهم.
هنگامی که متوجه شدید چه ساعت هایی کارآمدتر کار می کنید، می توانید پروژه ها را بر اساس آن تخصیص دهید و از آن زمان برای کارهای دشوار استفاده کنید.
بسیاری از ما فکر می‌کنیم تنبل یا بی‌مولد هستیم، در حالی که حقیقت این است که به بدن خود گوش نمی‌دهیم. تشخیص اینکه کدام بخش از روز بهترین ها را در شما به ارمغان می آورد، احتمالاً کلید افزایش انگیزه و اثربخشی در کار است.
هنگامی که این کار را انجام دادید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که برنامه خود را مطابق با آن تنظیم کنید.
2. چند کار را انجام ندهید.
به نظر می‌رسد که همه ما به عنوان یک جوان یادداشتی دریافت کرده‌ایم که چندوظیفه حداکثر بهره‌وری است. معلوم شد، اینطور نیست. در واقع، مطالعات اخیر نشان می دهد که تلاش برای انجام چند کار در واقع مانع بهره وری شما می شود.
اگرچه جابه‌جایی بین چند کار ممکن است سریع‌تر به نظر برسد، اما در نهایت زمان بیشتری طول می‌کشد، زیرا ذهن می‌تواند در هر زمان فقط بر روی یک فعالیت تمرکز کند. به این ترتیب، مغز شما در نهایت برای تمرکز مجدد روی هر کار، کار را دو برابر انجام می دهد.
تا به حال شده است که با یکی از دوستانتان صحبت کنید اما بعد متوجه شوید که چیزی را که او گفته اند ثبت نکرده اید زیرا حواس شما پرت شده است؟ با انجام چند کار ممکن است متوجه آن نشوید و در نهایت مرتکب اشتباه شوید.
بهترین گزینه این است که انرژی و توجه خود را در یک زمان روی یک کار متمرکز کنید. شما حواس‌پرتی‌ها را پاک می‌کنید و اجازه می‌دهید ذهنتان بیشتر حضور داشته باشد.
متوجه خواهید شد که دادن فضای کافی به خود منجر به زمان تکمیل بسیار سریع‌تر و به طور کلی کار با کیفیت بالاتر می‌شود.
3. پاسخگو باشید.
مسئولیت‌پذیری می‌تواند عامل اصلی بهره‌وری برای اهداف شخصی و حرفه‌ای باشد. آنها اغلب “چرا” را به شما یادآوری می کنند و به عنوان انگیزه ای برای ادامه راه عمل می کنند.
در محل کار، این مسئولیت باید خود تحمیلی باشد، مگر اینکه یک همکار یا تیمی داشته باشید که بتوانید برای این کار به آن تکیه کنید.
پاسخگو بودن به این صورت است:
- مسدود کردن زمان‌ها در تقویم برای انجام کارهای خاص.
- قرار دادن یک تایمر 1 ساعته برای تکمیل یک کار.
- برنامه ریزی برای یادآوری
- تعیین ضرب الاجل، حتی اگر کار یا پروژه شما به آن نیاز نداشته باشد.
اگر از خانه کار می کنید، داشتن یک شریک مسئولیت پذیر می تواند بسیار مفید باشد. شاید تیم شما روزهای دوشنبه برای یک ساعت دور هم جمع شوند تا از طریق زوم با هم کار کنند، حتی اگر در سکوت باشد.
یا می توانید هفته ای یک بار با همکار خود ملاقات کنید و گزارش پیشرفت پروژه های آینده را به یکدیگر بدهید.
چه شخصی باشد و چه اشتراکی، مسئولیت پذیری می تواند بهره وری شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
4. کارهای بزرگ را از بین ببرید.
تصور کنید چند هفته دیگر پروژه ای با تاثیر بالا دارید. هر بار که در مورد آن فکر می کنید، پروژه را به عنوان یک کل و اینکه چقدر تا اتمام فاصله دارید تصور می کنید. این یک دستور برای فاجعه است.
برای بهره وری، ضروری است که وظایف خود را به تکه های کوچک و قابل اجرا تقسیم کنید. این باعث کاهش (یا حذف) اضطراب اغلب مرتبط با خود کار می شود و شما را قادر می سازد تا با رسیدن به نقاط عطف مهم انگیزه خود را حفظ کنید.
5. تقویم خود را مسدود کنید.
هیچ چیز ناامید کننده تر از تلاش برای ورود به منطقه نیست، اما با یک جلسه لحظه آخری یا اعلان تیم قطع می شوید.
یکی از راه‌های محافظت از زمان، مسدود کردن تقویم در زمان‌های تعیین‌شده برای مقابله با فهرست کارهایتان است. این باعث ایجاد مرزهای لازم برای جلوگیری از وقفه می شود و همچنین انتظاراتی را برای همکارانتان در مورد زمانی که در دسترس خواهید بود تعیین می کند.
اگر در این مدت به شما پینگ کردند، خود را موظف به پاسخگویی فوری نکنید.
بهتر است، ویژگی «مزاحم نشوید» را در برنامه پیام‌رسانی گروهی خود روشن کنید تا نشان دهید که در دسترس نیستید.
بیشتر استراتژی‌های افزایش بهره‌وری شما را ملزم به اتخاذ یک رویکرد پیشگیرانه به جای رویکرد واکنشی می‌کنند. و این جایی است که فواید فواید آن مشخص می شود.
6. از برنامه های بهره وری استفاده کنید.
اگر همه تکنیک‌های دیگر شکست بخورند، احتمالاً برنامه‌ای وجود دارد که به شما در افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
برنامه های بهره وری از نظر هدف و عملکرد متفاوت خواهند بود. برخی بر مدیریت زمان تمرکز می کنند در حالی که برخی دیگر بر سازمان تمرکز می کنند. در اینجا چند گزینه برتر وجود دارد:
- Toggl – یک تایمر برای استفاده در هنگام استفاده از روش فوکوس پومودورو و هنگام ردیابی مدت زمان انجام هر کار.
- مفهوم – یک فضای کاری دیجیتال برای ذخیره اسناد، لیست کارهای شما و موارد دیگر.
- Mindfulness – برنامه ای برای استفاده در زمان استراحت برای تنظیم مجدد.
راه های افزایش بهره وری در خانه
1. عوامل حواس پرتی را محدود کنید.
حواس پرتی می تواند مانع بزرگی برای بهره وری در کار باشد، به همین دلیل بسیار مهم است که آنها را تا حد امکان محدود کنید.
وقتی این را می خوانید، ممکن است به چیزهایی مانند رسانه های اجتماعی و تلویزیون فکر کنید. آنها نیز بد هستند، اما برخی از عوامل حواس پرتی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.
اولین مورد هم اتاقی ها هستند – چه آنها مستقیماً با شما صحبت کنند و چه در پس زمینه، نادیده گرفتن آنها سخت است. اگر می توانید، مطمئن شوید که در پربارترین ساعات زندگی خود را منزوی کرده اید تا مطمئن شوید که می توانید کار خود را انجام دهید.
نکته حرفه ای: اگر جداسازی امکان پذیر نیست، هدفون را برای جلوگیری از نویز قرار دهید.
بعدی حیوان خانگی شماست. مطمئناً، آنها کرکی و شایان ستایش هستند، اما زمانی که آنها زوم می کنند یا التماس برای جلب توجه می کنند، این می تواند به سرعت باعث اختلال شود.
در نهایت، تلفن همراه شما. این احتمالاً همان چیزی است که هر زمانی که از رایانه خود دور می شوید به آن دست پیدا می کنید، اما همین چیزی است که شما را از بازگشت باز می دارد.
یکی از راه‌های جلوگیری از این امر، قرار دادن تلفن خود در خارج از فضای کاری است. اگر نگران تماس های از دست رفته هستید، زنگ بلند خود را بزنید تا مطمئن شوید که تماس های خود را می شنوید.
به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها می‌تواند برای بهره‌وری شما معجزه کند، زیرا زمان کمی است که معمولاً به آنها توجه نمی‌کنید.
2. به یک روتین پایبند باشید.
وقتی خارج از روال عادی خود کار می کنم، در آن زمان بهره وری من به پایین ترین حد خود می رسد.
دلیلش این است که ذهن چیزهای آشنا را دوست دارد. از زمانی که بلند می‌شوید تا موسیقی که پشت میزتان به آن گوش می‌دهید، هر مرحله از کارهای روزمره شما به عنوان نشانه‌ای برای رفتار شما عمل می‌کند.
بنابراین، زمانی که در حفظ یک روال ثابت شکست می‌خورید، تمرکز و بهره‌وری می‌تواند دشوار باشد.
یک روال می تواند به شکل زیر باشد:
- شروع و پایان کار هر روز در یک زمان مشخص.
- داشتن فضای کاری مشخص
- هر دو ساعت یکبار استراحت کنید.
- هر روز کاری را با مجموعه ای از وظایف مرتبط کنید. به عنوان مثال دوشنبه ها برای جلسات، سه شنبه ها برای نوشتن، و چهارشنبه ها برای تجزیه و تحلیل.
- گوش دادن به موسیقی هنگام انجام برخی کارها.
3. استراحت ها را اولویت بندی کنید.
برای بالا نگه داشتن سطح بهره وری در خانه، استراحت منظم کلیدی است.
در یک دفتر، وقفه ها در محیط جاسازی می شوند. ممکن است برای چت کردن با همکارانتان توقف کنید یا برای خوردن میان وعده یا قهوه بلند شوید. در خانه، باید استراحت های خود را ساختار دهید وگرنه در معرض خطر سوختن خود هستید.
دور شدن از میز – حتی برای پنج دقیقه – به عنوان یک تنظیم مجدد عمل می کند، یک تجدید کننده مغز که در واقع به شما کمک می کند در طول روز متمرکز بمانید.
علاوه بر این، یک استراحت نباید مانند یک استراحت غذا باشد. میتونه باشه:
- قدم زدن
- بیرون نشستن
- انجام تمرینات تنفسی
- کار کردن
- کشش
- روزنامه نگاری
برخلاف پیمایش عذاب، این فعالیت‌ها به عنوان تقویت‌کننده‌های انرژی در نظر گرفته می‌شوند که به شما کمک می‌کنند در ساعات کاری بازدهی خود را حفظ کنید.
4. محیط خود را تنظیم کنید.
همانطور که روال شما به عنوان نشانه ای برای بهره وری شما عمل می کند، محیط شما نیز چنین خواهد بود. به این ترتیب، مهم است که خود را برای موفقیت در این زمینه آماده کنید.
با مرتب کردن میز کار خود شروع کنید تا آن را مرتب نگه دارید. اگرچه احتمالاً در طول روز به هم می‌ریزد، اما مطمئن شوید که هر روز کاری را با مرتب کردن وسایل روز بعد به پایان می‌رسانید. به آن به عنوان یک سرمایه گذاری کوچک برای آینده خود فکر کنید.
موسیقی همچنین می تواند یک نشانه عالی برای شروع روز کاری شما باشد. مورد علاقه شخصی من لیست پخش Cafe con Leche Spotify است. آرامش بخش است اما خوش بین است و نشان می دهد که زمان کار سر به پایین است.
موسیقی جاز باشد یا دمبو، اگر عاقلانه از آن استفاده کنید، می‌تواند بهره‌وری بزرگی را تقویت کند.
5. یک فضای کاری مشخص داشته باشید.
کار از خانه برای بسیاری به یک واقعیت طولانی مدت تبدیل شده است، اما اگر برای ایجاد یک فضای کاری موثر وقت نگذارید، تغییر منظره می تواند دشوار باشد.
داشتن یک منطقه مشخص که به طور خاص برای کار تنظیم شده است به شما کمک می کند تمرکز و سازماندهی داشته باشید. همچنین یک مانع فیزیکی و ذهنی بین زندگی خانگی و کسب‌وکار ایجاد می‌کند – که در هنگام تلاش برای بهره‌وری ضروری است.
اینکه بتوانید به محض اینکه پشت میز یا میز خود بنشینید به “حالت کار” بروید، می تواند به شما کمک کند تا به طرز فکری مناسب برای دستیابی به اهداف خود وارد شوید.
پس از ایجاد محل کار، مطمئناً داشتن یک محل کار مشخص، تمرکز بر کار خود را آسان‌تر می‌کند و در عین حال از مزایای انجام آن از راه دور لذت میبرد.
این نکات را دنبال کنید و در راه تبدیل شدن به یک نیروگاه بهره وری خواهید بود.
