نحوه نوشتن مستندات فرآیند

چه در حال تکمیل وظایف تکراری یا ایجاد یک برنامه جدید باشید، مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا تلاش های تجاری خود را رسمی کنید. در واقع، ایجاد مستندات به بهبود هماهنگی، ساختار و ثبات در سازمان شما کمک می کند.

این پست بهترین شیوه ها را برای مستندسازی فرآیند جمع آوری می کند. در اینجا، شما یاد خواهید گرفت:

مستندات فرآیند می‌تواند یک آموزش گام به گام در مورد یک ابزار نرم‌افزار جدید یا یک سند نصب برای استخدام‌های جدید باشد. این عمل به شما امکان می دهد در طراحی سیستم ها و فرآیندهای داخلی که در زمان، سرمایه و انرژی ارزشمند صرفه جویی می کنند فعال باشید.

چرا مستندسازی فرآیند اهمیت دارد؟

اگر ساختار و جزئیات فرآیندهای سازمانی اصلی را ندارید، کسب و کار شما بیشتر در معرض خطر ناکارآمدی قرار دارد. اسناد فرآیند یک لایه حفاظتی اضافی برای سازمان شما فراهم می کند.

فقدان مستندات می تواند منجر به چالش های سازمانی زیر شود.

عدم حفظ اطلاعات

اگر فقط یک نفر دانش گسترده ای در مورد یک فرآیند داشته باشد، سازمان در معرض خطر از دست دادن دانش در صورت ترک آن قرار دارد. مستندات فرآیند به ترسیم اطلاعاتی که این شخص در اختیار دارد کمک می کند و به شما امکان می دهد آن ها را به گونه ای ذخیره کنید که دیگران بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

تعدیل کارها

بدون نقشه راه، شانس بیشتری برای تلف شدن زمان برای کارهای غیر ضروری یا تکراری وجود دارد. مستندات فرآیند می تواند به شما کمک کند تا این موارد اضافی را ترسیم و تجسم کنید تا بتوانید راه حل بهتری ایجاد کنید.

تنگنا

گلوگاه می تواند در هر مرحله از فرآیند اتفاق بیفتد. مهم است که بفهمیم تنگناها از کجا و چرا می آیند. شناسایی این تاخیرها و موانع هنگام ایجاد کارایی بیشتر مفید خواهد بود.

از دست دادن درآمد

بهره وری کمتر به این معنی است که زمان و انرژی بیشتری برای اجرای فرآیندها در سازمان شما صرف می شود. سپس اعضای تیم برای انجام پروژه های جدید در دسترس کمتری خواهند بود. این بی نظمی می تواند منجر به از دست دادن درآمد یا حتی گردش مالی در کسب و کار شما شود.

مزایای مستندسازی فرآیند

مستندات فرآیند برای عملکرد کلی و جریان سیستم های درون سازمان شما حیاتی است. سایر مزایای رایج مستندسازی فرآیند در ادامه آمده است.

در برابر تغییر تاب آوری ایجاد می کند.

مستندات فرآیند به سازمان شما اجازه می دهد تا با وجود قطعات متحرک، سرعت و شتاب ثابتی را حفظ کند. با شکستن همه چیز (تا حد امکان به صورت دانه بندی)، اجزای منفرد فرآیند ممکن است با سهولت قابل توجهی جابجا یا جایگزین شوند.

این می تواند به ویژه زمانی مفید باشد که در سازمان شما تغییر ساختار یا تغییرات کارکنان وجود داشته باشد. وقتی یک نفر تیم شما را ترک می کند، دانش او می تواند ادامه یابد. اگر یک هم تیمی جدید بپیوندد، اسناد به آنها کمک می کند تا به سرعت پیشرفت کنند.

شما فرآیندها و مراحل غیرقابل استفاده را شناسایی خواهید کرد.

هنگامی که در فرآیندهای سازمانی خود غوطه ور می شوید، تعیین خواهید کرد که آیا یک فرآیند ارزش قابل توجیهی برای سازمان شما به ارمغان می آورد یا خیر. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که کدام مراحل در فرآیندهای شما ضروری و موثر هستند.

آیا مراحلی وجود دارد که بتوان آن را تغییر داد یا حذف کرد، بدون اینکه اثربخشی از بین برود؟ این تمرین برای تیم شما شفافیت ایجاد می کند.

دانش را جمع آوری و سازماندهی می کند.

یک سند فرآیند شامل دانش جمعی در مورد یک رویکرد معین به یک موضوع است. با دسترسی آسان به این اسناد برای اعضای تیم، امکان رشد و جریان اطلاعات در سراسر سازمان را فراهم می کنید.

این امکان را برای خود ارزیابی و محاسبه متغیرها فراهم می کند.

مستندات فرآیند به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد مشارکت های فردی خود فکر کنند. آنها می توانند دقیقاً تأثیر خود را بر نتیجه یک فرآیند مشخص ببینند.

ایجاد مستندات همچنین در شناسایی مکان هایی که می توان تنظیمات را برای اصلاح فرآیند برای نتایج بهتر انجام داد، مفید است.

انطباق را تضمین می کند.

تیم شما باید اسناد فرآیند مربوطه را در فرآیند ورود و آموزش شامل شود. سپس می توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم، چه جدید و چه قدیمی، تمام اطلاعاتی را که برای تکمیل یک کار نیاز دارند، دارند.

با مشخص کردن پارامترها، می توانید اطمینان حاصل کنید که انطباق ایمنی، قانونی یا موارد دیگر به دست آمده است.

اشتباهات را به حداقل می رساند.

اشتباهات بخشی طبیعی از زندگی هستند. با این حال، شما می خواهید تا حد امکان از گام های اشتباه در تجارت خود جلوگیری کنید. دستورالعمل های گام به گام برای تکمیل یک کار می تواند به شما کمک کند تا این اشتباهات را به حداقل برسانید.

ایجاد مستندات فرآیند

اکنون که دیدید مستندات فرآیند چقدر برای سازمان شما ضروری است، بیایید بررسی کنیم که چگونه می توانید آن را در کسب و کار خود پیاده سازی کنید.

1. هدف خود را مشخص کنید.

قبل از شروع نوشتن، یک جلسه طوفان فکری برگزار کنید. در طول این مدت، باید تعیین کنید که سند نهایی شما باید چه کاری انجام دهد. آیا در حال ایجاد یک راهنمای آموزشی هستید؟ آیا فرآیندی را برای رهبری ارشد در نظر می گیرید؟

شما می خواهید یک نام روشن برای فرآیندی که مستندسازی می کنید و یک هدف روشن برای آنچه می خواهید انجام دهید ایجاد کنید.

2. مخاطبان خود را مشخص کنید.

سپس، مخاطبان خود را شناسایی کنید و چرا باید این فرآیند را برای آنها توضیح دهید. به عنوان مثال، این برای تیم فروش یا استخدام های جدید است؟ مخاطب اطلاعاتی را که شما وارد می کنید تعیین می کند.

3. فرمت را مشخص کنید.

شما باید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما ضروری است که در اسناد خود بگنجانید. و این فراتر از متن است. آیا به تصاویر بصری نیاز خواهید داشت؟ شاید سند شما از نمودارها، جداول یا نمودار جریان بهره مند شود. شاید یک پی دی اف یا صفحه وب بهترین فرمت نباشد. برخی از فرآیندها به بهترین شکل از طریق ویدیو توضیح داده می شوند.

در اینجا، شما تعیین خواهید کرد که کدام فرمت یا بصری اطلاعات لازم را به بهترین وجه منتقل می کند.

4. محدوده را تعریف کنید.

محدوده شما مشخص می کند که چه چیزی در اسناد شما گنجانده شده است و چه چیزی نیست. این می تواند به شما کمک کند تا تمرکز محدودی روی کار خاصی که در حال ثبت است داشته باشید. کار در یک محدوده تعریف شده به تیم شما کمک می کند تا از اضافه بار اطلاعات جلوگیری کند.

5. ابزار و منابع لازم را شناسایی کنید.

بعد، مشخص کنید که برای تکمیل کار به چه چیزی نیاز دارید. این شامل نرم افزار مربوطه، ابزارها و سرمایه مورد نیاز برای هر مرحله از فرآیند است. این منابع گاهی اوقات به عنوان ورودی نامیده می شوند.

6. دنباله را تعیین کنید.

در صورت امکان، مراحل متوالی مورد نیاز برای تکرار یک فرآیند را مشخص کنید. این نقش بسیار زیادی در افزایش کارایی و تعیین موفقیت کلی هر کار ایفا می کند.

با این حال، هر کار دارای یک ترتیب متوالی واضح نیست. گاهی اوقات شما نیاز به ارزیابی سناریوهای مختلف و نتایج بالقوه برای تعیین ترتیب عملیات برای فرآیند خود دارید. در این حالت برای هر سناریو توالی های مختلفی ایجاد کنید.

7. تعیین افراد مسئول.

گام بعدی این است که به نقش هر یک از ذینفعان فکر کنید. این بخش از سند شما باید تا حد امکان دقیق باشد. انتظارات جدول زمانی برای هر فرد و اینکه چگونه این مهلت‌ها اهداف کلی جدول زمانی شما را پشتیبانی می‌کنند را در نظر بگیرید.

8. مرزها را مشخص کنید.

سند شما باید هر مرزی را که فرآیند شما را شکل می دهد مشخص کند. این شامل جدول زمانی فرآیند، تاریخ های سررسید، محدودیت های بودجه، نشانگرهای کلیدی عملکرد و غیره است.

اگر در نظر دارید روند خود را تغییر دهید، ایجاد مرزهای محکم به شما در درک هرگونه محدودیت کمک می کند. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که چه چیزی می توانید تغییر دهید و چه چیزی باید ثابت بماند.

در سند فرآیند استخدامی زیر، مرزهای مربوط به منابع انسانی به وضوح مشخص شده است. این سند همچنین نشان می‌دهد که دخالت منابع انسانی در کجا متوقف می‌شود.

منبع تصویر

9. استثناها و موارد احتمالی را توضیح دهید.

به استثناهایی که ممکن است ایجاد شوند توجه داشته باشید و آنها را در مستندات فرآیند خود در نظر بگیرید. در مورد حوادث غیر مترقبه هم همینطور. شما باید مشخص کنید که چه زمانی اعضای تیم باید از ترتیب مراحل تعیین شده منحرف شوند.

10. مرور و تست کنید.

هنگامی که همه این عوامل را در نظر گرفتید و روند خود را مستند کردید، کار خود را بررسی می کنید. سند خود را ویرایش کنید سپس، دستورالعمل های خود را با تکمیل کار همانطور که ذکر شد، آزمایش کنید. اگر همه چیز درست پیش برود، باید به نتایج دلخواه کار خود برسید.

یاد آوردن: اگر فرآیند شما شامل چندین ذینفع باشد، ممکن است این پروژه شامل لایه‌هایی از بازخورد باشد. هر دیدگاه فرصت بیشتری را برای بهینه سازی بهبود در فرآیندهای خود به شما ارائه می دهد.

نکاتی برای مستندسازی فرآیند

قبل از اینکه تیم شما شروع به نوشتن کند، در اینجا نکاتی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند از تلاش خود نهایت استفاده را ببرید.

1. آن را مختصر نگه دارید.

شما این انتخاب را دارید که هر چقدر که دوست دارید پرحرف یا کوتاه دست باشید. توصیه می کنیم تا حد امکان مختصر باشید. بدون تکرار یا استفاده از کلمات پرکننده، به اندازه کافی بگویید تا ایده را منتقل کنید.

2. شامل تصاویر (در صورت لزوم).

تصاویر بصری می توانند سند شما را جذاب تر کنند. به عنوان مثال، تصاویر یا اینفوگرافیک ها می توانند تکه های بزرگی از متن را بشکنند. این می تواند خواندن سند شما را آسان تر کند.

در موارد دیگر، نمودارها یا جداول ممکن است مفیدترین راه برای نمایش اطلاعات باشند. برای موضوعات پیچیده یا فرآیندهای بصری، یک ویدیو ممکن است بهترین کار را داشته باشد.

نکته حرفه ای: اگر نشان می دهید که چگونه یک مرحله به مرحله بعدی منتهی می شود، نمودار جریان را در نظر بگیرید.

منبع تصویر

3. به تیم خود قدرت ویرایش بدهید.

به ذینفعان خود توانایی ویرایش اسناد فرآیند را بدهید. این تغییر ساده در تنظیمات مجوزهای سند شما می تواند باعث صرفه جویی در زمان و رفت و آمد بین تیم شما شود. همانطور که فرآیندها در طول زمان تغییر می کنند، چندین عضو سازمان خود خواهید داشت که می توانند محتوای شما را به روز نگه دارند.

4. انعطاف پذیر باشید.

به یاد داشته باشید: وجود ندارد یکی روش صحیح برای مستندسازی فرآیندها تنها راه برای انجام اشتباه مستندات فرآیند، نادیده گرفتن کامل آن است.

روش ایجاد اسناد ممکن است در طول زمان تغییر کند. در واقع، سند شما احتمالاً چندین بار تکرار خواهد شد. برای رسیدن به بهترین نتایج یک ذهنیت انعطاف پذیر داشته باشید.

شروع کار با مستندسازی

اکنون که بهترین شیوه ها را برای مستندسازی فرآیند بررسی کرده اید، می توانید شروع به نوشتن کنید.

یاد آوردن: مستندسازی مراحل مربوط به فرآیندهایی که اغلب دنبال می‌شوند، تیم شما را از اختراع مجدد چرخ نجات می‌دهد. تیم شما در عوض یک خط پایه محکم خواهد داشت. در عوض، آنها می توانند نوآوری کند چرخ در صورت نیاز