منشور پروژه چیست؟ راهنمای کامل

منشورهای پروژه چراغ راهنما برای هر ابتکار جدیدی است. بنابراین، چه به عنوان مدیر پروژه کار کنید و چه به عنوان حرفه ای عملیات، باید در نوشتن این اسناد حرفه ای شوید.

علاوه بر اینکه مجوز شروع پروژه ها را به شما می دهد، منشورهای پروژه به شما کمک می کنند قابلیت اجرای پروژه خود را به سهامداران بفروشید. این سند همچنین کمک می کند تا کل تیم شما با برنامه ها و ضرب الاجل های شما هماهنگ باشد.

در این راهنما، همه چیزهایی را که در مورد منشور پروژه باید بدانید را بررسی خواهیم کرد. پوشش خواهیم داد:

مزایای ایجاد منشور پروژه

ریتا مولکاهی، مدیر پروژه، مربی و نویسنده مشهور می‌گوید: «منشور پروژه چنان سند مهمی است که بدون آن نمی‌توان پروژه را آغاز کرد. این سند می تواند تیم شما را در مسیر دستیابی به اهداف پروژه خود در موعد مقرر نگه دارد.

در اینجا سایر مزایای ایجاد یک منشور پروژه به خوبی نوشته شده است:

• شما در مورد بودجه پروژه تصمیم خواهید گرفت.
• شما می توانید نتیجه پروژه را تعریف کنید.
• شما از خزش دامنه جلوگیری خواهید کرد و ضرب الاجل های خود را رعایت خواهید کرد.
• شما می توانید از سهامداران برای پروژه خود خرید کنید.
• می توانید تاریخ شروع و پایان مورد انتظار پروژه را تعیین کنید.
• شما می توانید به وضوح توضیح دهید که چگونه اهداف پروژه شما با اهداف سازمانی مطابقت دارد.

در مرحله بعد، بهترین روش ها برای نوشتن منشور پروژه را بررسی خواهیم کرد.

نحوه نوشتن منشور پروژه

هنگام نوشتن منشور مدیریت پروژه، مهم است که از همان ابتدا آن را درست انجام دهید. مری بث ایمباراتو، نویسنده نقشه راه پروژه، می‌گوید: «نباید منشور پروژه را پس از تأیید آن تغییر دهید». تغییرات لحظه آخری می تواند باعث شود که ذینفعان امکان سنجی پروژه را زیر سوال ببرند.

این راهنمای گام به گام به شما کمک می کند تا از همان ابتدا یک منشور پروژه عالی بنویسید.

1. از تیم پروژه خود اطلاعات جمع آوری کنید.

هنگام ایجاد منشور پروژه، صحبت با اعضای تیم ضروری است. همکاران شما می توانند به شما در تعیین جدول زمانی پروژه واقع بینانه کمک کنند. آنها همچنین می توانند به شما در کشف اهداف، محدوده و برنامه های کاهش ریسک پروژه کمک کنند.

ویل یانگ، رئیس بخش رشد Instrumentl می گوید: «شما باید زمانی را برای اعضای تیم خود اختصاص دهید تا در مورد پروژه بحث کنند، چگونه می خواهند به آن نزدیک شوند و پهنای باند فعلی آنها چقدر است. “انجام این کار باعث می شود تیم پروژه شما در یک صفحه باشد.”

2. منشور را در یک مکان مرکزی ذخیره کنید.

برای تقویت همکاری، منشور پروژه خود را در یک مرکز مرکزی ذخیره کنید تا اعضای تیم بتوانند نظر بدهند و آن را ویرایش کنند.

این به همه احساس مالکیت پروژه را می دهد. برنامه هایی مانند Google Drive و Dropbox قابلیت ویرایش مشترک را ارائه می دهند.

3. منشور پروژه را مختصر نگه دارید.

ممکن است وسوسه شوید که تمام جزئیات را در منشور پروژه خود ثبت کنید. اما به یاد داشته باشید: شما باید در سند برنامه ریزی پروژه خود عمیقاً وارد شوید، نه در منشور پروژه.

کنستاندینوس کریستوفاکیس، رئیس بازاریابی در ULTATEL، توصیه می‌کند: «ذینفعان زمان لازم برای خواندن یک منشور 15 صفحه‌ای مفصل را نخواهند داشت، زیرا آنها اولویت‌های دیگری دارند. مفید باشد و آنقدر طولانی باشد که ارزشمند باشد.”

به گفته کریستوفاکیس، اگر اطلاعات قابل هضم باشد، شانس تایید پروژه افزایش می یابد.

4. تصاویر را به منشور خود اضافه کنید.

استفاده از تصاویر یا عناصر طراحی می تواند به بهبود خوانایی منشور پروژه شما کمک کند و سند شما را مختصر نگه دارد.

به عنوان مثال، اگر می خواهید یک طرح ارتباطی طولانی یا نقطه عطف در منشور خود را ترسیم کنید، نمودار گانت می تواند کمک کند. این نمودارها همچنین در منشور پروژه برجسته می شوند و به اعضای تیم اجازه می دهند به راحتی به آنها ارجاع دهند.

منبع تصویر

5. یک الگوی منشور پروژه ایجاد کنید.

آیا در گذشته منشور پروژه ای نوشته اید؟ یا شاید سندی که به تازگی تکمیل کردید یک شاهکار باشد. این اسناد را به قالب هایی تبدیل کنید که بتوانید در آینده از آنها استفاده کنید.

داشتن یک الگو برای منشور مدیریت پروژه به شما کمک می کند در زمان خود صرفه جویی کنید و در آینده ثبات خود را حفظ کنید. این رویکرد به منشورهای پروژه همچنین تضمین می کند که از عناصر مهم در سند خود رد نمی شوید.

نکته حرفه ای: اگر قبلاً یک الگو ندارید، می‌توانید گزینه‌ها را به صورت آنلاین مرور کنید. HubSpot یک الگوی منشور پروژه رایگان ارائه می دهد که می توانید در هر زمان آن را دانلود کنید.

منبع تصویر

اکنون که اصول ایجاد منشورهای مدیریت پروژه را می دانید، بیایید به آناتومی یک منشور پروژه بپردازیم.

آناتومی یک منشور مدیریت پروژه

پس از تدوین منشور پروژه، مدیران پروژه آنها را برای دریافت تاییدیه برای حامی پروژه ارسال می کنند. اسپانسر ممکن است شامل دولت، سرمایه گذار فردی یا مدیریت ارشد سازمانی باشد که پروژه را اجرا می کند.

در اینجا عناصری وجود دارد که منشور پروژه شما برای دریافت تاییدیه از حامیان مالی نیاز دارد.

1. هدف پروژه

هدف پروژه دلیل سطح بالا برای انجام پروژه است. گره زدن اهداف با اهداف شرکت شما راهی عالی برای برانگیختن علاقه ذینفعان به پروژه شما است.

نکته حرفه ای: از چارچوب SMART استفاده کنید تا اهداف خود را خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان کنید.

2. بررسی اجمالی پروژه

نمای کلی پروژه شما به جزئیات بیشتری در مورد جدول زمانی و مالکیت یک پروژه می‌پردازد. این بخش جزئیاتی مانند نام پروژه، حامی پروژه، مدیر پروژه، تاریخ های شروع و تکمیل مورد انتظار و بودجه تخمینی را بیان می کند.

نکته حرفه ای: یک جدول به نمای کلی پروژه خود اضافه کنید. این باعث می شود که اطلاعات به راحتی قابل مشاهده و پیدا شوند.

منبع تصویر

3. محصولات تحویلی پروژه

این لیستی از خدمات یا محصولاتی است که تیم پروژه به ذینفعان ارائه می دهد. در مورد آنچه که تیم شما ارائه می دهد واضح باشید تا از هرگونه اختلاف نظری که باعث تمدید مهلت شما می شود جلوگیری کنید.

4. محدوده پروژه

محدوده پروژه مرزهای پروژه را توضیح می دهد. در حالی که PM ها معمولاً محدوده پروژه را با جزئیات می نویسند، خلاصه نگه داشتن آن در منشور پروژه بهترین روش است. چرا؟ در مرحله برنامه ریزی پروژه می توانید یک بیانیه دامنه دقیق ایجاد کنید.

5. سهامداران پروژه

این لیستی از اسامی و مسئولیت های طرف های درگیر در یک پروژه است. بیان اینکه چه کسی مسئول وظایف مختلف است، اعضای تیم شما را مسئول می‌داند.

6. ریسک های پروژه

تشریح خطرات یک پروژه به شما کمک می کند تا موانع موفقیت پروژه و تأثیر بالقوه آنها را شناسایی کنید. انجام این کار شما را قادر می سازد تا استراتژی های کاهش ریسک را طراحی کنید.

نکته حرفه ای: جدولی از خطرات احتمالی ایجاد کنید. حتما توضیح دهید که چرا ریسک پروژه شما را تهدید می کند و استراتژی های کاهشی که قصد دارید اجرا کنید.

منبع تصویر

7. منابع پروژه

همیشه فهرستی از منابعی که پروژه شما به آن نیاز دارد ایجاد کنید. و این فقط پول نیست. منابع شما باید شامل اعضای تیم، امکانات، تجهیزات و سایر موارد ضروری باشد که برای موفقیت پروژه شما حیاتی هستند. این به شما کمک می کند تا همه چیزهایی را که برای رسیدن پروژه به خط پایان نیاز دارید، حساب کنید.

منبع تصویر

نمونه های منشور پروژه

1. منشور مدیریت پروژه برای ناب شش سیگما

منبع تصویر

این منشور پروژه نمونه از قالب شش سیگما ناب پیروی می کند که یکی از روش های مدیریت پروژه است. تیم‌هایی که قبلاً از این چارچوب استفاده می‌کردند، ممکن است منشور پروژه خود را به این شکل ساختار دهند.

آنچه ما دوست داریم: منشور پروژه Lean Six Sigma محدوده کاری واضحی را ارائه می دهد. اهداف پروژه همچنین از چارچوب SMART پیروی می کنند و چگونگی سود پروژه را به شدت روشن می کنند.

محدودیت های منشور پروژه: در حالی که این منشور اطلاعات کلیدی، از جمله هدف پروژه و بیانیه مشکل را مشخص می کند، برخی از اطلاعات کلیدی گم شده است. مالک فرآیند هزینه یا خطرات پروژه را بیان نکرده است. اگر از این قالب تقلید می کنید، حتما این اطلاعات را درج کنید.

2. منشور مدیریت پروژه برای طراحی مجدد وب سایت

منبع تصویر

در این منشور پروژه، دانشگاه گوئلف دقیقاً آنچه را که تیم وب خود باید برای طراحی مجدد وب سایت کتابخانه مدرسه انجام دهد، بررسی می کند. این شامل همه ذینفعان ضروری و مالک پروژه می شود.

آنچه ما دوست داریم: این پروژه دارای محدوده و جدول زمانی کاملاً مشخصی است. حامیان دقیقا می دانند چه کسی و چه زمانی روی چه چیزی کار می کند.

محدودیت های منشور پروژه: در حالی که این پروژه خطرات مرتبط با پروژه را بررسی می کند، برنامه های کاهش این بخش از سند را بهبود می بخشد.

اشتباهاتی که هنگام ایجاد منشورهای مدیریت پروژه باید از آنها اجتناب کرد

1. از دست دادن یک بیانیه هدف واضح

هر پروژه باید هدف و هدف مشخصی داشته باشد. اما گاهی اوقات، هدف اولیه نامشخص می شود. برای مبارزه با این، از اثر حقیقت توهم‌آمیز استفاده کنید، که بیان می‌کند استفاده از اطلاعات مکرر درک را افزایش می‌دهد.

لورن کارتر، مشاور اصلی در مشاوره لورن اشلی، می گوید که از این استراتژی برای کمک به تیمش برای یادآوری هدف پروژه ها استفاده می کند. به قول لورن:

اعضای پروژه اغلب «ستاره شمالی» را در ضخامت کار از دست می دهند. یکی از راه‌های موثر برای جلوگیری از این امر، داشتن یک بیانیه هدف واضح در منشور است که در طول چرخه عمر پروژه به چندین روش تکرار می‌کنم.»

این می تواند به عنوان یک سربرگ در اسناد پروژه باشد، آن را در بالای جدول زمانی یا نمودارها قرار دهد، یا از آن به عنوان معیاری برای ارزیابی فعالیت های برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده استفاده شود.

2. ایجاد یک پروژه میانی منشور

منشورهای پروژه باید ابتکار عمل شما را آغاز کنند. نوشتن این سند در نیمه راه می تواند منجر به خزش دامنه، مسئولیت های نامشخص و سردرگمی شود.

مری بث ایمباراتو، کهنه کار 25 ساله در صنعت مدیریت پروژه، می گوید: «تغییر منشور پروژه پس از شروع و برنامه ریزی به این معنی است که شما باید هر کاری را که انجام داده اید بازبینی کنید و حتی برخی از کارهای تکمیل شده را دوباره انجام دهید.

او می‌افزاید: «این می‌تواند منجر به تاخیر، افزایش هزینه‌ها و ایجاد ریسک‌های بیشتر پروژه شود.»

مری بث همچنین می‌گوید تغییرات منشور ممکن است بر نحوه مشاهده اعضای تیم از یک پروژه تأثیر بگذارد. نتیجه؟ کاهش تعهد و مشارکت.

نتیجه نهایی: ایجاد منشور قبل از شروع پروژه به شما کمک می کند تا از خزش دامنه جلوگیری کنید، با انجام مجدد کار از اتلاف وقت جلوگیری کنید و خطرات اضافی را برای پروژه خود دور نگه دارید.

3. نادیده گرفتن الگوی منشور پروژه شرکت شما

استفاده از منشورهای پروژه موجود به عنوان الگو می تواند در وقت شما صرفه جویی کرده و از ثبات اطمینان حاصل کند.

به جای ایجاد منشورهای جدید از ابتدا، نمونه ای از سند کامل شده منشور را که شرکت دوست داشته است درخواست کنید و از آن به عنوان الگوی خود استفاده کنید. این الگو به شما کمک می‌کند بفهمید که سازمان شما چگونه ایده‌ها را ترجیح می‌دهد، و به شما این امکان را می‌دهد که پیروی کنید و پروژه‌ها را با پای راست شروع کنید.

پروژه جدید را بدون اشتباه شروع کنید

یک منشور سنجیده نقشه راهی برای دستیابی به اهداف پروژه شما در زمان بی سابقه است.

با جمع آوری اطلاعات از تیم خود و ایجاد یک منشور پروژه که چراغ سبز سهامداران را دریافت می کند، شروع کنید.