راهنمای کامل مدیریت سهامداران

پروژه های موفق از حمایت ذینفعان در سراسر سازمان برخوردار هستند. به همین دلیل است که مدیریت سهامداران برای هر ابتکاری ضروری است.

مدیریت ذینفعان به شما این امکان را می دهد که نیازهای رهبران را شناسایی و برآورده کنید و در عین حال ارتباطات را باز نگه دارید.

در این مقاله، یاد خواهید گرفت که مدیریت سهامداران چیست، چرا اهمیت دارد و چگونه یک برنامه مدیریت سهامداران ایجاد کنید.

فهرست مطالب

چرا مدیریت ذینفعان مهم است؟

پروژه ها زمانی با شکست مواجه می شوند که منافع و نیازهای ذینفعان نادیده گرفته شود. این منجر به عدم خرید سهام از سوی سهامداران کلیدی می شود که می تواند موفقیت پروژه را به خطر بیندازد.

وقتی ذینفعان احساس کنند نیازهایشان برآورده شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند. از طرف دیگر، اگر نیازهای آنها برآورده نشود، ممکن است سعی کنند جلوی ابتکار شما را بگیرند. مدیریت ذینفعان به ایجاد روابط مثبت کمک می کند که پروژه شما را به خوبی اجرا کند.

یک استراتژی موثر مدیریت ذینفعان می تواند به شما کمک کند:

• از تعارضات بین ذینفعان اجتناب کنید یا آنها را حل کنید.
• خرید و پشتیبانی ایمن از طرف سهامداران کلیدی.
• با ذینفعان ارتباط موثر برقرار کنید.
• مدیریت انتظارات ذینفعان
• نظارت بر تعامل ذینفعان در طول پروژه.

مزایای مدیریت سهامداران

یک استراتژی مدیریت موثر ذینفعان مزایای زیادی دارد، از جمله:

• ارتباطات بهبود یافته با شناسایی علایق و نیازهای ذینفعان، می توانید ارتباطات خود را با نیازهای خاص آنها تنظیم کنید. این تضمین می کند که پیام های شما دریافت و درک می شوند.
• افزایش خرید. بر اساس گزارش KPMG، 61 درصد از پروژه ها دارای حامیان مالی بسیار درگیر هستند. زمانی که ذینفعان احساس کنند علایق و نیازهای آنها در نظر گرفته شده است، احتمال بیشتری دارد که از پروژه حمایت کنند.
• کاهش خطرات با تعامل با ذینفعان، می توانید خطرات احتمالی را زود شناسایی کنید و اقداماتی را برای اجتناب یا کاهش آنها انجام دهید. این می تواند به کاهش ریسک کلی پروژه کمک کند.
• عملکرد بهبود یافته است. یک استراتژی مدیریت ذینفعان موثر می تواند به شما کمک کند تا منابع را بهینه کنید و فعالیت های پروژه را با منافع ذینفعان هماهنگ کنید. این می تواند منجر به بهبود عملکرد پروژه شود.

درون فرآیند مدیریت ذینفعان

در حالی که مدیریت سهامداران ممکن است برای برخی بصری به نظر برسد، شما می توانید با یک نقشه راه رسمی تر، اعتمادسازی سیستماتیک را آغاز کنید.

شش مرحله زیر می تواند به شما در درک اولویت های ذینفعان و چگونگی رفع این نیازها کمک کند.

1. ذینفعان را شناسایی کنید.

با شناسایی همه افراد و گروه هایی که می توانند بر پروژه شما تأثیر مثبت و منفی بگذارند، شروع کنید. این شامل ذینفعان داخلی (مانند اعضای تیم) و ذینفعان خارجی (مانند مشتریان یا تامین کنندگان) می شود.

برای شناسایی ذینفعان خود، سوالات زیر را از خود بپرسید.

• چه کسی تحت تاثیر پروژه شما قرار خواهد گرفت؟
• چه کسی به پروژه شما علاقه مند است؟
• چه کسی قدرت تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارد؟
• چه کسی می خواهد پروژه شما شکست بخورد؟
• چه کسی دوست دارد پروژه شما موفق باشد؟

2. اولویت بندی ذینفعان.

بعد از اینکه همه ذینفعان خود را شناسایی کردید، مرحله بعدی اولویت بندی است. این به شما کمک می کند تا توجه خود را بر روی ذینفعانی متمرکز کنید که برای موفقیت پروژه شما مهم هستند.

شما باید مشخص کنید که انتظارات آنها کجاست، سطح نفوذ آنها، چه اطلاعاتی از شما می خواهند و هر چند وقت یکبار می خواهند از تیم شما گزارش دهند. می‌توانید از نقشه‌برداری سهامداران برای کمک به اولویت‌بندی رهبران کلیدی استفاده کنید.

یک تمرین نقشه برداری سهامداران را اجرا کنید

منبع تصویر

تمرین نقشه برداری ذینفعان بالا از شما می خواهد که رهبران را در یک شبکه دو به دو رسم کنید. یک محور با برچسب قدرت و دیگری بهره است.

در محور قدرت، هر ذینفع را بر اساس توانایی آنها در تأثیرگذاری بر پروژه ارزیابی می کنید. در محور بهره، هر ذینفع را بر اساس میزان علاقه آنها به پروژه رتبه بندی می کنید. این به شما تصویر واضحی از اینکه با کدام ذینفعان مهم‌تر است و بهترین نحوه انجام این کار را به شما می‌دهد.

چندین روش مختلف برای ترسیم ذینفعان وجود دارد، از جمله:

• ماتریس RACI این یک روش نگاشت سهامداران محبوب است که از حروف R (مسئول)، A (حساب‌پذیر)، C (مشاوره) و I (اطلاع‌شده) برای رتبه‌بندی ذینفعان در سطح مشارکت آنها در پروژه استفاده می‌کند.
• شبکه برق / بهره. این یک راه ساده برای ترسیم ذینفعان است که می تواند برای اولویت بندی مشارکت استفاده شود. به مدل Salience نیز معروف است.
• ماتریس تأثیر/تاثیر. این یک روش نقشه برداری ذینفعان دقیق تر است که می تواند برای ارزیابی تأثیر بالقوه هر یک از ذینفعان بر پروژه استفاده شود.

3. نیازها و علایق ذینفعان را ارزیابی کنید.

کلید یک برنامه مدیریتی موفقیت آمیز ذینفعان، درک ذی نفعان است. این به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که آنها از پروژه چه می خواهند و بهترین نحوه تعامل با آنها را ارزیابی کنید.

در این مرحله سوالات زیر را از خود بپرسید.

• آیا نیازها، اولویت ها و مسائل آنها را درک می کنید؟
• آیا آنها قدرت تأثیرگذاری بر پروژه را دارند؟
• آنها چه منافع مالی یا عاطفی در نتیجه پروژه دارند؟
• چه چیزی آنها را تحریک می کند؟

با درک پاسخ به این سوالات، بهتر می توانید یک برنامه مدیریت ذینفعان متناسب با هر رهبر ایجاد کنید.

4. انگیزه های ذینفعان را تعریف کنید.

هنگامی که ذینفعان خود را شناسایی و ارزیابی کردید، می توانید شروع به تعریف انگیزه های آنها کنید. این به شما کمک می‌کند بفهمید که آنها از پروژه چه می‌خواهند و چگونه می‌توانید با آنها تعامل کنید.

راه های مختلفی وجود دارد که می توانید انگیزه های ذینفعان را تعریف کنید، از جمله:

• مصاحبه ها می توانید با سهامداران مصاحبه کنید تا نظرات آنها را در مورد پروژه دریافت کنید. این کار را می توان به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق ایمیل انجام داد.
• نظرسنجی ها می توانید نظرسنجی هایی را برای ذینفعان ارسال کنید تا نظرات آنها را در مورد پروژه دریافت کنید. این یک راه سریع برای جمع آوری داده ها از تعداد زیادی از سهامداران است.
• گروه های متمرکز می توانید گروه های متمرکز را با ذینفعان برای دریافت نظرات آنها در مورد پروژه برگزار کنید. این می تواند برای تولید ایده و شناسایی مسائل استفاده شود.

با درک انگیزه‌های ذینفعان، می‌توانید یک برنامه مدیریت مؤثر ذینفعان ایجاد کنید که نیازها و علایق آنها را برآورده کند.

5. برنامه ای برای مشارکت ایجاد کنید.

هدف مشارکت ذینفعان مدیریت انتظارات و ایجاد روابط است. این را می توان از طریق چندین روش مختلف انجام داد، از جمله:

• ارتباط مکرر این مهمترین جنبه تعامل ذینفعان است. شما باید به طور منظم با ذینفعان ارتباط برقرار کنید تا آنها را در مورد پروژه به روز کنید و بازخورد دریافت کنید. این را می توان از طریق جلسات حضوری، تماس های تلفنی، ایمیل ها یا ابزارهای آنلاین مانند نرم افزار مدیریت پروژه انجام داد. هر ذینفع ممکن است به استراتژی ارتباطی خود نیاز داشته باشد.
• مشاوره. این امر مستلزم مشاوره با سهامداران در تصمیم گیری است. این را می توان از طریق جلسات، نظرسنجی یا گروه های متمرکز انجام داد.
• همکاری. این شامل کار با سهامداران برای تکمیل وظایف یا دستیابی به اهداف است. این را می توان از طریق ایجاد مشترک، برنامه ریزی مشترک یا تصمیم گیری مشترک انجام داد.

بهترین راه برای تعامل با رهبران مختلف به ذینفعان و پروژه بستگی دارد. شما باید برنامه نامزدی خود را برای هر فردی تنظیم کنید.

الگوهای طرح مدیریت ذینفعان

بعد از اینکه ذینفعان را شناسایی کردید، نوبت به تدوین برنامه های مدیریتی برای هر گروه می رسد.

الگوهای زیر می توانند به شما در ایجاد برنامه های تعامل و سازماندهی ارتباطات ذینفعان خود کمک کنند.

آسانا

اگر در مدیریت سهامداران تازه کار هستید، این الگو از Asana یک راه ساده برای سازماندهی ماندن ارائه می دهد. در این طرح، شما هر یک از ذینفعان، میزان علاقه آنها به پروژه خود و میزان تأثیر آنها بر کار شما را یادداشت می کنید.

سپس، می‌توانید کادری را علامت بزنید تا اولویت‌های ارتباطی آنها را شناسایی کنید. این شامل این است که آنها چقدر می خواهند از تیم شما بشنوند و چگونه می خواهند با شما در تماس باشید.

آنچه ما دوست داریم: با استفاده از این الگو، می دانید که کدام یک از رهبران شما یک اسلک سریع را در مقابل یک ایمیل رسمی ترجیح می دهند.

اسناد مدیریت پروژه

اگر به دنبال یک برنامه تعامل دقیق تر هستید، این گزینه را از Project Management Docs در نظر بگیرید. با استفاده از این سند، می توانید به طور کامل چشم انداز پروژه خود را مشخص کنید و ابتکار عمل شما بر کدام بخش ها تأثیر می گذارد.

آنچه ما دوست داریم: این الگو شامل نمودارها و جداول است که می توانید از آنها برای تعیین سطح اهمیت هر ذینفع برای پروژه خود استفاده کنید. می توانید از این سند برای طوفان فکری و طرح کلی پیش نویس نهایی خود استفاده کنید.

دانش کله

اگر به دنبال یک راهنمای کامل برای نوشتن یک برنامه مشارکت هستید، KnowledgeHut اینجاست تا به شما کمک کند. این الگو شامل بخش هایی است که به شما در شناسایی ذینفعان و ایجاد جدول زمانی برای مشارکت هر فرد کمک می کند. همچنین می توانید هزینه ها و مشارکت منابع انسانی را پیگیری کنید.

آنچه ما دوست داریم: این الگو دارای نمودارهایی است که می توانید با داده های سهامداران پر کنید. اگر گیر کردید، هر بخش با سؤالات مفیدی برای خود اندیشی همراه است تا شما را در این مسیر راهنمایی کند.

PM-Training

اگر به دنبال یک صفحه گسترده ساده برای مدیریت ذینفعان خود بوده اید، دیگر به دنبال آن نباشید. این الگو از PMTraining یک رویکرد ساده برای مدیریت سهامداران ارائه می دهد.

آنچه ما دوست داریم: این الگو نشان می دهد که چه کسانی درگیر هستند، چه کاری باید برای پروژه شما انجام دهند و چگونه برنامه ریزی می کنید که آنها را درگیر نگه دارید. اگر به دنبال راهی سریع برای توسعه راهنمای مدیریت سهامداران یک صفحه ای هستید، این همان راه است. به علاوه، همه چیز را می توان در Google Docs ویرایش کرد.

نکاتی برای مدیریت سهامداران

رسمی کردن مدیریت ذینفعان می تواند فرآیندی طاقت فرسا باشد. چه به تازگی شروع به کار کرده باشید و چه سال ها تجربه داشته باشید، نکات زیر می تواند به شما در تضمین مدیریت موفق سهامداران کمک کند.

1. هدف پروژه را مشخص کنید.

طبق PMI، 44 درصد از پروژه ها به دلیل عدم همسویی بین اهداف تجاری و پروژه شکست می خورند.

قبل از شروع تعامل با سهامداران، تعیین هدف پروژه بسیار مهم است. این به شما کمک می کند تا شناسایی کنید که با چه کسانی باید تعامل داشته باشید و اهداف آنها را مشخص کنید.

2. نقش ها و مسئولیت ها را تعریف کنید.

در شروع یک پروژه، نقش ها و مسئولیت های هر یک از ذینفعان را به وضوح تعریف کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه در مورد مشارکت خود در پروژه کاملاً آگاه هستند.

3. به طور منظم ارتباط برقرار کنید.

ارتباط منظم برای مدیریت موفق سهامداران ضروری است. شما باید ذینفعان پروژه را به طور مرتب به روز کنید و بازخورد آنها را بخواهید.

اهداف استراتژیک شما باید همیشه در ارتباط با ذینفعان واضح باشد. این به تیم شما اجازه می دهد تا انتظارات ذینفعان را مدیریت کند و روابط مثبت ایجاد کند.

4. شفاف باشید.

این مهم است که با ذینفعان در مورد پروژه شفاف باشید. این به ایجاد اعتماد کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که همه در یک صفحه هستند.

5. به دنبال بازخورد باشید.

بازخورد برای مدیریت موفق سهامداران ضروری است. شما باید در هر مرحله از پروژه از طرف سهامداران بازخورد بگیرید.

پیشنهادات آنها را پیگیری کنید و بینش آنها را اجرا کنید. سپس می‌توانید نحوه اجرای راه‌حل‌های آن‌ها را گزارش دهید تا حمایت بیشتری را به دست آورید.

6. نرم افزار مناسب را انتخاب کنید.

امروزه از هر چهار تیم فقط یک تیم از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کند. پیاده‌سازی یکی از این ابزارها می‌تواند به سازماندهی شما کمک کند.

این شامل نرم افزارهای مدیریت پروژه، مانند Basecamp یا Asana، تا نرم افزارهای همکاری، مانند Google Drive یا Trello است. پشته فناوری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای پروژه شما مطابقت دارد.

7. انعطاف پذیر باشید.

مدیریت ذینفعان یک فرآیند واحد نیست. شما باید انعطاف پذیر باشید و رویکرد خود را برای هر فردی که با آن کار می کنید، تنظیم کنید.

یک برنامه مدیریت موثر سهامداران ایجاد کنید

ذینفعان قدرت تأثیرگذاری بر پروژه شما را دارند، بنابراین درگیر کردن رهبران در حالی که نیازهای آنها را در خط مقدم قرار می‌دهند، کمک می‌کند کارها به خوبی پیش برود.

هنگام توسعه استراتژی مدیریت ذینفعان خود برای ادامه مسیر، این نکات را در نظر داشته باشید.