هر زمان که یک تاجر محصولاتی را برای فروش شرکت خرده‌فروشی خود خریداری می‌کند، باید سفارش خرید ایجاد شود. حتی اگر این نوع اسناد به راحتی با تامین‌کنندگان بلندمدت نادیده گرفته می‌شود، اما همچنان مزایای زیادی برای شرکت‌های خرده‌فروشی دارد، زیرا به خرده‌فروشان اجازه می‌دهد موجودی و هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشند. به همین دلیل است که این مقاله به شما درک خوبی از سفارشات خرید و نحوه مدیریت موثر آنها در فروشگاه های تجارت الکترونیکی خود می دهد.
1. سفارش خرید چیست؟
منبع تصویر
سفارش خرید یا PO یک سند الزام آور قانونی است که توسط خریدار ایجاد شده و سپس به فروشنده ارائه می شود. مانند یک “سبد خرید” در یک فروشگاه آنلاین زمانی که شما هستید خرید آنلاین، سفارش خرید لیستی از آنچه می خواهید بخرید است. با این حال، مقدار یا انواع محصولات مورد نیاز خریداران، اطلاعات پرداخت و همچنین جزئیات تحویل را با جزئیات ارائه می کند.
2. اهمیت مدیریت سفارشات خرید به طور موثر
منبع تصویر
سفارش خرید نه تنها یک سند الزام آور قانونی بین شما و تامین کنندگان شما است، بلکه یک سند ضروری برای پیگیری موجودی شما و بهبود عملیات مالی است. بسیاری از خرده فروشان معیاری را برای فروشگاه های خود تنظیم می کنند تا زنجیره تامین خود را با اولویت مدیریت کنند. در حالی که موجودی اضافی حساب سرمایه در گردش شما را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد، موجودی خارج از انبار مشتریان بالقوه شما را از خرید محصولات شما باز می دارد. علاوه بر این، PO یک نمای کلی از تمام تامین کنندگانی که با آنها کار کرده اید به شما ارائه می دهد و به شما کمک می کند بهترین تامین کنندگان را با بهترین قیمت و کیفیت محصول انتخاب کنید.
3. نحوه رسیدگی به سفارشات خرید
3.1. دستورالعمل ها و مراحل PO واضح را مشخص کنید
منبع تصویر
اولاً، مدیریت مؤثر سفارش خرید با مشخص کردن دستورالعمل‌ها و مراحل PO شروع می‌شود. این سیاست‌ها و فرآیندهای خرید باید برای کارکنان شما واضح و مشخص باشد. از آنجایی که تیم شما از طرف مدیر خرید می‌کند، دستورالعمل‌ها باید برای جلوگیری از هرگونه اشتباه یا سردرگمی در آینده سازگار باشند.
اطلاعات مهمی که باید در راهنما بگنجانید فرآیند تایید POs، نمونه هایی از سناریوهای خرید یا انتخاب تامین کننده است. اینها موارد ضروری برای اطمینان از اینکه فروشگاه های تجارت الکترونیک شما پردازش سفارش خرید را روان خواهند کرد، هستند.
3.2. به طور مکرر فرآیند PO را مرور کنید
منبع تصویر
بررسی مکرر فرآیند PO بسیار مهم است، به خصوص زمانی که کارمندان زیادی از مناطق مختلف عملکردی در کارهای خرید شرکت می کنند. شما باید از هر بخش، مانند انبار یا تیم فروش، بازخورد بگیرید. این اقدام به شما کمک می کند تا به مشکلات موجود در فرآیند سفارش خرید اشاره کرده و آنها را به موقع تنظیم کنید.
بازرگانان می توانند دریافت کنند بازخورد از نظرات مشتریان خود وقتی مستقیماً با آنها کار می کنند، چه کسی ممکن است بهترین ایده ها را برای بهبود مدیریت سفارش خرید به آنها بدهد. علاوه بر این، می توانید ممیزی و کنترل کیفیت را به طور منظم انجام دهید. شما باید این سوابق را برای ممیزی های بعدی نگه دارید. اگر این موارد مربوط به یک خرید را با هم نگه دارید، مدیران انبار شما می توانند تمام اطلاعات ارزشمند و یک نمای کلی از همه اقلام را دریافت کنند.
برای بررسی PO خود می توانید این چک لیست زیر را دنبال کنید:
- نام شرکت،
- تاریخ PO،
- شرایط فروش،
- آدرس صورتحساب، فروخته شده و ارسال به،
- هزینه های تفصیلی،
- امضا و نام خریدار.
3.3. ساخت پایگاه داده تامین کننده
منبع تصویر
هر خرده فروش باید سوابق تمام تامین کنندگانی را که در گذشته از آنها خرید کرده است نگه دارد. این سوابق باید حداقل شامل جزئیات تماس و شرایط پرداخت آنها باشد. اگر برخی از محصولات مورد نیاز کسب و کار شما در تامین‌کننده تمام شود، می‌توانید فوراً تامین‌کننده دیگری را به عنوان جایگزین انتخاب کنید. یک پایگاه داده در دسترس زمان زیادی را برای همه افراد در کسب و کار شما برای انتخاب تامین کننده صرفه جویی می کند زیرا این یکی از مهمترین مزایای نرم افزار سفارش خرید برای فروشگاه های شما
3.4. پردازش سفارش خرید را خودکار کنید
منبع تصویر
سفارشات خرید همیشه باید به موقع برای تامین کنندگان ارسال شوند زیرا شرایط توافق را توضیح می دهند و از کسب و کار شما محافظت می کنند. اگر در تحویل این مدارک با تاخیر مواجه شدید، باید به موقع شریک خود را محترمانه اطلاع دهید.
برای محدود کردن احتمال تاخیر در ارسال PO به تامین کنندگان، بازرگانان می توانند پردازش سفارش خرید را خودکار کنند. با خودکار کردن سفارشات خرید خود با سیستم POS یا MSI در زمان و تلاش خود صرفه جویی خواهید کرد. به لطف پردازش خودکار PO، همیشه می دانید که چه زمانی محصولات را دوباره پر کنید و به چه تعداد آیتم نیاز دارید. این سیستم ها همچنین ابزارهای قدرتمندی را برای پشتیبانی از کارهای خرید شما فراهم می کنند، مانند:
- ایجاد خودکار سفارشات خرید در صورت رسیدن به آستانه مشخص،
- اجرای تحویل های داخلی بین انباری،
- ایجاد یک سفارش تکراری،
- سازماندهی و ذخیره اسناد مربوط به خرید،
- پیگیری وضعیت و مراحل سفارش
با این حال، گاهی اوقات ممکن است خطا یا اشتباهی رخ دهد و پول خرده فروشان را هدر دهد. بنابراین، داشتن فرآیند تأیید PO باعث می شود تا بازرگانان از سوء مدیریت مالی و موجودی جلوگیری کنند. اجرای فرآیند PO اطمینان حاصل می کند که با سفارشات تکراری یا موجودی اضافی که کسب و کار شما به آن نیاز ندارد، نمی روید، که به شما کمک می کند تا سفارشات خرید خود را به طور موثر مدیریت کنید، از غیرحرفه ای بودن شما برای تامین کنندگان جلوگیری می کند و اطمینان حاصل می کند که همیشه دارید موجودی کافی برای انجام سفارشات مشتری
اگر می‌خواهید در مورد ترجیحات مشتری مستقیماً از وب‌سایت خود اطلاعات بیشتری کسب کنید تا به آنها خدمات بهتری ارائه دهید، به راحتی می‌توانید یک فرم پاپ آپ ایجاد کنید و از آنها بپرسید.
بیشتر خواندن: 3 نکته مفید برای استفاده از پاپ آپ ها بدون آسیب رساندن به سئو
3.5. کارکنان خرید را مدیریت کنید
منبع تصویر
فرض کنید می خواهید در آینده یک سیستم نقطه فروش (POS) یا موجودی چند منبعی (MSI) برای فروشگاه های تجارت الکترونیک خود داشته باشید. در آن صورت، تخصیص مجوز صحیح برای کارکنان شما بسیار مهم است زیرا آنها مستقیماً سفارشات خرید را مدیریت خواهند کرد. این به ویژه زمانی مفید است که تامین کننده شما بخواهد وضعیت PO یا اطلاعات تحویل خود را بپرسد و کارکنان شما می توانند پاسخ صحیح و سریع را به آنها بدهند.
برای جمع بندی
امیدواریم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا در مورد سفارشات خرید و نکات ارزشمند برای مدیریت موثرتر خرید در فروشگاه تجارت الکترونیک خود، اطلاعات بیشتری کسب کنید. اجرای نکات بالا باعث صرفه جویی در زمان شما در مدیریت، کار موثر با تامین کنندگان و مهمتر از آن، اطمینان از موجودی مناسب در زمان مناسب برای فروش و افزایش فروش می شود. نرم افزار سفارش خرید مناسب تمام فرآیندها را خودکار و ساده می کند و کارهای تدارکات را به یک نسیم تبدیل می کند. شما باید نیازهای تجاری و بودجه خود را برای نرم افزار تجزیه و تحلیل کنید و یک شریک قابل اعتماد انتخاب کنید.
